рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы
| 1.10 Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений(каталоги-справочники, мультимедийные продукты) | Концепт(описание "дерево") продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении |
Комментарий
Каталоги-справочники
К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом
Стандартный набор:
" Каталог участников (алфавитный)
• Деловая программа
• Товарный каталог/Тематический рубрикатор
• План экспозиции с номерами стендов участников
• **Приветствия официальных лиц
• ** Индекс торговых марок
• ** Выставочные службы
(** обозначены необязательные позиции) Справочные приложения:
• справочная информация по структуре отрасли
(государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)
• экспертный анализ разделов отрасли
• статистическая информация по отрасли и т.д.
Мультимедийные продукты
Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта:
• виртуальная выставка в Интернет
• сервер (сайт) выставки
• компакт-диск
При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.
II. "Запуск" выставки
| Организационные мероприятия | Документальное обеспечение | |
| 2.1 Начало рекламной кампании:• размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов | Рекламные модули в СМИ | |
| • прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) | Договоры на участие | |
| 2.2 Формирование агентской сети | Агентские договоры | |
| 2.3 Переговоры с отдельными компаниями | Договоры на участие | |
| 2.4 Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ | ||
| 2.5 Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки | Пакет рекламных и заявочных материалов | |
| 2.6 Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) | Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям | |
| 2.7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки | ||
| • подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем | Распоряжения Правительства, приветствия, письма | |
| · подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих групп | Протоколы и решения Оргкомитетов | |
| · работа с государственными и профессиональными объединениями профильным Министерством | Программа отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т.д.) | |
| 2.8 Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта· (Каталог, СD, справочники) | Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях | |
| 2.8 Подготовка рекламно-информационных приложений (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение) | Информационная художественная, программная часть рекламно-информационных приложений | |
| 2.9 Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы | Программа специальных и презентационных мероприятий | |
III. «Финишная прямая»
| Организационные мероприятия | Документальное обеспечение |
| 3.1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки" | Договоры на участие |
| 3.2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки | Детализированный план для застройщика |
| 3.3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке | Организация сервис-бюро |
| 3.4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы | Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования |
| 3.5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами | Перечень дополнительного оборудования |
| 3.6 Размещение рекламы в СМИ,направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса | Рекламные модули в СМИ |
| 3.7 Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы | Комплекс наружной и звуковой рекламы |
| 3.8 Макетирование и изготовление каталога, СD | Каталог, компакт-диск |
| 3.9 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции | Полиграфическая и сувенирная продукция выставки |
| 3.10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства | Элементы худ оформления выставочного зала |
| 3.11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP | Приглашения VIP |
| 3.12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ | Пресс-релиз выставки |
| 3.13 Подготовка церемонии Официального открытия выставки | Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц |
| 3.14 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке | Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ |
| 3.15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.) | План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей |
| 3.16 Определение методики статистических и социологическихисследований на выставке | Анкеты |
Комментарий Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки
· " регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка
Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам
• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта
" данные статистических исследований служат для
организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий
• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)
• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней
• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает
представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы
Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет
В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .
Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок
• цели участия в выставке,
• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,
• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке
Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет
· приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном
• выдача бэджа на постоянное посещение выставки
• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции