- склады предприятия должны быть специализированы, т.к. материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
- помещение склада должны быть оборудовано стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;
- на материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, в котором указывается наименование, номенклатурный номер, марка, размер, ед. измерения и др.
Легковоспламеняющиеся и взрывчатые материалы должны хранится в специально приспособленных для них помещениях, изолированных от других складов и имеющих противопожарное оборудование.
Материалы открытого хранения (кирпич, песок, пиломатериалы, металлопрокат и др.) должны храниться на специально отведённых для этих целей площадках, стеллажах, под навесом, защищающим их от воздействия атмосферных осадков.
Все склады должны быть обеспечены необходимыми весоизмерительнми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями, которые должны периодически проверятся на точность.
¨ проверяется наличие приказа на предприятии об установлении круга лиц, которым дано право подписывать документы отпуска со склада;
¨ проверяется наличие на предприятии номенклатуры-ценника;
¨ проверяется наличие приказа о наличии МОЛ и наличие договоров с ними о материальной ответственности;
¨ производится ли приёмка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приёмки продукции по количеству и качеству;
¨ правильно ли осуществляется учёт заготовления материалов, неотфактурованных поставок и ТМЦ, находящихся в пути;
¨ составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии, выполняются ли условия договоров и причины отклонений. Следует отметить, что продукция, поставленная без согласия покупателя, не указанная в договоре, с нарушением условий договора и других причин, когда покупатель от принятия её для использования, принимается покупателем на ответственное хранение с составлением специального акта.
¨ проверяется правильность оформления документов по приходу, расходу, внутреннему перемещению материалов, правильность их учёта в бухгалтерии;
¨ проверяется правильность отражения операций по реализации материалов. Существует два метода учёта этих операций: по отгрузке или по оплате, что должно быть отражено в положении об учётной политике.
¨ выделяется ли в первичных и расчётных документах сумма НДС. Согласно разъяснениям ГНС суммы НДС должны выделятся отдельной строкой во всех документах. При отсутствии такой информации покупатель не может выделить сумму НДС расчётным путём по своей инициативе.
¨ правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостачи, приняты ли меры к взысканию с виновных лиц, при их установлении;
¨ проводилась ли на предприятии инвентаризация ТМЦ, оформлены ли её результаты, отражены ли они в учёте;
¨ правильно ли отражались в учёте операции с тарой. Тара, предназначенная для постоянного хранения ТМЦ на складах или для осуществления технологических процессов производства, в зависимости от стоимости, срока службы и принятой учётной политике, может учитываться в составе ОС или МБП. Тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции, учитывается на счёте 10-4. Используемую для упаковки готовой продукции тару, если её стоимость включена в отпускную цену продукции, списывают и включают в производственную себестоимость продукцию, если затаривание осуществляется непосредственно в цехах основного производства; либо относят на коммерческие расходы, когда продукцию упаковывают после сдачи на склад готовой продукции. В синтетическом учёте тара отражается по фактической себестоимости.
¨ правильно ли осуществляется учет ТМЦ, принятых на ответственное хранение или в переработку (на за балансовых счетах 002, 003);
¨ правильно ли осуществляется учёт строительных материалов открытого хранения (песок, гравий и др.). Обычно их расходуют без повседневного оформления отпускных документов, но под контролем строительного мастера или прораба. Для определения расхода таких материалов, ежемесячно проводят инвентаризацию остатков путём замера объёма куч или штабелей и умножение на удельный вес материала с обязательным сравнением объёмов выполненных работ. Расход материалов по отдельным объектам строительства определяют исходя из объёмов выполненных работ по данным журнала выполненных работ.
¨ Правильно ли составляются бухгалтерские проводки по отражению операций, связанных с учётом производственных запасов.
¨ В ходе проверки в первую очередь проверяются: состояние складского хозяйства, подбор материально - ответственных лиц, организация пропускной системы, своевременность проведения инвентаризаций, выполнение плана внезапных выборочных проверок наличия ТМЦ и др.
При рассмотрении вопросов обеспечения предприятием сохранности производственны запасов следует иметь в виду, что неучтённые излишки сырья и материалов в производстве и на складах в основном создаются с целью изъятия их в натуре и производства из них готовой неучтённой продукции, а также сокрытия ранее образовавшихся недостач, в том числе вызванных оприходованием сырья и материалов по бестоварным документам.
Излишки сырья и материалов могут быть образованы на ранних стадиях движения этих ценностей в организации: при приёмке на склад, хранении, передаче в производство, списании на изготовлении продукции и др. с использованием следующих приёмов:
- списание сырья и материалов в производство не по факту их расхода на выпуск учтённой продукции, а из расчёта потребности по нормам, которые могут быть завышены;
- применение усреднённых норм независимо от видов продукции;
- нарушение технических условий выпуска продукции;
- необоснованное списание сырья и материалов на потери в завышенных количествах;
- необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу ТМЦ при приёмке, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и ж \ д. станциях (особенно когда это касается перевозки готовых продуктов питания, бытовой техники, обуви, одежды, мебели и др.);
- завоза сырья и материалов от поставщиков в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления;
- завоза от поставщиков доброкачественного сырья и материалов в место отходов, показанных в сопроводительных документах;
- завышение веса тары при составлении актов на её завес;
- внесение в сырьё посторонних примесей с целью снижения сортности;
- занижения качественных показателей против фактических.
В зависимости от отрасли и вида производства этот перечень может быть расширен. Аудитор при проверке должен знать, что без данных от инженера – технолога или товароведа нельзя делать вывод о наличии недостачи или излишка отдельных видов сырья. Например, при приёмке текстильного сырья вес нужно определять при пересчёте на стандартную влажность, а жирность молока на стандартную жирность. Особенно это важно знать при “скользких” видах продукции (сахарная свекла, хлопок, нефть).
Аудит МБП и их износа.
В соответствии с Положением об учёте МБП к таким предметам относятся предметы, участвующие в производственном процессе многократно, служащие менее одного года, независимо от их стоимости или стоимостью до 50 МЗП за ед. на дату приобретения, независимо от срока их службы.
При проверке необходимо обратить внимание на следующее:
¨ обеспечен ли контроль за сохранностью МБП по материально ответственным лицам и местам эксплуатации;
¨ обеспечен ли контроль за соблюдением нормативных сроков службы МБП (спецодежды, спец обуви и др. защитных приспособлений). Спецодежда, спец обуви и др. защитные приспособления работникам предприятий выдаются бесплатно. Нормы выдачи и сроки службы устанавливаются для каждой специальности одежду, и обувь выдают по специальному требованию или по ведомости с открытием у кладовщика личных карточек на каждого работника. Эти средства являются собственностью предприятия и подлежат возврату по окончанию сроков их носки или при увольнении работника. Стоимость несданных защитных средств удерживаются с работников по остаточной сумме. Для хранения спецодежды и спец обуви должно быть выделено соответственно оборудованное помещение. Химчистка, стирка, ремонт, дегазация, обезвреживание, и обеспыливание одежды и обуви производятся за счёт предприятия в сроки, установленные с учётом производственных условий;
¨ правильно ли осуществляется учёт, порядок выдачи и списание форменной одежды, расчёты за которую ведутся на счёте 73;
¨ правильно ли осуществляется учёт временных (не титульных) приспособлений и устройств. На предприятиях, ведущих строительство хозспособом, появляются сооружения и приспособления, которые по окончании строительства не разбираются и не списываются, а пользуются для нужд предприятия. К ним относятся: конторы и кладовые прорабов и мастеров, кубовые и душевые помещения, выпускные леса и подмости, подвесные люльки, мелкие такелажные и монтажные приспособления, известковые ямы, заборы, помещения для обогрева рабочих, сараи и навесы, проходные и сторожевые будки и т.п.
¨ правильно ли выполняется списания износа по временным сооружениям. Размер износа временных приспособлений и устройств определяет по специальному расчёту ежемесячного погашения их стоимости при составлении акта сдачи в эксплуатацию временного сооружения. При этом принимается во внимание предполагаемый V работ за время использования временного приспособления и устройства и возможные расходы по разработке с ожидаемым возвратом материалов. Износ временных сооружений входит в затраты по кап. строительству в составе накладных расходов;