Досить частим є переміщення товару з одного складу на іншій. При цьому зовсім не обов’язково робити дві операції: витрати і приходу. У такому разі в накладній на переміщення товару досить вказати, звідки і куди здійснюється переміщення товару. Буде непогано, якщо при цьому ще вказані і матеріально відповідальні особи. Продаж теж є однією з операцій складського обліку, що дозволяють списувати проданий товар після методик, описаних вище. Існує безліч варіантів, як організувати продаж товару, але в плані обліку вони всі однакові і розрізняються лише в питанні сплати.
Існує ряд внутрішньо-складських операцій, які також важливі для організації обліку.
Інвентаризація. Це операції списання, переоцінки, оприбутковування надлишків. Необхідність в них виникає, як правило, після проведення інвентаризації на складі. За результатами інвентаризації недостача товару списується із складських залишків, а надлишки прибуткують по акту про оприбутковування надлишків. Ці операції дозволяють контролювати реальні залишки і зіставляти їх з електронним веденням обліку, здійснюючи тим самим контроль за роботою співробітників;
Повернення товару від покупця до постачальника. У рамках обліку партій виконання операції повернення від покупця завжди здійснюватиметься правильно, оскільки товар повертається на склад за тією обліковою ціною, по якій він враховувався до продажу, оскільки в цьому випадку за товаром зберігається вся історія операцій. Крім того, ведення цих операцій дозволяє враховувати брак. Аналіз бракованого товару допоможе, наприклад, гнучкіше вирішувати проблеми вибору постачальників.
Такими є основні операції по автоматизації складського обліку. Усі вони дозволяють організувати облік в торгівлі. Як показує практика, постановка автоматизованого обліку на складі вирішує до 90 відсотків всіх проблем, пов’язаних з правильною організацією торгівлі. Немає такої системи, яка думала б за вас і сама б вносила дані. Але існує дуже велика кількість засобів і способів, що дозволяють істотно полегшити і прискорити ці процеси. Постійна оптимізація складських запасів є завданням управління вищої складності – правильно поставлений облік руху товару дає можливість торгівельній компанії оптимально взаємодіяти з виробником – виставляти замовлення потрібного обсягу і бути впевненим в своєчасному постачанні продукції. А при регулярних замовленнях, що враховують розміщення у виробництві, можна отримати значні знижки при оплаті товару. У свою чергу правильна логістика дозволяє мінімізувати складські запаси (при збереженні асортименту), що позитивно відіб’ється і на фінансах, грошові кошти вивільнятимуться, а не заморожуватися на складах.
Складський облік на базі штрихового кодування. Штрих-коди це технологія, що дозволяє мати інформацію про детальний асортимент вхідних потоках, що виходять, в момент її звершення і реагувати на неї в системі, що управляє, в оптимальні терміни.
Ефективний обмін інформацією є своєрідним ключем до успішного ведення бізнесу. Міжнародна асоціація товарної нумерації EAN International розробила міжнародний стандарт ідентифікації продуктів, послуг і місць розташування, що дозволяє різним галузям виробництва обмінюватися інформацією таким чином, що всі учасники процесу комунікації сприймають дану інформацію однозначно, не допускаючи двозначності в її тлумаченні.
У стандартній системі нумерації EAN виробу, чи то продукти харчування або запчастини для автомашин ідентифікуються унікальним і не значимим номером. Унікальність дозволяє торгівельним партнерам по всьому ланцюгу реалізації продукції посилатися на один і той самий ідентифікаційний номер і здійснювати комунікацію найбільш швидким, точним і дешевим способом. Під незначущістю номера розуміється, що інформація, яка відноситься до товару, послуги або місця розташування, міститься і підтримується в базі даних, а не включається власне в номер.
В основі системи EAN лежить концепція стандартної нумерації, вона ж є ключем до всіх інших стандартів EAN. У системі товарної нумерації EAN номери можуть відбиватися символом у вигляді штрихового коду, який дозволяє автоматично фіксувати і обробляти інформацію.
Перші ідеї розробки універсальної системи, що регламентує ідентифікацію товарів шляхом використання спеціальних номерів, з’явилися в кінці 60-х років. Але вперше ідея товарної нумерації була втілена на практиці в США. Система, яка отримала назву UPC (Uniform Product Code) – Єдиний товарний код, прекрасно зарекомендував себе серед користувачів: як виробників, так і підприємств торгівлі.
У 1977 р. була створена Європейська асоціація товарної нумерації EAN. Використовуючи як основу американський стандарт UPC, Асоціація EAN розробила новий європейський стандарт. Так з’явилася система EAN. Саме з кодами EAN нам найчастіше доводитися зустрічатися на нашому ринку. Чиста зовнішня відмінність штрихових кодів цих систем полягає в тому, що в номерах EAN-13 цифр, а в UPC-12. Із вступом до Європейської асоціації EAN неєвропейських держав система отримала міжнародний статус і назву асоціації було змінено на Міжнародну асоціацію EAN. Асоціація автоматичної ідентифікації ЮНІСКАН України є повноправним членом Міжнародної асоціації EAN і представляє інтереси підприємств і організацій Україні і інших країн.
Практично будь-яке підприємство, не лише українське, незалежно від розмірів і форм власності, виробляє або реалізовує під своєю торгівельною маркою продукцію, може стати членом Асоціації і використовувати всі переваги міжнародної системи EAN або отримає коди UPC для експорту товарів в США і Канаду.
Окрім всього іншого штриховий код є прекрасним інструментом, що дозволяє якоюсь мірою захистити товар від підробки, оскільки копіювання його з етикетки або виготовлення кустарним способом неможливе.
ЮНІСКАН веде банк даних української продукції, що має штрих-код.
Номер товару не співвідноситься з будь-яким значенням і не несе інформації про товар. Саме цифри і є першоосновою системи штрихового кодування. Слід мати на увазі, що вони подібно до номера телефону або державного знаку автомобіля відносяться до даного вигляду товару і самі по собі нічого не означають. Такий підхід передбачає, що інформація, яка відноситься до товару, міститься лише в супровідній документації і базі даних комп’ютера.
Найбільш загальні структури товарної нумерації EAN відомі як: EAN-13, EAN-8, DUN-14, EAN/UCC-128. Вживання кожної з них зумовлено конкретними завданнями, які хотів би вирішити користувач і виходячи з цього, кожній з них відповідає свій штриховий код. EAN-13 є стандартним номером і використовується для всіх видів товарів. EAN-8 використовується лише для тих товарів, на які чисто технічно неможливо нанести EAN-13 через малий розмір. DUN-14 і EAN/UCC-128 застосовуються для кодування транспортних упаковок.
Зупинимося детальніше на структурі стандартного номера EAN-13, прийнятому в нашій країні. Після коду країни наступні п’ять цифр привласнюються Асоціацією ЮНІСКАН підприємству, яку реалізує товар під своєю торгівельною маркою або виробляє його. Тому перше, що необхідно зробити перед тим, як приступити до впровадження системи EAN для кодування своєї продукції, – це звернутися в Асоціацію ЮНІСКАН Україна і отримати реєстраційний номер. Подальші п’ять цифр привласнюються безпосередньо самим підприємством товару з врахуванням його споживчих властивостей, розмірів, оформлення, упаковки, кольори і так далі. Можливий також другий варіант, коли всі цифри привласнюються безпосередньо Асоціацією. Остання цифра є контрольною і використовується для перевірки правильності зчитування коду спеціальним скануючим пристроєм/сканером.
Кожному вигляду товару привласнюється окремий унікальний номер EAN і, перш за все, в тому випадку, коли необхідно підкреслити його відмітні особливості. Існує ряд обов’язкових правили, які слід дотримувати при привласненні товару номера.
Окремий унікальний номер необхідний перш за все для [12, c. 295]:
- кожного варіанту споживчого товару в залежності від типу товару, його розмірів, оформлення, кольору і т.д.;
- кожної упаковки товару, що відрізняється за розміром;
- кожної упаковки товару, що містить в собі декілька товарів різного вигляду або одного вигляду, що мають, в свою чергу, свій номер;
- модифікації товару, коли необхідно відрізняти старі надходження від нових, що володіють іншими споживчими властивостями.
При зміні ціни товару новий номер йому не привласнюється лише в тому випадку, якщо це не було викликано зміною його споживчих властивостей.
Використання штрихових кодів дозволяє значно поліпшити і оптимізувати виробничі процеси:
- виробникам – контроль, сортування, підрахунок, контроль над запасами, підбір і відвантаження;
- оптовикам – отримання товару, контроль над запасами, відвантаження, розрахунок за товари;