Таким чином, в зв’язку з необхідністю зміни облікової інформації для цілей управління на зміну нормативному або податковому обліку цілком природно застосовувати управлінський облік, який насправді існував завжди навіть в нашій комерційній практиці, правда називався раніше досить неапетитно – «чорним». Причому методика його використання точно відповідала методиці використання даних «управлінського обліку»: на базі чорних даних приймалися рішення, прогнозувалися фінансові результати, а потім на підставі цих рішень і результатів формувався «білий облік» [40, с. 87].
Створення системи управлінського обліку може бути представлене у вигляді трьох етапів, на кожному з яких вирішуються специфічні завдання [17, c. 160]:
Формування управлінського рішення є наступною послідовністю дій:
- визначити управлінське завдання і його вирішення (управлінське);
- визначити, які дані потрібні для його вирішення, систему їх збору і правила документообігу;
- визначити результати, які планується досягнути;
- визначити відповідальних за досягнення вказаних результатів.
В складних випадках, коли відразу неможливо, наприклад, після визначення необхідних облікових даних змінити форми існуючих документів так, щоб забезпечити їх здобуття, приведені вище блоки можуть бути розбиті на окремі кроки. Так наприклад, визначення системи документообігу для підтримки управлінського завдання може бути виділене в окремий етап, тісно пов’язаний з аналізом використовуваних програмних системам, що втім не змінює логіку рішення задачі в цілому. Взагалі ж в світовій практиці вироблена чітка система управлінських даних, направлених на вирішення стандартних управлінських завдань (до яких відносяться управління логістикою, планування і прогнозування діяльності, фінансовий облік і аналіз), яка підтримує їх збір і контроль документації. Але нажаль у вітчизняній практиці в цій області відбувається чергове «відкриття Америки», до того ж досить безсистемне. Важливо, щоб всі прийняті відповідно до вищеописаної схеми рішення булі письмово зафіксовані і затверджені менеджерами відповідної компанії. Якщо у Вас, як Вам здається, вже є готове рішення, то незайвим буде проаналізувати його ще раз і, знову ж таки, письмово зафіксувати. Як показує практика, при формуванні «твердої копії» може виникнути багато несподіваних питань, непомітних спочатку. Треба пам’ятати, що врешті-решт рішення все одно стає письмовим і бажано, щоб всі можливі проблеми, що виникають при цьому булі виявлені якомога раніше, на тихих етапах, коли можна буде ще все легко змінити або виправити.
На іншому етапі необхідно зв’язати прийняті рішення з існуючими управлінськими рішеннями, обліковою політикою і бухгалтерською практикою і, нарешті, вже існуючими обліковими технологіями. Цілком природно погоджувати отримані на першому етапі результати з вимогами бухгалтерського, фінансового і податкового обліку. Важливо пов’язати дані управлінського обліку з нормативним розрахунком собівартості, так, щоб валові результати за період при різних методах обліку якщо і відрізнялися, то прогнозованим чином. Проте при цьому віднесення витрат в цих методах розрахунку може бути істотне різним. Наприклад, витрати на рекламну компанію в цілому по компанії можуть враховуватися «котельним» методом, тоді як реальна рекламна компанія може проводитися на користь лише одного продукту або групи продуктів. В управлінському обліку необхідно відносити дані витрати саме на конкретний продукт, щоб мати коректні фінансово-економічні результати по ньому. До того ж в управлінському обліку встає питання про різні терміни амортизації витрат, оскільки, термін дії рекламної компанії може відрізнятися від податкового звітного періоду, протягом якого дані витрати можуть бути враховані. На жаль, українська квартальна (та і у цілому податкова) система звітності істотно утрудняє справедливе віднесення витрат по фінансових періодах.
Розроблена технологія управлінського обліку може вимагати зберігання специфічних даних або реалізації деяких нових функцій у використовуваному програмному забезпеченні, унаслідок чого при вирішенні завдань даного етапу узгодження, особливо у вітчизняній практиці, сповна можуть виникнути проблеми пов’язані з недостатністю використовуваних програмних продуктів або несумісність з прийнятими положеннями облікової політики. Можливо потрібно буде змінити положення облікової політики або подумати про придбання програмного забезпечення, що підтримує відповідну функціональність. В свою чергу придбання програмного забезпечення, наприклад західних виробників, також може зажадати коректування окремих положень облікової політики.
Останній етап роботи – впровадження облікових технологій. Якщо всі попередні етапи роботи булі проведені досить акуратно, то на даному етапі проблем швидше за все буде небагато. Досить просто всі прийняті рішення перекласти з паперу в життя, можливо довчити персонал. Важливо підтримати процес організаційно-адміністративними заходами (тобто необхідно офіційно покласти відповідальність за збір і аналіз даних на менеджерів, розробити посадові інструкції для виконавців, затвердити форми документів і правила документообігу). На практиці часто зустрічається ситуація, коли перші два етапи не завершуються, зважаючи на очевидність і відразу починаються спроби реалізувати «в металі і камені» рішення з голови. Закінчується це як правило негативно, за виключенням мабуть простих випадків. З іншого боку, помилка, що часто виникає – це відсутність організаційно-адміністративної підтримки прийнятих рішень, внаслідок чого вони «зависають в повітрі».
Можливо, що зважаючи на специфіку конкретного управлінського завдання, потрібно ввести складнішу номенклатуру матеріалів. Необхідно розширити документи оперативного обліку так, щоб було можливо визначити рух матеріалів між цехом і складом: і в тому числі відповідність замовлення цеху фактично виданій номенклатурі [23, c. 360]. Необхідно мати інформацію про вимір планових постачань і планувати замовлення відповідно до споживання у відрізках певного розміру. Вочевидь, що для вирішення вищеописаного завдання стандартний фактичний облік недостатній. Необхідно змінити облікові регістри, документи оперативного обліку і планування, для того, щоб мати відповідну інформацію. При цьому в регістрах може при необхідності вказуватися як формалізована номенклатура для цілей бухгалтерської звітності, так і фактично необхідна відповідно до номенклатури складу. Проте природнішим було б обчислювати бухгалтерську номенклатуру фактично отриманою. При цьому зберігається важлива вимога єдності інформації у системі.
Наприклад, в деяких системах досить змінити схему складського обліку, при цьому номенклатура складу буде прозора майстрам. В інших системах доведеться ввести різні номенклатурні номери для різних видів товару, в цьому випадку деяку проблему може складати зміни номенклатурного номера при здачі на склад обрізків. Дану проблему можна вирішити організаційно, ввівши виробничий склад, на якому товар буде обліковуватись до перетворення на відходи. При цьому на майстра цеху має бути покладена відповідальність за першочергове використання залишків даного складу у виробництві і контроль за його станом.
Для підтримки процесу необхідно вжити заходи організаційного характеру, а саме, ввести відповідальність замовлення товару в оптимальному асортименті майстрам цеху, а за використання наявних відходів і узгодження можливих змін в асортименті, що відпускається, з боку комірників. Для контролю відповідальності необхідно модифікувати облік так, щоб було можливо встановити правильність і інших дій. Важливим моментом є встановлення правил документообігу, при яких замовлення на відпуск матеріалів представлятиметься своєчасно, правила подачі замовлень на постачання матеріалів по номенклатурі відповідно до виробничого плану і для цілей планування потоків грошових коштів. Може здатися, що все, вказане вище, має відношення лише до організації оперативного і спеціального обліку на підприємстві. Але давайте пригадаємо, що наявність відходів, яких можна уникнути, – прямо позначається на собівартості і фінансових результатах, необхідність збільшення складських запасів для забезпечення виробничого процесу – не говорячи вже про можливі зупинки виробництва через відсутність комплектуючих матеріалів.
Таким чином неможливо адекватно проводити аналіз витрат, не говорячи вже про вартісний аналіз діяльності, не аналізуючи наявні дані з точки зору їх управлінської коректності. Інакше може вийти, як це бувало раніше, що вигідно мати збиткову продукцію і збільшувати витрати, замість їх зниження.
Будь-яка система обліку руху товару в першу чергу передбачає постановку саме складського (товарного) обліку. Усе ж останні операції і процеси, включаючи самі продажі, управління закупівлями і навіть в якійсь мірі бухгалтерський облік є продовженням і доповненням.
Які ж операції, як правило, виконуються при організації складського обліку?
Прихід товару на склад або оформлення операції закупівлі товару можливо з прорахунком собівартості, обліком витрат на доставку. Навіть для маленького магазина – це одна з найважливіших операцій. Правильно куплений товар як за асортиментом і кількістю, так і за ціною – половина успіху торгівельного підприємства. Особливо це важливо для магазинів. Як правило, вони не мають в своєму розпорядженні великих оборотних капіталів і просторих складських приміщень, отже, проблема оптимізації товарних запасів повинна вирішуватися в першу чергу.
Основною проблемою облікової політики тут є облік одного і того ж товару, що прийшов за різними цінами. На перший погляд облік за середніми цінами найбільш простий, до того ж існує декілька методик. Вони зручні при ручному веденні обліку руху товару. Проте при детальному розгляді виникають проблеми. Скажімо, як в такому разі правильно оформити повернення товару від покупця? Або скільки було отримано реального прибутку від конкретного постачання товару? І ще багато неясних питань, що особливо стосуються аналізу руху товару [26, c. 229]. Існує методика обліку товару по партіях. Тобто кожне конкретне постачання товару відстежується окремо по всіх операціях. При такому методі просто вирішуються поставлені вище питання. Він допомагає проаналізувати рух товару: як організувати торгівлю, аби було більше доходів і менше витрат. Проте ручне ведення такого обліку і його аналіз – заняття досить трудомістке. А вивчити для цього комп’ютер істотно простіше. Ось чому цей метод був дозволений фіскальними органами лише відносно недавно. Списання такого товару можна здійснювати окремо по кожній партії, вибраній користувачем, або після закладених методик FIFO (перший прийшов – перший пішов) і LIFO (останній прийшов – перший пішов).