У разі дотримання банком умов, необхідних для відкриття структурного підрозділу, та відповідності положення про філію законодавчим актам України, нормативно-правовим актам НБУ та внутрішнім документам банку, що регламентують його діяльність і діяльність філії, відповідності приміщення та обладнання філії встановленим вимогам, а також професійної придатності та ділової репутації кандидатів на посади керівника (виконуючого його обов'язки) і головного бухгалтера (виконуючого його обов'язки) філії, територіальне управління НБУ за місцезнаходженням філії протягом місяця з дня отримання повного пакета документів приймає рішення щодо професійної придатності та ділової репутації кандидатів на посади керівника (виконуючого його обов'язки) та головного бухгалтера (виконуючого його обов'язки), щодо відповідності приміщення і обладнання філії вимогам НБУ та про реєстрацію філії
Генеральний департамент банківського нагляду (щодо банків, кореспондентський рахунок яких відкрито в Операційному управлінні НБУ) або територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку, або територіальне управління НБУ за місцезнаходженням філії може відмовити в наданні згоди на відкриття філії або в прийнятті рішення про реєстрацію, якщо:
подані документи не відповідають вимогам чинних законодавчих актів України і нормативно-правових актів НБУ;
технічний стан приміщення філії, її обладнання та організація охорони не відповідають вимогам нормативно-правових актів Національного банку;
запропоновані кандидатури керівника або головного бухгалтера філії не відповідають вимогам щодо професійної відповідності та ділової репутації;
у банку-заявнику виявлено фінансові або правові проблеми, що вказують на можливість негативних наслідків для клієнтів або потенційних клієнтів банку в результаті відкриття філії.
Про прийняте рішення банк територіальне управління НБУ, територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку та Генеральний департамент банківського нагляду спецзв'язком. У повідомленні про прийняте рішення про реєстрацію філії зазначаються: повна та скорочена назва філії, її внутрішньобанківський реєстраційний код, відомості про кореспондентський рахунок (у разі самостійної участі філії в системі міжбанківських електронних розрахунків), місцезнаходження філії, телефони, прізвища керівника та головного бухгалтера, а також інформація про їх освіту і стаж роботи в банківській системі. Разом із повідомленням про прийняте рішення територіальне управління НБУ за місцезнаходженням філії надсилає на адресу Генерального департаменту банківського нагляду положення про філію в чотирьох примірниках. Титульна сторінка положення про філію оформляється згідно з додатком 7 до Положення 375 та засвідчується підписом начальника і відбитком гербової печатки територіального управління НБУ за місцезнаходженням філії. Також положення про філію прошивається і його остання сторінка (на звороті) засвідчується відбитком печатки загального відділу територіального управління НБУ за місцезнаходженням філії.
Філія є зареєстрованою після внесення відповідного запису до Державного реєстру банків. Про здійснення запису щодо реєстрації філії Генеральний департамент банківського нагляду повідомляє спецзв'язком або нарочним територіальне управління Національного банку за місцезнаходженням філії, територіальне управління Національного банку за місцезнаходженням банку і банк листом з доданням положення про філію з реєстраційним номером, яке засвідчене підписом директора Департаменту реєстрації та ліцензування банків.
Філії банків мають право здійснювати операції після реєстрації їх НБУ та згідно з внутрішньобанківським положенням про філію та за умови видачі банком філії письмового дозволу на здійснення визначеного ним переліку операцій. Філія банку має право розпочати здійснення банківських та інших операцій, які зазначені у письмовому дозволі, з дати погодження письмового дозволу на їх здійснення, виданого банком, з територіальним управлінням за місцезнаходженням філії.
Банк протягом трьох робочих днів з дня прийняття правлінням банку рішення про надання філії письмового дозволу на здійснення банківських та інших операцій подає територіальному управлінню за місцезнаходженням філії пакет документів для розгляду питання про погодження дозволу, який має містити три оригінали письмового дозволу, клопотання про погодження, копію письмового дозволу банку, копії документів на право власності на приміщення філії або договору оренди приміщення.
Територіальне управління за місцезнаходженням філії протягом 10 робочих днів з дня отримання пакета документів, перевіряє можливості філії (у тому числі дотримання спеціальних вимог глав 3 - 5 Положення № 375) для здійснення нею операцій і погоджує письмовий дозвіл шляхом засвідчення оригіналу письмового дозволу підписом керівника територіального управління та відбитком печатки територіального управління. У правому верхньому куті першої сторінки письмового дозволу проставляється гриф:
"Погоджено
Начальник Управління
Національного банку України в/у …… області
_____________________________ (прізвище, ініціали)
"__" ____________ 200_ рік"
Територіальне управління за місцезнаходженням філії протягом п'яти робочих днів направляє до територіального управління за місцезнаходженням банку - юридичної особи висновок про погодження письмового дозволу філії на здійснення операцій
Погодження відкриття відділення здійснюється за рішенням Комісії Національного банку при територіальному управлінні за місцезнаходженням відділення протягом одного місяця з дня отримання повного пакета документів.
Банк зобов'язаний установити вимоги щодо кваліфікації керівника відділення (у разі його наявності), а також кваліфікації інших працівників, з урахуванням переліку операцій, які проводитимуться відділенням, та вимог чинного законодавства і нормативно-правових актів Національного банку (у тому числі щодо кваліфікації касирів валютних кас, експертів з приймання та оцінки банківських металів).
При формуванні власних кваліфікаційних вимог банк повинен врахувати кваліфікаційні вимоги до спеціалістів, визначені у додатку 1 Положення № 275, а саме:
касири валютних кас повинні мати стаж роботи касиром банку не менше ніж один рік;
експерти з приймання та оцінки банківських металів повинні мати стаж роботи експертом дорогоцінних металів не менше ніж один рік, уміти застосовувати в роботі норми глави VI Інструкції N 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України, затвердженої постановою Правління НБУ від 07.07.94 № 129 (зі змінами) та бути обізнаними з міжнародними стандартами якості дорогоцінних металів та технічними умовами Держстандартів, прийнятих Міждержавною радою із стандартизації, метрології та сертифікації.
Для погодження відкриття відділення банк подає до територіального управління Національного банку за місцезнаходженням відділення такі документи:
клопотання банку про погодження відкриття відділення із зазначенням його місцезнаходження, внутрішньобанківського реєстраційного коду відділення, письмового підтвердження банку щодо виконання умов, яких банк повинен дотримуватися для відкриття структурного підрозділу (у тому числі щодо відповідності технічних можливостей програмного забезпечення), і відповідності кваліфікації керівника відділення (у разі його наявності), а також кваліфікації інших працівників відділення внутрішньобанківським вимогам та вимогам нормативно-правових актів Національного банку, з урахуванням переліку операцій, які проводитимуться відділенням;
рішення компетентного органу банку про відкриття відділення (протокол або витяг з протоколу, засвідчений відбитком печатки банку), Рішення компетентного органу повинно бути прийняте не більше ніж за шість місяців до подання клопотання про відкриття відділення;
затверджене компетентним органом банку положення про відділення з зазначенням підпорядкованості відділення (банку/філії) у трьох примірниках;
дозвіл компетентного органу банку на право проведення відділенням окремих операцій;
для перевірки відповідності приміщення та обладнання відділення вимогам Національного банку банк зобов'язаний подати територіальному управлінню Національного банку за місцезнаходженням відділення документи, у тому числі нотаріально засвідчену копію договору оренди приміщення нежилого фонду (або користування приміщенням), у якому розташовуватиметься відділення, на строк не менше ніж три роки або документальне підтвердження права власності банку на це приміщення (нотаріально засвідчені копії свідоцтва про власність, цивільно-правових угод, що підтверджують право власності);
довідки про технічне обладнання відділення, охорону та інкасацію приміщення відділення.
копію висновку Фонду про результати останньої перевірки дотримання банком вимог Фонду щодо формування і ведення бази даних про вкладників-фізичних осіб та надання звітності, тобто копію витягу з акту перевірки дотримання банком норм Закону України “Про Фонд гарантування вкладів фізичних осіб” та нормативно-правових актів Фонду, завірений печаткою банку та підписом Голови Правління банку, з заключною частиною, де викладені висновки Фонду про відсутність порушень у банку.