У разі відкриття структурного підрозділу банк (або філія, якщо відділення відкривається на її балансі) зобов’язаний забезпечити:
щоденне формування операційної (формування документів операційного дня) та звітної інформації в розрізі філій (у тому числі за територіальною ознакою) і доступ до цієї інформації НБУ, що підтверджується інформацією банку про відповідні технічні можливості його програмного забезпечення;
своєчасне, повне та достовірне відображення всіх операцій філії на її балансі (або відображення всіх операцій відділення на балансі банку (філії)) згідно з нормативно-правовими актами НБУ;
своєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку;
дотримання вимог облікової політики банку, у тому числі процедури вивірення та контролю за звітністю, операціями структурного підрозділу;
порядок формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів відповідно до вимог чинного законодавства України (у тому числі щодо правил та інструкцій з архівної справи) тощо.
Операції філії банку мають відображатися на окремому балансі. Філія може самостійно брати участь у системі міжбанківських електронних розрахунків та мати окремий кореспондентський рахунок або працювати за консолідованим кореспондентським рахунком банку.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та відображення всіх операцій відділення на балансі банку (філії), збереження протягом установленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності несуть керівники банку та філії, які здійснюють керівництво банком (філією) відповідно до чинного законодавства України та установчих документів банку.
Нагляд за діяльністю структурного підрозділу здійснює територіальне управління НБУ за місцезнаходженням цього структурного підрозділу.
Банки зобов'язані оплатити Національному банку (або територіальним управлінням Національного банку) погодження відкриття структурних підрозділів та погодження змін щодо діяльності структурних підрозділів згідно з нормативно-правовими актами Національного банку і подати копії платіжних документів про внесення відповідної плати одночасно з поданням до НБУ (або територіальних управлінь НБУ) пакетів. Якщо територіальні управління Національного банку не прийняли відповідного рішення у зв'язку з недотриманням вимог нормативно-правових актів НБУ або поданням неповного пакета документів, то плата за ці послуги не повертається.
Реєстрація філій банків здійснюється шляхом унесення відповідної інформації до Державного реєстру банків. Філії банку діють від імені банку на підставі положення про філію. Філії банків не мають права відкривати рахунки банкам та в банках, у тому числі укладати кореспондентські відносини. Керівник філії банку діє на підставі довіреності, виданої банком.
Реєстрація філій банків здійснюється за рішенням територіального управління НБУ за місцезнаходженням філії на підставі згоди територіального управління НБУ за місцезнаходженням банку - юридичної особи або згоди Генерального департаменту банківського нагляду НБУ (щодо банків, кореспондентський рахунок яких відкрито в Операційному управлінні НБУ).
Банк для отримання згоди на відкриття філії подає територіальному управлінню НБУ за місцезнаходженням банку або Генеральному департаменту банківського нагляду (щодо банків, кореспондентський рахунок яких відкрито в Операційному управлінні НБУ) такі документи:
клопотання банку про надання згоди на відкриття філії із зазначенням її місцезнаходження і письмовим підтвердженням банку щодо дотримання умов, необхідних для відкриття структурних підрозділів. У клопотанні має зазначатись інформація про внутрішньобанківський реєстраційний код та перелік операцій, які може здійснювати філія;
рішення компетентного органу банку про відкриття філії (протокол або витяг з протоколу, засвідчений відбитком печатки банку). Рішення компетентного органу повинно бути прийняте не більше ніж за один рік до подання клопотання про відкриття філії;
затверджене компетентним органом та підписане головою правління (ради директорів) положення про філію в чотирьох примірниках;
Після отримання всіх потрібних документів територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку (або Генеральний департамент банківського нагляду) перевіряє відповідність банку умовам, яких банк повинен дотримуватися для відкриття структурного підрозділу, а також відповідність положення про філію законодавчим актам України, нормативно-правовим актам НБУ та внутрішнім документам банку, що регламентують його діяльність і діяльність філії. Генеральний департамент банківського нагляду або територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку можуть відмовити банку в наданні згоди на відкриття філії в разі невиконання умов, яких банк повинен дотримуватися для відкриття структурного підрозділу.
Якщо філія відкривається за межами області місцезнаходження банку, то територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку (Генеральний департамент банківського нагляду) не пізніше ніж через сім робочих днів після отримання повного пакета документів, надсилає територіальному управлінню НБУ за місцезнаходженням філії:
висновок про відповідність банку умовам, яких банк повинен дотримуватися для відкриття структурного підрозділу, та про згоду на відкриття банком філії;
копії клопотання банку про надання згоди на відкриття філії та чотири примірники положення про філію, титульна сторінка якого з грифом "Узгоджено" засвідчується підписом директора Генерального департаменту банківського нагляду (щодо банків, кореспондентський рахунок яких відкрито в Операційному управлінні НБУ) або підписом начальника і відбитком печатки відповідно Адміністративного департаменту НБУ або територіального управління НБУ.
Про надання згоди на відкриття філії Генеральний департамент банківського нагляду або територіальне управління НБУ за місцезнаходженням банку повідомляє банк листом.
Банк після отримання цього повідомлення подає територіальному управлінню НБУ за місцезнаходженням філії нотаріально засвідчену копію договору оренди приміщення (або користування приміщенням), у якому розташовуватиметься філія, на строк не менше ніж п'ять років або документальне підтвердження права власності банку на це приміщення (нотаріально засвідчені копії свідоцтва про власність, цивільно-правові угоди, що підтверджують право власності) та відомості про кандидатів на посади керівника та головного бухгалтера (або виконуючих їх обов'язки) філії, а також документи, що дають можливість зробити висновок про професійну придатність і бездоганну ділову репутацію та довідки про технічне обладнання філії, охорону та інкасацію приміщення філії.
Кандидати на посади керівника та головного бухгалтера філії повинні відповідати таким вимогам:
наявність повної вищої економічної, юридичної освіти чи освіти в галузі управління - для керівника, а також повної вищої економічної або бухгалтерської освіти - для головного бухгалтера;
стаж роботи у банківській системі за відповідним фахом не менше ніж три роки, у тому числі на керівних посадах - не менше ніж рік;
бездоганна ділова репутація;
відсутність зауважень відповідного територіального управління НБУ та фактів порушень банківського законодавства України і внутрішніх документів банку за час роботи в банківських установах.
Відомості подаються у вигляді:
витягу з трудової книжки та копії диплома про освіту, засвідчених територіальним управлінням НБУ за місцезнаходженням банку або в нотаріальному порядку;
довідок банків, у яких отримано кредити, про стан виконання зобов'язань щодо їх повернення, надрукованих на офіційному бланку банку та засвідчених відбитком печатки банку;
трьох рекомендацій від осіб, які працюють у банківській системі, кандидатури яких погоджувалися раніше НБУ або його територіальними управліннями з метою їх погодження на відповідні посади в інших банках (рекомендовано одну з них - за місцем попередньої роботи, якщо це банківська установа).
Рекомендація оформляється на чистому аркуші паперу за підписом особи, яка рекомендує, що засвідчується службою кадрів банківської установи, в якій працює ця особа, та відбитком печатки установи. Рекомендація повинна містити відомості про ділову репутацію, управлінські та професійні якості кандидата.
Територіальне управління НБУ за місцезнаходженням філії перевіряє на місці:
відповідність технічного стану приміщень філії (у тому числі касового вузла - у разі потреби його наявності) і організації їх охорони вимогам законодавчих актів України і нормативно-правових актів НБУ;
наявність у філії технічних та інших належних умов, потрібних для забезпечення функціонування філії, проведення нею відповідних операцій і забезпечення їх обліку (у тому числі відповідне приміщення і програмне забезпечення, технічні можливості якого забезпечують щоденне формування операційної та звітної інформації банку в розрізі філій і доступ до цієї інформації НБУ, спеціальне банківське обладнання, комп'ютерна техніка, комунікаційні засоби тощо) відповідно до вимог законодавчих актів України та нормативно-правових актів НБУ, а також нормативно-правових актів Фонду гарантування вкладів фізичних осіб щодо порядку формування і ведення бази даних про вкладників - фізичних осіб та надання звітності.
В складі пакету документів у разі відкриття філій/відділень банк додатково надає копію висновку Фонду про результати останньої перевірки дотримання банком вимог Фонду щодо формування і ведення бази даних про вкладників-фізичних осіб та надання звітності, тобто копію витягу з акту перевірки дотримання банком норм Закону України “Про Фонд гарантування вкладів фізичних осіб” та нормативно-правових актів Фонду, завірений печаткою банку та підписом Голови Правління банку, з заключною частиною, де викладені висновки Фонду про відсутність порушень у банку.