3. Терміни проведення інвентаризації й узагальнення її результатів
Інвентаризація проводиться на перше число місяця, у якому буде здійснюватися інвентаризація майна, коштів і фінансових зобов'язань Підприємства повинна бути закінчена за 15 календарних днів.
Для якісного виконання робіт з інвентаризації підготовчі роботи необхідно почати за місяць до початку інвентаризації. Підготовчий етап включає перевірку наявності інвентарних номерів на об'єктах і відповідність номерам, зазначеним у регістрах аналітичного обліку, наявності технічної документації на об'єктах основних засобів, визначення об'єктів, що підлягають списанню, і оформлення документації на їхнє списання. У цей час бухгалтерія Підприємства перевіряє правильність проведення індексацій вартості основних засобів і їхнього зносу, правильність нарахування зносу, правомірність віднесення об'єктів до складу основних засобів і т.п. Інвентаризація основних засобів групи 1 повинна бути проведена інвентаризаційною комісією за 7 днів до дати початку масової інвентаризації.
Узагальнення результатів інвентаризації, підготовка пропозицій і висновків інвентаризаційної комісії щодо врегулювання встановлених інвентаризаційних різниць здійснюється в 5-денний термін після представлення всіх інвентаризаційних описів (актів).
Протокол інвентаризаційної комісії про результати інвентаризації з пропозиціями щодо врегулювання інвентаризаційних різниць у 5-денний термін розглядається Комісією, після чого представляється на затвердження Зборів Співвласників.
Результати інвентаризації відбиваються в бухгалтерському обліку в тім місяці, у якому закінчена інвентаризація.
4. Документальне оформлення інвентаризації
При інвентаризації використовуються типові форми документації по інвентаризації. Бланки інвентаризаційних описів, актів інвентаризації, порівняльних відомостей можуть бути заповнені як від руки, так і засобами обчислювальної й іншої оргтехніки.
| № форми | Назва форми первинної облікової документації по інвентаризації |
| Ф.№162 | Інвентаризаційний опис робочої худоби і продуктивних тварин, птахів і бджолосімей |
| Ф.№163 | Інвентаризаційний опис багаторічних насаджень |
| Ф.№164 | Інвентаризаційний опис розплідників |
| Ф.№165 | Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва і незакінченого будівництва |
| ІНВ. – 1 | Інвентаризаційний опис основних засобів |
| ІНВ. – 3 | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей |
| ІНВ. – 4 | Акт інвентаризації відвантажених товарів |
| ІНВ. – 5 | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне збереження |
| ІНВ. – 6 | Акт інвентаризації матеріалів і товарів |
| ІНВ. – 10 | Акт інвентаризації незакінчених капітальних ремонтів основних засобів |
| ІНВ. – 11 | Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів |
| ІНВ. – 15 | Акт інвентаризації наявності коштів |
| ІНВ. – 16 | Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності |
| ІНВ. – 17 | Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та ін. |
| Додаток до Ф. Інв. – 17 | Довідка по акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та ін. |
| Інв. – 18 | Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів |
| Інв. – 19 | Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей |
На цінності, що належать іншим підприємствам, складаються окремі описи, копія яких і довідка про результати інвентаризації висилаються власникам цінностей.
У документах по інвентаризації ніяких помарок і підчищень не допускається. Виправлення помилок проводиться шляхом закреслювання неправильних записів і написання зверху правильних. Виправлення обумовлюються і підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами.
В інвентаризаційному описі найменування цінностей і їхня кількість представляється по номенклатурі в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Найменування цінностей в інвентаризаційний опис переписуються з книги складського обліку, з первинних документів на їхнє оприбуткування відповідно до одиниць виміру (штуки, метри, кілограми і т.п.), у яких ці цінності узяті на облік.
Один інвентаризаційний опис складається по конкретній матеріально відповідальній особі, по одному чи декільком балансовим рахункам.
На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказуються прописом число порядкових номерів цінностей і загальна кількість у натуральних вимірах усіх цінностей, записаних на цій сторінці, незалежно від того, у яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах і т.п.) вони відбиті.
В інвентаризаційних описах забороняється залишати незаповнені рядки. На останніх аркушах опису незаповнені рядки прокреслюються.
Особи, що відповідають за збереження цінностей, дають в описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові і видаткові документи на цінності здані в бухгалтерію, що всі цінності, що надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані на витрату. Такої ж розписки дають особи, що мають кошти на придбання доручення на одержання цінностей.
Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами. При цьому останні дають розписку, у якій підтверджують, що перевірка цінностей відбулася в їхній присутності і, що вони не мають до членів комісії ніяких претензій і приймають на відповідальне збереження перераховані в описі цінності.
Якщо матеріально-відповідальні особи знайдуть після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, відділу, секції і т.д.) заявити про це інвентаризаційній комісії, що після перевірки зазначених фактів і їхнього підтвердження робить виправлення помилок.
Результати інвентаризації з пропозиціями про врегулювання інвентаризаційних різниць відбиваються в протоколі інвентаризаційної комісії.
Матеріали інвентаризації (описи, акти, порівняльні відомості, протоколи) оформлюються в одному екземплярі і є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.
5. Визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі і знищення матеріальних цінностей
Розмір збитку, заподіяного розкраданням, нестачею, навмисним чи знищенням псуванням матеріальних цінностей, визначається, відповідно до Порядку № 116 і іншими нормативно-правовими актами за цінами і ціноутворенням, по балансовій вартості цих цінностей (за винятком амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 відсотків від первісної вартості на момент установлення такого факту з урахуванням індексів інфляції:
Рз = [(Бв - А) х Инф + ПДВ + Азб] х 2,
де Рз - розмір збитків, грн.;
Бв - балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, грн.;
А - амортизаційні відрахування (у гривнях);
Инф - загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі щомісячних визначених Держкомстатом індексів інфляції;
ПДВ - розмір податку з доданої вартості, грн.;
Азб - розмір акцизного збору, грн.
Із сум, стягнених відповідно до Порядку № 116, здійснюється відшкодування збитків, нанесених Підприємству.
6. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць
Для визначення результатів інвентаризації бухгалтерія Підприємства при участі інвентаризаційної комісії складає порівняльні відомості по цінностях, фактична наявність яких при інвентаризації відхиляється від даних обліку.
До складання порівняльних відомостей і визначення результатів інвентаризації бухгалтерія Підприємства перевіряє всі підрахунки в інвентаризаційних описах (актах). Виявлені помилки в цінах, таксируванні і підрахунках повинні бути виправлені і завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб.
У порівняльних відомостях відбиваються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів). Надлишки і нестачі цінностей у порівняльних відомостях приводяться по обліковій оцінці.
Щодо надлишків і нестач, а також утрат, зв'язаних з витіканням термінів задавнення позову дебіторської заборгованості, інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення відповідних працівників.
Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність складання порівняльних відомостей, на підставі отриманих пояснень установлює характер виявлених надлишків, нестач, втрат і псування цінностей. Висновки і пропозиції про покриття нестач за рахунок надлишків і регулюванні встановлених різниць комісія відбиває в протоколі.
Інвентаризаційні різниці регулюються в наступному порядку:
1) збиток цінностей у межах установлених норм визначається після покриття нестач за рахунок надлишків по пересортиці;
2) наднормативна нестача цінностей, а також утрати від їхнього псування відшкодовуються винними особами відповідно до Порядку № 116.
Матеріали про нестачі і втрати, що виникли внаслідок зловживань, протягом 5 днів підлягають передачі органам попереднього розслідування, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов;
3) наднормативні нестачі цінностей і утрати від їхнього псування (включаючи готову продукцію) у випадку, коли винні особи не встановлені або суд не задовольнив позов про відшкодування, списуються на результати господарської діяльності;