Одним із методів поширення інформації про організацію є розповсюдження факт-листа. Тому для того, щоб утримати організацію і її діяльність на вустах у громадськості (звичайно, із позитивного боку) слід створити гідний факт-лист. Федерація профспілок області не є винятком. Що ж таке факт-лист? Насамперед це діловий документ якнайширшого застосування. Його призначено для того, щоб роздавати діловим людям під час ділового знайомства чи переговорів. Наведемо приклад факт – листа (див. Додаток 3.4.).
Ще одним засобом формування іміджу може бути видання звітів про діяльність організації. Насамперед він дасть уявлення про історію і завдання ФПО, про її проблеми і перспективи розвитку на майбутнє. Слід видати щорічний звіт “Федерація профспілок Рівненської області – 2005”.
Подієві комунікації в структурі зв’язків ФПО з громадськістю.
Для піднесення іміджу Федерації профспілок області слід використовувати заходи, спрямовані на загальне ознайомлення з установою чи якоюсь проблемою. Головна мета цих заходів – показати громадськості характер діяльності організації, розкрити здобутки та успіхи ФПО, тощо. До цього типу подій ми можемо віднести: дні відкритих дверей. Наприклад, „Дні ФПУ в регіонах України”, де буде розкриватись діяльність не лише ФПО, а й Федерації профспілок України, міжрегіональний профспілковий рух, взаємодія ФПУ з міжнародними профспілковими організаціями, здобутки за роки незалежності, основні аспекти соціального партнерства тощо. Гарним прикладом може бути церемонія відкриття ПР-відділу, хоч він і буде складатися з невеликої кількості людей. У пресі, на вустах жителів області ще раз прозвучить назва й завдання організації. Ще кілька десятків людей залишаться небайдужими до неї, запам’ятають її з позитивного боку.
Можна провести презентацію нової програми ФПО, куди будуть запрошені представники місцевої влади, інших громадських організацій та впливових установ. На презентації слід розглянути стан розвитку профспілкового руху в області та ознайомити присутніх із новим планом дій на майбутнє: перспективами та проблемами, які слід з допомогою органів влади негайно вирішити.
У ФПО 22.04.2004р. було проведено семінар профспілкового активу студентів, де було затверджено Програму роботи з молоддю. Слід провести презентацію нової Програми.
„Пройдемо” крок за кроком весь організаційний процес.
1. Планування. Слід визначити 1-2 конкретні цілі. Вони мають бути чіткими, не „розмитими”. В даному випадку ФПО може визначити мету презентації так:
- ознайомити громадськість та владу з новою Програмою
- привернути увагу молоді, залучити її до своєї діяльності.
Захід має „вписуватись” в імідж, який створюємо для організації. Іншими словами, після проведеного заходу в пам’яті гостей мають залишитись не тільки позитивні емоції, а й переконаність в тому, що ФПО є:
- прогресивною
- конструктивною (корисною)
- відкритою та готовою до співпраці з усіма прогресивними силами.
2. Підготовка публічного заходу. Спершу визначимо коло гостей. В даному випадку такими особами будуть представники місцевої влади, керівники навчальних закладів міста, неформальні лідери молоді, представники громадськості (наприклад, батьківських комітетів, опікунських рад тощо), студенти, школярі, голови студентських профкомів.
Слід заздалегідь передбачити, хто буде запрошувати учасників та гостей презентації, як виглядатимуть запрошення, скільки їх потрібно. На захід потрібно запросити представників усіх без винятку цільових груп. Їх потрібно залучити не тільки до виступів, а й до інших видів активної участі в проведені заходу.
Працівник, який виконуватиме функції PR-менеджера, має подбати про яскравий та заохочувальний анонс у засобах масової інформації, укласти його текст (який обов’язково має зацікавити читача чи слухача), потурбуватися про завчасне опублікування та трансляцію в ЗМІ, посилати листівки по місту.
Наступний етап – розробка програми.
Тут сплануємо всі складові заходи:
- відкриття; 4 особи по 2-3 хв.
- вступне слово
- виступи гостей
- одночасна демонстрація всіх компонентів нової Програми,
- музично-розважальна частина (за участю ансамблю музично-педагогічного факультету РДГУ, рок-групи тощо)
- завершальна частина
- фуршет (якщо дозволять кошти).
Наступний крок – укладаємо сценарій заходу по хвилинах. Тут слід передбачити всі відхилення, несподіванки, способи їх уникнення.
При підготовці презентації нової Програми роботи з молоддю слід звернути увагу і на організаційно-технічні питання. Слід подбати про звукопідсилювальну апаратуру, подіуми, стільці, таблички, освітлювальне обладнання, транспорт тощо.
Щоб акція була вагомішою, слід подбати про медіа-супровід, запросити якомога більшу кількість представників мас-медіа.
Розмах акції буде більшим, коли при розробці плану публічного заходу, об’єднаємо зусилля з іншими громадськими та державними організаціями (Наприклад: КУЕМ тощо).
3. У вступне слово належить закласти основні тези, що розкривають мету заходу.
У вступному слові слід розкрити наступні питання:
- діяльність молодіжних організацій регіону,
- забезпечення необхідних умов для оздоровлення та відпочинку.
- залучення молоді до здорового способу життя.
- соціальний і правовий захист молоді в Україні.
4. Основна частина заходу.
Кожний елемент має логічно, змістовно й видовищно підкреслювати одну чи дві тези, виголошені у вступному слові.
Презентація нової програми матиме такі компоненти:
- Спортивна імпреза.
- Демонстрація елементів комп’ютерного навчання молоді.
- Демонстрація нових навичок та вмінь, що набуває молодь у творчих осередках.
Щоб ці публічні заходи мали ефект, слід зробити, все можливе щоб люди були не пасивними, а активними учасниками (добровільно).
Людям, що прийшли на презентацію, потрібно дати змогу виявити себе в різноманітних діях – індивідуальних і групових. Нехай підлітки – гості заходу – сядуть за комп’ютери чи позмагаються із спортсменами. Слід подбати про заохочувальні призи із символікою організації – щоб залишилось щось на згадку.
Вміло виконані вищенаведені рекомендації дозволять перетворити захід в своєрідне інформаційне шоу.
5. Підсумкова частина. Молодь може заспівати якусь доречну пісню, заздалегідь підготовану. Тим часом у натовпі можна роздати буклети чи листівки. Підсумкова частина нерідко передбачає фуршет („протокольний” елемент). Це допоможе налагодити контакти між запрошеними, познайомити їх одне з одним.
6. Медіа-супровід презентації. Особливу увагу належить приділяти пресі. Отож один з організаторів протягом усього часу проведення заходу має відповідати за роботу з пресою.
Його обов’язки такі:
- зустрічати журналістів, реєструвати їх;
- видавати кожному журналістові прес-пакет (прес-реліз, факт-лист, ілюстровані матеріали, всі можливі додаткові матеріали);
- відповідати на всі питання журналістів;
- забезпечувати журналістів необхідною допомогою (супроводжувати; надавати додаткові пояснення та інформацію; знайомити з першими особами серед запрошених гостей, організовувати з ними ексклюзивні інтерв’ю тощо).
7. Розповсюдження інформаційних матеріалів.
Кожний публічний захід – це чудова нагода для розповсюдження матеріалів про організацію та її діяльність. Потрібно заздалегідь приготувати для цього всі відповідні буклети, брошури чи листівки. Кожен гість має піти із заходу, тримаючи в руках „щось матеріальне”.
Діяльність Рівненської профспілкової організації в Інтернеті.
Розглянемо ще один можливий канал комунікації – діяльність в Інтернеті.
Федерація профспілок області, на жаль, поки що немає власного веб-сайту. Слід підкреслити, що інформація про Рівненську профспілкову організацію розміщена на офіційному Інтернет-порталі Федерації профспілок України .
Про діяльність ФПО немає інформації і на громадському порталі. Діяльність Федерації профспілок майже зовсім не розкрита в Інтернет-структурах. Отже, єдиний вихід – це створення власного веб-сайту.
З розвитком світової інформаційної інфраструктури у фахівця по ПР стає все більше інструментів впливу на громадську думку. Особливої уваги заслуговує всесвітня сіть Інтернет, яку більшість її відвідувачів розцінюють як демократичне середовище, джерело отримання об’єктивної і правдивої інформації. Всесвітня павутина володіє колосальним потенціалом для діяльності по зв’язках із громадськістю. Інтернет дозволить ФПО ефективно і економічно вирішити багато проблем за допомогою доступних засобів-електронної пошти, створення і підтримки своєї сторінки в мережі і т.д.
Простота і зручність зворотного зв’язку дає можливість швидко, оперативно вносити зміни в тактику і стратегію ПР-заходів, що проводяться. Переваги Інтернет як інструменту ПР можна перераховувати нескінченно. Виділимо головне. Всесвітня мережа – це інформаційне середовище, що відкриває небувалий простір для нових можливостей, фантазій, прийняття рішень тощо. Крім цього, робота в мережі свого роду і дань моді, факт, що засвідчує відповідність вимоги сучасних інформаційних технологій, а отже, і ознака позитивного іміджу (сучасність, оперативність).
Вкладаючи гроші в веб-технології, слід подбати про створення і підтримку іміджу в Інтернеті. Адже зараз про організацію судять виключно за якістю сайту.
Наголошу, що визначальний чинник для репутації організації (як в мережі, так і за її межами) – не сукупність якихось зовнішніх складових, а надійність і чесність в діяльності, якість послуг, що надаються, професіоналізм співробітників, доброзичливість по відношенню до клієнтів і партнерів.
Ще зовсім недавно мінімальною участю в мережі була наявність адреси електронної пошти, це свідчить про її ненадійність і несерйозність. Сьогодні життя, вказує на інші орієнтири і ставить іншу мету. Перш ніж відкрити своє представництво в Інтернеті, слід визначити для себе доцільність цього кроку.