Залежно від того, функції служби зв'язків з громадськістю в конкретній установі чи організації, вона може займати різне місце у внутрішньоорганізаційній ієрархії. На мою думку, служба зв'язків з громадськістю має бути самостійним підрозділом організації і безпосередньо підпорядковуватись голові Вінічуку В.Д.
Я вважаю, ця модель є найефективнішою, адже функція зв'язків з громадськістю має бути безпосередньо пов'язана з керівництвом організації. PR працівники мають чітко усвідомити чому прийнялось те чи інше рішення, щоб мати можливість пояснити ситуацію зі знанням справи, чітко й зрозуміло.
При створенні в ФПО служби зі зв'язків з громадськістю чи використання посади штатного працівника з PR слід скласти посадову інструкцію і розглянути загальні положення про PR - службу чи PR-менеджера в організації .
Для покращення ефективності комунікації організації з громадськістю ПР-відділу щорічно слід розробляти Робочий план діяльності Федерації профспілок області (див. додаток 3.2). В цей план слід включити всі організаційні та інформаційні заходи, що мають те чи інше відношення до поінформованості населення про діяльність ФПО. Розглянемо приклад такого Робочого плану Рівненської профспілкової організації.
Для зміцнення комунікаційних зв’язків з громадськістю ПО необхідно організовувати кожного кварталу виїзди в районні центри, міста, селища міського типу тощо. Систематичне проведення таких заходів певною мірою сприятиме покращенню іміджу ПО.
Регулярне проведення семінарів-навчань по інформаційно-аналітичній роботі профспілок області значно покращить рівень обізнаності місцевого населення.
Такій великій громадській організації як Федерація професійних спілок області, необхідно обов’язково створити телефонну інформаційну лінію. Вона дасть змогу населенню області отримувати безкоштовні юридичні та інформаційні консультації з питань трудового законодавства та праці, соціального забезпечення, безробіття тощо. А це, в свою чергу, дозволить, не виходячи з дому отримувати необхідну інформацію. Така, відкрита для громадськості телефонна лінія, стане ефективним каналом комунікації. Відкриття телефонної інформаційної лінії ще раз підкреслить соціальну вагомість організації.
Участь ФПО у відзначенні національних свят допоможе закріпити в уявлені людей позитивний образ організації, змінити негативні стереотипи щодо організації на позитивні.
Співпраця з місцевими друкованими ЗМІ та телебаченням посилить поінформованість населення. З цією метою також слід щомісячно розповсюджувати по області різні методичні матеріали, буклети, інформаційні листівки тощо.
Потрібно час від часу проводити презентації та дні відкритих дверей. Наприклад, рекомендовано провести презентацію нової Програми роботи з молоддю – 2005, презентацію нової Програми соціального і правового захисту дітей, "Дні Федерації профспілок України в регіонах", презентацію сайту ФПО й ін.
Вдало спланований, передбачений, узгоджений Робочий план ФПО дозволить проводити успішні ПР-акції і заходи, які сприятимуть встановленню довіри до профспілок, поінформованості населення про діяльність профспілкового руху в регіоні, створенню позитивного іміджу організації.
Лише ефективна комунікація з громадськістю, комплексне використання всіх каналів комунікації дасть можливість населенню і владі переконатись в вагомості і значимості Федерації профспілок області.
Для формування громадської думки стосовно ФПО належить діяти в трьох головних напрямках:
1. Тих людей, які дотримуються негативних стереотипів, варто схилити на свій бік (змінити їхні стереотипи на протилежні). Слід показати їм позитивні здобутки організації, переконати в її прогресивних і конструктивних намірах;
2 .Тих, які схвально оцінюють діяльність ФПО, належить, по-перше, утвердити в цій думці, а по-друге - ще більше її покращити. Крім того, належить якомога частіше залучати таких людей до своєї діяльності. Вони можуть стати новими членами Федерації профспілок.
3.Тих, хто з якихось причин ставиться до Вас байдуже не має власної думки щодо організації, також потрібно схилити на свій бік. Найчастіше ця байдужість буває через незнання, тож слід дати цим людям можливість якомога більше дізнатись про ФПО- звичайно, з кращого боку.
90% ПР- діяльності полягатиме в тому, щоб змінювати людські стереотипи на користь іміджу ФПО.
Розглянемо якими способами ФПО може впливати на громадськість. Проводити свою PR - діяльність можна через наступні каналії комунікації:
1. Інформування через засоби масової інформації - публікації та виступи в газетах і журналах, сюжети втеле- й радюновинах, участь представників Федерації профспілок області в різноманітних теле- й радіопрограмах, передачах тощо. Основними заходами співпраці із засобами масової інформації є:
- укладання та розповсюдження прес-релізу
- прес-конференції і брифінги
- прес-тури
- інтерв'ю
- написання та розміщення спеціалізованих публікацій.
Місцевій пресі слід подавати інформацію про дії так, щоб вони зацікавили читачів, глядачів, слухачів.
2. Лобіювання своїх інтересів в органах влади - офіційні та неформальні контакти з владою, спрямовані на ухвалення рішень в інтересах організації.
3. Організація власних PR– заходів. Йдеться про так звані спеціальні події:
- зустрічі з громадськістю
- інформаційні семінари
- виїзди в районні центри
- прес-конференції
- презентації
- дні відкритих дверей
3.2 Співпраця із засобами масової інформації
Засоби масової інформації мають величезний вплив на свідомість людей, а в пострадянському суспільстві цей вплив просто приголомшує! Пересічний українець схильний довіряти думці, вичитаній з газетного клаптику, навіть якщо не знає, з якої газети його вирвано. Ось чому дві третини PR- зусиль варто спрямувати на висвітлення діяльності ФПО саме в засобах масової інформації. І не тому, що ми вважаємо наш народ наївним. В українському суспільстві преса завжди буде потужнім каналом суспільної комунікації, бо голос преси є звичним для всіх від хутірного населення до Президента.
Для кеівництва ФПО вкрай важливо усвідомити, що співпраця із ЗМІ дає добрий ефект тоді, коли вона є плановою, систематичною і безперервною.Не варто чекати, поки преса першою дізнається про діяльність організації, поки журналісти прийдуть по інформацію, щоб написати про організацію. На практиці ми переконались, що це буває досить рідко.Слід першим заявити про себе і свої здобутки. Необхідно нагадувати через пресу людям про себе завжди, постійно і послідовно.
У професійній PR- термінології саме таку активну співпрацю організації з пресою називають „паблісіті (publicity)”.Ця інформаційна взаємодія якраз і полягає в тому, що обидві сторони мають обопільний інтерес: ФПО- інформації про себе, а преси - в новій інформації.
Тож з чого слід розпочати співпрацю з пресою?
Спершу слід створити власну базу даних ЗМІ, з якими буде постійно і послідовно співпрацювати у своїх інформаційних потребах ФПО. Вона має містити назву кожного видання, радіо- чи телекомпанії, рейтинг, наклад або обсяг мовлення, телефони та адреси редакції, імена та призвіща головного редактора, провідних журналістів, завідувачів певних відділів тощо.
До цієї бази даних (за професійним лексиконом PR - медіа - карти) насамперед слід внести дані про таких потенційних партнерів:
— редакції видань Рівненської області;
— редакції новин і популярних програм усіх теле- та радіокомпаній області.
Медіа - карту потрібно постійно оновлювати, доповнювати, адже змінюються люди на посадах, номери телефонів тощо.
Наступний крок - слід налагодити особисті формальні (офіційні) контакти. PR- менеджер повинен зустрітися з редакторами видань і теле-радіокомпаній, познайомитися з ними особисто, дізнатися, яка саме інформація їх цікавить.
Завдання ФПО у співпраці зі ЗМІ полягає в тому, щоб створити новину або інформацію, яка пояснить читачам проблему чи явище, що їх цікавить. Саме так ФПО допоможе пресі і одночасно покращить свій імідж.
Для того, щоб редактор звернув увагу на ту чи іншу інформацію, слід
зробити її цікавою. Варто завжди пам'ятати, що цікава та інформація, яка
відповідає наступним основним чинникам:
— значущість та вагомість для місцевої громади (населення);
— повнота повідомлення;
— власність (актуальність).
Виникає слідуюче питання, де взяти новину?
Звичайна робота зустріч, засідання, нарада, яких буває кілька на місяць. Робимо з цього подію-новину (наприклад, пишемо замітку до міської газети). Всі публікації ФПО мусять мати позитивний, доброзичливий і конструктивний характер. Навіть якщо публікація містить критику на чиюсь адресу, ця критика має звучати не як звинувачення, а як конструктивна пропозиція.
Один з головних принципів PR- ніколи не протиставляти себе, не конфліктувати, а йти на зустріч, шукаючи компромісів і взаємовигідних рішень. Тоді до ФПО ставитимуться прихильно.
На мою думку, в Федерації профспілок області слід увести в практику розповсюдження прес-релізів. Адже, прес-реліз – один із засобів поширення інформації через ЗМІ. Прес-реліз пишуть і розповсюджують тоді, коли виникає нагальна потреба оперативно й широко поінформувати населення через ЗМІ щодо певної події, новини тощо.
Прес-релізи слід готувати для того, щоб розсилати ЗМІ, або для якоїсь події. В останньому випадку прес-реліз увійде до прес-пакета. Наприклад, із нагоди презентації нового сайту ФПО потрібно підготувати прес-реліз (див. Додаток 3.3.).