Спонсорский пакет является главным документом в переговорах со спонсором. Он содержит максимальную информацию о проекте и описывает возможные формы участия в проекте. Спонсорский проект можно разделить на два основных блока:
· общая информация о проекте;
· спонсорские градации.
Общая информация о проекте включает:
· информационное письмо (отвечает на вопросы: кто? что? зачем?);
· программа мероприятия (отвечает на вопросы: где? когда?);
· прогноз спонсорского эффекта (аналитическая информация о том, для каких компаний участие в проекте будет максимально эффективным);
· поддерживающие письма (копии поддерживающих писем);
· бюджет проекта (подробно описывает затраты на проведение мероприятия). Возможно составление гибкого бюджета, где расходы указываются по минимуму и по максимуму.
Спонсорские градации. Существует несколько вариантов названий различных спонсорских градаций, но наибольшее распространение получили следующие:
· титульный спонсор;
· генеральный спонсор или партнер (как правило, один, но бывает и несколько);
· официальный спонсор;
· тематический спонсор (например, официальный напиток или официальный поставщик оборудования).
В зависимости от статуса спонсора ему предлагаются те или иные возможности, наиболее часто используемыми из которых являются:
· статус спонсора;
· логотипы на полиграфической продукции (буклеты, плакаты, брошюры, билеты и др.);
· логотип на рекламных макетах, в теле- и радиоэфире (в СМИ – информационных спонсорах по бартеру, на растяжках, наружной рекламе и др. по медиа-плану);
· участие в пресс-конференции, логотипы на пресс-материалах;
· баннеры на месте проведения мероприятия;
· право проведения своего PR- мероприятия и др.;
· VIP – приглашение на мероприятие.
Спонсорский пакет может быть оформлен как единый документ (например, сброшюрованный) либо состоять из различных документов, вложенных в одну папку. Причем все презентационные материалы должны быть оформлены соответствующим образом с использованием корпоративной символики мероприятия.
Технология работы по поиску спонсоров выглядит следующим образом:
· определение списка компаний – потенциальных спонсоров;
· составление базы данных по людям, отвечающим в этих компания за рассмотрение спонсорских проектов, и представление их своему руководству;
· рассылка спонсорского пакета по базе данных;
· телефонные переговоры об участии, адаптации спонсорского пакета под спонсора;
· предоставление отчета.
Идея проекта предопределяет примерный перечень компаний, для которых участие в том или ином проекте будет более актуально.
Таким образом, определив список компаний, необходимо переходить к составлению базы данных по менеджерам в департаментах и отделах по рекламе, маркетингу и связям с общественностью, которые занимаются рассмотрением предложений по спонсорству. Направлять предложение о спонсорстве «в отдел рекламы» неэффективно, потому что в этом случае он вряд ли дойдет до нужного человека.
После того как было послано предложение, необходимо сделать уточняющий звонок контактному менеджеру и выяснить, дошло ли до него предложение и нужны ли какие-либо уточнения. Как правило, рассмотрение проекта занимает от двух недель до нескольких месяцев. При этом преимущество получают те проекты, которые были представлены в момент составления рекламного бюджета. В разных компаниях этот процесс проходит в разное время, и перед рассылкой спонсорского пакета полезно будет уточнить эту информацию в ключевых компаниях.
Если интерес проявляется, наступает этап переговоров и согласований позиций. Выбирается одна из спонсорских градаций, которая в дальнейшем по желанию спонсора может претерпевать некоторые изменения.
Залог хороших отношений со спонсором – это предоставление хорошо оформленного и максимально подробного отчета о мероприятии и участии в нем спонсора. Приветствуется большое количество иллюстрации, публикаций в СМИ, фотографий и др.
Чтобы люди приняли участие в культурных деяниях, будет мудро постараться сначала познакомиться с ними ближе. Вся информационная деятельность должна быть нацелена на аудиторию, настоящую и будущую. PR-специалист обязан знать свою аудиторию – как для того, чтобы усовершенствовать уже имеющиеся у него программы, так и для того, чтобы создавать новые.
Совокупность людей, включенных в сферу культурно-образовательной деятельности музея, называют музейной аудиторией. Это понятие объединяет не только реальных посетителей, пришедших в конкретный музей, но и потенциальных его посетителей, то есть людей, которые вообще ходят в музеи.
Музейная аудитория характеризуется по ряду параметров. Ее социально-демографический анализ предполагает выделение таких признаков, как образовательный уровень, род занятий, пол, возраст, место жительства. Каждый из этих признаков необходимо принимать во внимание при работе с реальными и потенциальными посетителями, но, как показывают исследования, отношение к музею, его экспозиции и программам определяется, прежде всего, образовательным уровнем человека.
С точки зрения частоты посещения музея аудитория может характеризоваться как нестабильная или постоянная. Наличие у музея постоянного контингента посетителей — показатель успешности его деятельности и важный фактор дальнейшего развития. Музейная аудитория исследуется и в отношении направленности ее интересов на определенные формы культурно-образовательной деятельности музея, и в этом случае можно говорить об аудитории выставок или лекториев, тематических вечеров и концертов, посетителях «выходного дня» и пр.
Важным параметром характеристики музейной аудитории является степень ее подготовленности и предрасположенности к восприятию, что иногда обозначается понятием «музейная культура посетителя». Речь идет об умении человека ориентироваться в музейной среде и воспринимать специфический музейный язык. Критериями оценки музейной культуры могут служить частота и избирательность посещения музеев, целенаправленный осмотр экспозиций и памятников, наличие предварительной информации о музее, полученной из книг, статей, радиопередач, телепередач и других источников.
При анализе музейной аудитории важно учитывать обстоятельства посещения музея, то есть самостоятельно приходит человек в музей или же посещает его организованно в составе экскурсионной группы, как участник культурно-образовательного мероприятия. Для получения всех этих данных, с разных сторон характеризующих музейную аудиторию, необходимы социологические исследования. Одни из них выявляют динамику посещаемости и факторы, обуславливающие приток различных групп посетителей, другие изучают интерес людей к экспозиционной тематике и отдельным музейным предметам, третьи анализируют особенности восприятия экспозиции, эффективность конкретных экспозиционных решений и форм культурно-образовательной деятельности. Результаты исследований позволяют совершенствовать методику музейной работы, вырабатывать рекомендации по планированию и управлению деятельностью музеев. Социологические исследования проводятся на основе специально разработанных методов, которые выбираются в зависимости от поставленных целей и задач. Значительный объем достоверной информации позволяет собрать анкетный опрос, который проводится как среди всей музейной аудитории, так и среди различных групп посетителей. При этом могут опрашиваться, например, только экскурсанты или индивидуальные посетители, местные жители или туристы. Вопросы, поставленные в анкете, могут уточняться или углубляться с помощью интервью, которое используется и в качестве основного метода сбора информации, например, о восприятии экспозиции и экскурсии. Оно может сочетаться с визуальным наблюдением за осмотром экспозиции, и тогда появляется возможность выяснить глубинные реакции посетителей.
В то время как социологические исследования в самом музее характеризуют интересы и запросы реальной аудитории, анкетирование местных жителей направлено на изучение потенциальной аудитории. Компетентное суждение о состоянии и перспективах деятельности музея могут дать опросы экспертов, в качестве которых выступают лица, связанные с музеем по роду своих занятий и профессиональных интересов — музейные работники, педагоги, деятели культуры. На основе обобщения результатов исследований разрабатываются конкретные меры, направленные на совершенствование работы с музейной аудиторией.
В России первые попытки анализа музейной аудитории восходят к началу XX в., однако, систематическое ее изучение началось с середины 1920-х гг. Наибольшей масштабностью отличались исследования, проводившиеся в Третьяковской галерее; их итогом стало издание сборника «Изучение музейного зрителя» (1928). В середине 1930-х гг., когда многие социологические методы необоснованно признали «лженаучными», исследования музейной аудитории фактически были свернуты. Они возобновились лишь на рубеже 1960-70-х гг., когда вновь стала развиваться социология.
Важный вклад в становление музейной социологии внесло комплексное исследование «Музей и посетитель», которое Научно-исследовательский институт культуры провел в 1973-74 гг. в российских краеведческих музеях, а в 1978-79 гг. - в музеях-заповедниках. Его цель заключалась в анализе важнейших проблем жизнедеятельности музея и его взаимоотношений с аудиторией.