Рациональная организация закупки означает приобретение товаров:
- нужного качества;
- в нужном количестве;
- в нужное время;
- у надежного поставщика;
- по приемлемой цене [3].
Объем закупки (оптимальный размер заказа) - ее уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов[3]. Определение оптимального размера заказа не имеет смысла, если время выполнения заказа весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах. Во всех других случаях определение оптимальный размер заказа приведет к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.
Методы закупки товаров:
-прямой метод, который предполагает установление прямых связей с розничными предприятиями;
-косвенный, метод, который предполагает покупку и продажу товаров через торгово-посредническое звено на основе специально го договора с торговым посредником.[3]
Таким образом, непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:
- технические (конкурентоспособность продукции, техническая мощность, прогрессивные технологии, комплексность поставки, ассортимент продукции, постоянство упаковки, наличие дефектов поставляемой продукции и др.);
- организационно-экономические (доступность продукции, стабильность стиля, условия и сроки поставки (использование транспортных средств поставщика, потребителя, транспортной фирмы; применение при поставке экспортной продукции международных правил, например инкотермс, который регламентирует предоставление покупателям товар на территории продавца, максимизируя расходы продавца и риски связанные с доставкой товара), ценовые соображения, удалённость поставщика, финансовое положение);
- психологические (надёжность поставщика, репутация, степень сотрудничества, трудовые отношения, место нахождения, уровень компетентности, договорная дисциплина)
- функции и наборы услуг (универсальный, специализированный).[1]
Анализ поставщиков по приведённым критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.
Организация учёта и контроля за оптовыми закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учёта и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учёт выполнения договора поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Всё это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоёмка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развёрнутому ассортименту.
Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объёмы товаров, подлежащих закупке. Сроки заключения договоров. Согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.
1.2 Коммерческие сделки и контрактные соглашения.
Закупки товаров торговым предприятием происходят у различных поставщиков и под влиянием большого числа переменных. В этой связи большое значение имеют расширение контактов и установление коммерческих связей между торговым предприятием и поставщиками. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию и определяются под влиянием конкретных признаков: традиционная или модифицированная продукция, степень её новизны, стадия жизненного цикла товара, рыночная ситуация.
Коммерческим документом, представляющим договорные соглашения купли-продажи товара, является контракт. Непременным его условием является переход права собственности на товар от продавца к покупателю. В контракте указываются содержание договорных условий, порядок исполнения договорных соглашений и ответственность сторон, а также предусматриваются следующие основные обязательства: наименование и объём подлежащего поставке товара; качество, комплектность, упаковка и маркировка товара; цена и форма расчетов, сроки выполнения поставок и порядок сдачи-приёма товара; базисные условия поставки; гарантийная защита и санкции; юридические адреса сторон и дата заключения контракта.
Одним из существенных условий контракта является исходная цена, устанавливаемая на закупаемую продукцию. Обычно ориентируются на два вида цены: твёрдая и подвижная, или скользящая. Твёрдая цена применяется в сделках с короткими сроками поставки товаров. Она указывается в контракте и не подлежит изменениям при расчете. Скользящая цена – это цена, исчисленная в период исполнения сделки в результате принятия в расчёт переменных рыночных величин при пересмотре договорной цены в сторону повышения или понижения. Её использование, как правило, предусматривается при сделках с длительными сроками поставок товаров.
Базисные, или специальные, условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товара и устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю. Так, можно столкнуться с упоминанием такого пункта: «Поставщик обязуется поставить товар, уложенный штабелем на поддонах, соответствующих европейским стандартам (европоддонах). Если товар будет доставлен не на европоддонах, то покупатель вправе либо отказать в принятии товара, либо потребовать переупаковки товара за счёт поставщика». Если же упаковка не соответствует каким-либо оговоренным критериям, считается, что товары поставлены в ненадлежащем состоянии. Многие покупатели в этом случае оставляют за собой прав без дальнейшего согласования с поставщиком удерживать в качестве штрафа сумму в размере 3 – 10 % от стоимости заказа, мотивируя это, например, «возросшими расходами на обработку и логистику».[4,110] При исполнении контракта возникшие споры между сторонами по поводу договорных соглашений решаются в порядке, предусмотренном законодательством.
Порядок расчетов за поставляемую продукцию осуществляется безналично через банк путём перечисления денег со счета покупателя на счёт поставщика. При таких расчетах используются платёжные поручения, аккредитивы и чеки. Платёжные поручения принимаются банками только при наличии денег на счёте плательщика. Порядок расчетов и срок действия аккредитива устанавливаются покупателем и поставщиком. Для его открытия банк-эмитент перечисляет средства плательщика в распоряжение банка поставщика на весь срок действия обязательств. При расчётах чеками плательщик даёт гарантированное поручение обслуживающему банку о перечислении денег, указанных в чеке, за счёт получателя. Наиболее распространённая форма оплаты – по реализации поставленных товаров.
Документация, оформляющая исполнение контракта купли-продажи, подразделяется на: документы, отражающие стоимостную, качественную и количественную оценку товара; документы по платёжно-банковским операциям; документы по подготовке товара к отправке; транспортно-экспедиторские документы; документы страхового назначения; документы, отражающие таможенные процедуры. Разновидностью договора купли-продажи является договор поставки, согласно которому поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности.
Заключение договора поставки предшествуют переговоры о предстоящей сделке и согласование её основных условий. В преддоговорный период обычно составляется проект договора, в котором учитывается договорённость, достигнутая сторонами.
Переговоры могут вестись путём переписки, личных встреч и по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях. Переписка используется при заключении сделок на основе принятия предложения одной из сторон заключить договор или выполнить заказ. Личные переговоры ведутся при заключении сделок на товары повседневного спроса, хорошо известные покупателю. В этом случае по телефону согласовываются лишь цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договорённость письменно.
Согласно ст. 432 ГК РФ, договор заключается посредством направления оферты одной из сторон и её акцепта другой стороной. Договор признаётся заключённым в момент получения лицом, направившим оферту, её акцепта. Договор должен быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов на основании устава или доверенности, содержать юридические адреса сторон, банковские реквизиты, скреплён печатями предприятий, заключивших договор.
По ст. 450 ГК РФ изменение и расторжение договора поставки возможны по соглашению сторон. Односторонний же отказ от исполнения договора поставки (полностью или частично) или одностороннее его изменение допускается в случае существенного нарушения договора одой из сторон (ст. 523 ГК РФ).