Нередко проведение выставок связано с транспортировкой ее материалов, среди которых могут быть и предметы, представляющие немалую ценность. Поэтому целесообразно при проведении выставок идти на расходы по различного рода страхованию. В российской практике страховка выставок (как и вообще любых дорогостоящих публичных акций, зрелищ), к сожалению, практически не используется, тогда как за рубежом страховка - обязательное условие организации выставки.
Умеренная выставочная смета составляет в среднем 15-30 тысяч долларов. При этом нижний предел - 3-5 тысяч долларов, а верхний ограничен только основными возможностями компании и можем предлагать 100 тысяч долларов. Как правило, основные выставочные затраты приходятся на аренду и устройство павильона. К аренде нужно добавить стоимость установки стенда плюс декорации, энергообеспечение, обустройство павильона мебелью и профильным оборудованием. Многие маленькие компании ограничиваются типовым павильоном и сами оснащают его всем необходимым. По подсчетам некоторых фирм, это обходится раза в четыре дешевле аутсорсинговых услуг.
Другая крупная расходная статья - полиграфия. На печать прайс-листов, каталогов и прочих материалов обычно тратят сумму, составляющую не менее 30% от затрат на аренду и устройство павильона. И здесь лучше не экономить: нехватка раздаточных материалов у экспонента равносильна нехватке патронов у солдата. "Не будет визиток - выставка проиграна", - считают маркетологи.
Число заключенных после выставки контрактов обычно зависит от того, сумеет ли компания обработать полученную информацию и грамотно ею распорядиться. Как показывает западная практика, если для обычного заключения сделки требуется около четырех встреч, то после выставки - в среднем 0,8 встречи. То есть предварительные договоренности, достигнутые на экспозиции, потом могут лишь согласовываться по почте, факсу и т.д.
Лучше всего еще во время выставки позаботиться о сортировке данных. Если реквизиты гостей стенда сваливаются в одну коробку, то они путаются, и работать с ними невозможно, поэтому лучше иметь при себе степлер, чтобы сразу прикрепить к прайс-листам и буклетам гостей стенда их визитки. Потом, в зависимости от важности и специализации посетителей, эти бумаги необходимо положить в соответствующую папку, ящик и т.д. После закрытия выставки папки с контактами распределяют по отделам, например, "потенциальных дилеров" - в отдел продаж, "поставщиков" - в производственное подразделение и т.п. И еще один нюанс. Со всей полученной информации имеет смысл снять копию, иначе сотрудник, уйдя из компании, эту базу унесет с собой. Сформировав список наиболее интересных гостей стенда, менеджеры компании начинают их "обрабатывать". Иногда составляется план встреч на выставке. [28] (ПРИЛОЖЕНИЕ В)
После выставки необходимо также оценить ее экономическую эффективность, чтобы более обдуманно принимать решения на будущее. Кстати, для компаний, работающих в сфере В2В ("бизнес для бизнеса), процесс оценки может затянуться: контракты на выставке заключаются редко, будущие клиенты только знакомятся, прицениваются, а серьезные переговоры зачастую начинаются спустя несколько месяцев.
Как утверждает Синяева И.М., в современных условиях развития экономики, когда в крупных коммерческих выставочных экспозиционных мероприятиях активное участие принимают широкие массы, учет общественного мнения, умение воздействовать на него, гармонизация общественных связей становятся непременным условием развития товарно-денежных отношений[29]. PR, являясь одним из важнейших факторов получения высоких результатов в бизнесе за счет достижения взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности, способствует формированию достойного имиджа фирмы, помогает избежать вредных слухов и предвзятостей, а также повысить качество обеспечения совокупных рыночных запросов потребителей, а также удовлетворения их эстетических вкусов и потребностей.
Центр PR и консалтинга Publicity Creating на протяжении июля/августа 2003 года проводило исследование "Использование и эффективность PR технологий в коммерческой среде". [30] Формой проведения исследования было личное интервью (ответы на вопросы анкеты, которая содержала 16 вопросов). Результаты показали следующее: наиболее часто используемыми инструментами PR в практике коммерческих компаний являются: статьи в прессе (89,9 процентов), участие в выставках (77,3 процентов), акции (76,5 процентов) и распространение пресс-релизов (74,8 процентов). Организация презентаций (71,4 процентов), репортажи на радио и ТВ (59,7 процентов), проведение пресс-конференций (53,8 процентов) также являются часто используемыми инструментами PR.
Итак, можно сделать некоторые выводы. Во-первых, организация PR-мероприятий - важная и неотъемлемая часть деятельности коммерческих предприятий. Как и в любой другой сфере в бизнесе есть свои специфические требования к проведению подобного рода мероприятий. Эти особенности четче всего выявляются при определении целей проведения специальных мероприятий. Нами были перечислены основные их виды, коротко изложены ключевые моменты планирования, организации и проведения.
Необходимо отметить что наряду с другими PR-мероприятиями более всего выделяются выставки, как один из самых эффективных ресурсов для организации. Это вторая по частоте использования PR-технология в коммерческой сфере, после статей в прессе. Ценность исследований на выставках состоит в выявлении вкусов и потребностей населения, определении перспективных тенденций развития, причем без затратного и долговременного массового сбора данных.
Становление и развитие цветочных выставок имеет свою многовековую историю. Одновременно со становлением и развитием рыночных отношений развивалась ярмарочная и выставочная деятельность. Наиболее важным периодом в становлении ярмарок и выставок является первая половина XII в. В это время ярмарки получили широкое распространение в Голландии, Франции, Англии, Швейцарии.
Поступательное развитие промышленного производства, совершенствование средств связи, все более широкое использование возможностей заключения торговых сделок по образцам вместо ранее осуществляемых прямых продаж товаров, размещаемых крупными предприятиями в местах торговли, предопределило дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности.
Выставка растений обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном в том же месте, в рамках которого значительное число фирм с помощью образцов демонстрируют новые товары, идеи или услуги для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и ее продукции в целях содействия продажам. Из приведенного определения выставки следует, что основной ее задачей является демонстрация достижений в области цветочной индустрии.
В среде любителей, интересующихся цветочными новинками, а также модными направлениями ландшафтного дизайна, широко известна только одна из самых крупных выставок в Европе - "Chelsea Flowers Show" (Великобритания, Лондон), о которой ежегодно делаются репортажи на отечественном ТВ.
Выставка цветов включает в себя не только экспозицию растений и посадочного материала. Это - флористика, цветоводство, цветочное декорирование, садоводство, ландшафтный дизайн, растениеводство, а также другие тематики. Кроме того, есть еще множество авторских садов, парков и питомников. Все выставочные мероприятия такого рода представляют интерес, как для профессионала, так и для просто любителя прекрасного.
Сейчас рынок предложений "цветочной" тематики по выставкам достаточно узок. Эту нишу и решила заполнить российская туристическая фирма "Корвет-тур". На ее сайте www.korvettour.ru можно ознакомиться с программами посещений самых известных садов и парков Великобритании и Франции, а также цветочных выставок во всем мире, заполнить специальную "форму - заказ" на посещение выставки или на экскурсионный тур.
На сегодняшний день цветочные выставки расширяются и привлекают все большее количество посетителей. Причем среди них не только профессиональные агрономы и озеленители, но и любители, стремящиеся украсить и облагородить собственное жилище, сделать его более уютным.
Несомненно более развита экспозиционная деятельность в области цветоводства на за рубежом. Рассмотрим современный уровень организации и проведения цветочных выставок в Европе, Азии и странах ближнего зарубежья.
Например, в Великобритании известна выставка под названием Chelsea Flowers Show. Место проведения является Лондон, Челси, сады Королевского госпиталя (более 4.4 га площади). Проводится под эгидой Королевского Садоводческого Общества (RHS). Открывает выставку королева Великобритании, а члены королевской семьи обязательно ее посещают.
Не менее популярна GLEE - international Garden and Leisure Exhibition. Как заявляют организаторы этой выставки в Бирмингеме (19-21 сентября 2004 г), "именно она превращает наблюдателя в покупателя". Свою продукцию для садоводства и отдыха представят более 1500 международных компаний.