Концепція визначає також чітко регламентоване її виконання згідно наступних етапів.
І етап – підготовчий (грудень 2008 – березень 2009)
- Розробка системи інформаційних центрів – центральних, регіональних, міжнародних. Створення та підтримка офіційного веб-сайту в Україні, та наповнення розділу з ЄВРО 2012 на офіційному Інтернет-сайті www.uefa.com.
- Брендінг, створення лого, персонажів, слоганів, атрибутів, сувенірна продукція, розробка активної мотивації і аргументації.
- Створення промо-роликів для вітчизняних та міжнародних телеканалів.
- Централізація комунікацій в напрямках: Україна-Польща, Київ-регіони, Україна-інвестори, влада-бізнес, Україна-Європа. Узгодження комунікацій з польськими колегами.
- Координація дій з державними туристичними та інвестиційними координаторами,та недержавними туристичними операторами та інвесторами.
- Підбір персоналу, агенцій, організацій та форм співпраці.
- Законодавче та бюджетне забезпечення процесу підготовки в інформаційній сфері. Введення Ради консультантів.
- Проведення та участь в спеціальних подіях (круглих столах, конференціях,саммітах тощо)
- Залучення дипломатичних представництв України за кордоном для комунікації стосовно ЄВРО 2012
- Моніторинг основних проблем підготовки та пропозиції по вирішенню, незалежний аудит та ризик-менеджмент проекту
- Розробка методичних рекомендацій для різних відомств і власних інформаційних центрів
- Моніторинг інформаційного простору з теми підготовки України і Польщі до ЄВРО2012
ІІ етап – організаційний (березень 2009 – вересень 2011)
- Створення і налагодження роботи інформаційних центрів в Києві,містах-учасниках чемпіонату та за кордоном.
- Виготовлення рекламної та сувенірної продукції.
- Інформаційна компанія в Україні для популяризації ЄВРО 2012 та мобілізації учасників процесу підготовки
- Координація роботи центрів з прес-службами обласних державних адміністрацій міст-учасників
- Телевізійні програми для висвітлення процесу процесу підготовки та проведення чемпіонату
- Залучення дипломатичних представництв України за кордоном для комунікації стосовно ЄВРО 2012
- Тренінги для прес-секретарів та керівників відділів по зв'язкам з громадськістю
- Дослідження громадської думки для корекції інформаційної політики
- Моніторинг інформаційного простору з теми підготовки України і Польщі до ЄВРО2012
ІІІ етап. Основна інформаційна кампанія
Перша хвиля інформаційної кампанії (жовтень 2011 – грудень 2011)
- Початок інформаційної кампанії, розміщення промо-роликів на вітчизняних та міжнародних телеканалах.
- Активна робота системи інформаційних центрів в Україні і за кордоном.
- Проведення та участь в спеціальних подіях (круглих столах, конференціях,саммітах тощо)
- Залучення дипломатичних представництв України за кордоном для комунікації стосовно ЄВРО 2012
- Прес-тури іноземних журналістів в міста підготовки.
- Моніторинг інформаційного простору з теми підготовки України і Польщі до ЄВРО2012
Друга хвиля інформаційної кампанії (січень 2012 – березень 2012)
- Активна діяльність інформаційної кампанії, розміщення промо-роликів на вітчизняних та міжнародних телеканалах.
- Проведення та участь в спеціальних подіях (круглих столах, конференціях, саммітах тощо)
- Залучення дипломатичних представництв України за кордоном для комунікації стосовно ЄВРО 2012
- Активна робота системи інформаційних центрів в Україні і за кордоном.
- Моніторинг інформаційного простору з теми підготовки України і Польщі до ЄВРО2012
IV етап – чемпіонат ЄВРО-2012 (квітень 2012 – вересень 2012)
- Висвітлення чемпіонату
- Координація комунікацій та інформаційних потоків
- Активна робота всіх інформаційних центрів
- Робота прес-центру, робота з іноземними і вітчизняними журналістами, проведення телемостів, прес-конференцій і трансляцій
- Моніторинг інформаційного простору з теми ЄВРО 2012
V етап – заключний (вересень 2012 – жовтень 2012)
- Підведення підсумків, складання звіту.
- Моніторинг інформаційного простору з теми ЄВРО 2012
Ще одним документом, актуальним в контексті теми даного дослідження, є затверджені Державним комітетом телебачення та радіомовлення України Методичні рекомендації щодо створення регіональних інформаційних центрів для висвітлення підготовки та проведення фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу[28].
В документі обґрунтована необхідність створення таких регіональних центрів в рамках загального процесу інформаційного забезпечення проведення ЄВРО-2012. На Центр відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 25 червня 2008 р. № 875-р покладено завдання інформаційного забезпечення заходів, що здійснюються в регіоні до Євро-2012, моніторингу громадської думки та інформації щодо стану підготовки до чемпіонату. Створення Центру також зумовлюється необхідністю організації висвітлення діяльності органів обласної (міської) влади, їхньої співпраці з центральними органами державної влади, урядовими, галузевими та іншими структурами, відповідальними за готовність до чемпіонату, а також забезпечення пропаганди спорту і здорового способу життя, соціальних, економічних, політичних і міжнародних аспектів Євро-2012.
Основні функції і напрями діяльності Центру визначені Рекомендаціями наступним чином:
- збирання з офіційних джерел ( місцеві органи виконавчої влади і органи місцевого самоврядування, відомчі структури та ін.), оперативне опрацювання і поширення для регіональних та центральних вітчизняних ЗМІ, в Інтернет - мережах інформації щодо підготовки до Євро-2012;
- створення та підтримка спеціального веб-сайту як офіційного джерела інформації про хід підготовки регіону до Євро-2012;
- випуск спеціального вісника (бюлетеня), тематичних сторінок, добірок, присвячених висвітленню стану підготовки до чемпіонату;
- моніторинг громадської думки та матеріалів місцевих засобів масової інформації з проблематики, присвяченої Євро-2012;
- реалізація спільних інформаційних проектів (тематичні виставки, теле-радіопрограми, проведення інтернет-конференцій тощо) з регіональними телерадіокомпаніями, редакціями друкованих видань;
- організація обміну інформацією з партнерами по підготовці до Євро-2012 в інших регіонах України;
- налагодження і підтримка ділових контактів з інформаційними службами органів влади польських воєводств (міст), які готуються прийняти чемпіонат континенту;
- організація та проведення брифінгів, прес-конференцій, презентацій та інших публічних заходів з питань підготовки до Євро-2012;
- пропагування та популяризація Євро-2012 серед місцевого населення;
- організація акредитації журналістів для роботи напередодні та під час проведення чемпіонату Європи 2012 року.
Практична площина діяльності таких установ повинна полягати у обов’язковому отриманні постійної інформації щодо цих питань від місцевих органів влади, бути у співпраці з:
- обласними і міськими державними адміністраціями, обласними і міськими радами;
- Національним агентством України з питань підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу;
- Федерацією футболу України та її представництвом в області ;
- місцевими ЗМІ, зокрема, обласною державною телерадіокомпанією, РМ-радіостанцями, по можливості - із зарубіжними мас-медіа.
Інформаційний регіональний центр створює і наповнює тематичний сайт (з відповідною рубрикацією та фотосервісом), готує, редагує і випускає спеціальний вісник, проводить брифінги, прес-конференції, круглі столи, виконує іншу необхідну роботу.
Очікувані результати роботи Центрів документ формулює наступним чином. Створення і діяльність Центру, запровадження системного інформування з питань підготовки до Євро-2012 сприятиме кращому контролю за ходом підготовки, залученню інвестицій у регіон, формуванню позитивного іміджу України.
В даному пункті подано огляд двох подій національного та міжнародного характеру, які загалом характеризують контекст здійснення ПР-забезпечення підготовки до ЄВРО-2012.
5 березня 2008 року у прес-центрі «Главред-медіа» відбувся круглий стіл на тему «Інформаційна політика держави у проекті «Євро-2012». Йшлося про те, які пункти мають бути включені до Концепції інформаційної політики, яку Національне агентство з питань підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу має підготувати у 2008 році. До розмови долучилися експерти від ЗМІ, громадських організацій та органів влади.
«Щоб ця концепція була успішною, держава має бути відкритою для отримання інформації. По-перше, розповідати про успіхи, яких вдалося досягти. По-друге, про затримки або проблеми, які виникають. Якщо у Львові півроку не можуть виділити землю, то завдання преси – показати цей безлад», - вважає головний редактор газети «Киевский телеграф» Володимир Скачко.
Із ним погоджується віце-президент медіахолдингу «Главред-медіа» Юлія Лимар. Вона вважає, що Національна агенція має стати структурою, яка буде не приховувати, а розповідати - тоді не буде потрібна ніяка концепція. Крім того, до концепції треба включати PR-складову: «Головне навчитися акумулювати та віддавати інформацію. На жаль, українці не усвідомлюють, що «Євро-2012» в нашій країні - модно та престижно. Цей момент істерики треба зняти. Треба пояснити людям, що кожен може отримати від проведення чемпіонату».
Спеціалісти зійшлися на думці, що навіть прес-служби обласних державних адміністрацій часто не розбираються в питанні. Щоб скоригувати їхню співпрацю з журналістами, необхідно їм самим надати повну інформацію, щоб вони також були в контексті подій. Крім того, варто було б надати рекламі «Євро – 2012» статусу соціальної, підготувати спеціальні ролики, означити коло першочергових завдань. Тож Держава має співпрацювати з медіа, а не намагатися приховати інформацію.