В зависимости от источника эта информация, являясь первичной или вторичной и позволяет осуществлять анализ и прогноз продаж, исследование рынка, снабжать данными об инжиниринговых проектах, о потенциальных физических и финансовых расчетах, о фактически предъявленных счетах, коносаментах и заказах, о бухгалтерских данных, о рабочих проектах, операционных картах, действующих графиках и планах, а также осуществлять анализ и использование сопутствующей информации.
Разработка структуры информационных потоков является творческим актом, совершаемым лицом или группой лиц, создающих структуру логистического управления. Такая разработка включает в себя определение источников и адресатов информационных потоков, иерархию этих потоков, направления этих потоков и другие необходимые характеристики, способы кодирования информации, ее получения, передачи, хранения, обработки, использования и визуализации и др.
Разработка структуры информационных потоков должна предусматривать возможность адекватного анализа рынка, на котором разворачивается производственно-сбытовая деятельность.
Безусловно, должно быть произведено сегментирование рынка по экономическим и технологическим признакам. Например, могут быть выделены свои сегменты для тех, кто незамедлительно оплачивает счета, и для тех, кто пользуется кредитом; для тех, кто делает заказы по установленному графику, и тех, кто делает их эпизодически, либо в зависимости от конъюнктуры; для тех, кто может приобрести продукцию по ценам различного масштаба; для тех, кто отличается определенным технологическим уровнем и др. Для сегментирования рынка нужно учитывать степень готовности к восприятию данной продукции. Следует получить объективную информацию о степени осведомленности о данной продукции, о готовности понести затраты и сделать заказ.
При сегментировании рынка следует определить соответствующие «рыночное окно» и «рыночную нишу». Рыночное окно — это такой сегмент рынка, который ограничивается уже имеющимися рыночными предложениями, хотя существуют объективные потребности, выходящие за рамки этих предложений. Руководитель, вскрывший эти потребности и продемонстрировавший возможности их удовлетворения, то есть открывший свое рыночное окно, добьется большого успеха. Рыночная ниша — это такой сегмент рынка, для которого продукция или опыт данной компании подходят в наибольшей степени. Руководитель, очертивший рыночную нишу, обеспечит прочный и длительный успех, независимо от деятельности других компаний.
Обобщая сказанное, можно отметить, что объективная и адекватная информация используется при логистическом управлении дважды и двояким образом.
Первый раз потоки информации используются для создания системы логистического управления, ее разработки и внедрения в жизнь. Второй раз потоки информации используются для адекватного управления в рамках уже сложившейся системы логистики.
2. Стратегия и организация информационного обеспечения
логистики
На уровне фирмы логистическая система распадается на ряд структур, которые можно представить в виде горизонтальных функциональных субсистем в сфере закупок, производства и распределения. Логистика объединяет их в систему с едиными целями и задачами, которые лежат в области минимизации издержек всей логистической цепи, а не отдельно взятого ее элемента. Инструментом подобного объединения является информационное обеспечение логистического процесса фирмы, начиная с закупки и кончая сбытом продукции. Потоки информации являются теми связующими "нитями", на которые нанизываются все элементы логистических цепей.
Еще несколько лет назад под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная информация. По мере развития логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость внедрения в практику - логистических информационных систем, которые позволили бы органически объединить в единое целое все логистические субсистемы (логистику закупок, производственную логистику, логистику распределения). Информация на современном уровне развития производства - это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Одним из важнейших условий успешного функционирования фирмы является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (производство и сервис, включая транспортное и складское обслуживание) и управлять ею исходя из принципов единого целого. Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков производства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия. Структурная модель должна содержать два основных элемента: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности - от получения сырья до передачи готовой продукции покупателю. Основной критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в движение. Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком. Определенные таким образом группы передаваемых данных должны включать в себя следующие девять информационных элементов, которые, как считается, создают базу для информационного контроля над всей структурой обращения товарно-материальных ценностей:
1) тип предмета поставки;
2) количество или его объем;
3) происхождение предмета поставки;
4) его месторасположение (размещение);
5) время прибытия в пункт размещения;
6) время отправки из пункта размещения;
7) система транспортирования;
8) время транспортирования;
9) резервирование.
Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. Заключительный этап построения информационной модели системы связан с распределением полученных данных по двум компьютерным системам с различными областями функционирования. Одна система (она связана с транспортными заказами) ведет контроль потока материалов и осуществляет управление им, другая же управляет непосредственно производством и следит за заделами материалов, находящихся под непосредственным влиянием процесса производства.
Наличие развитой информационной структуры производства обеспечивает две стороны общего логистического процесса. Во-первых, эта система позволяет органично связать товарно-материальные потоки с общей системой планирования и управления на уровне производства и фирмы. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями производства. Во-вторых, она охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных звеньев производства и оперативно реагировать на происходящие изменения. Подобная система может быстро влиять на производственные процессы с целью: а) обеспечения выпуска на рынок продукции, необходимой в настоящий момент; б) реализации в кратчайшие сроки целевых заказов потребителей; в) поддержания стабильно высокого качества.
В условиях жесткой конкуренции особое значение придается планированию и управлению производственно-сбытовой деятельностью фирмы. Для информационной поддержки управленческих решений, прежде всего в сфере продаж, необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:
1) история рынка сбыта (анализ по регионам), типы сбытовых операций;
2) прогнозы рынка и сбыта;
3) конкуренция, ее история, состояние, перспективы;
4) доля на рынке, ее история и анализ;
5) цены и ценообразование;
6) расходы;
7) модели рынка (сбыта);
8) контроль деятельности персонала;
9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;
10) источники запросов перехода на новый продукт;
11) реестр покупателей;
12) исходящая и получаемая информация;
13) печатание и отправка почты;
14) контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;
15) обсчет сбытовой деятельности;
16) движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;
17) доступ к внутренней и внешней информации;
ряд других.
Формирование интегрированной информационной системы снабжения, производства, сбыта фирмы - сложный и многоплановый процесс, в котором используются достижения современной информационной технологии, новейшие компьютерные системы, что делает возможным успешное управление физическими процессами на основе применения адекватной информационной техники, методов и форм информационного обеспечения логистической системы в целом. Разработкой таких информационных систем занимается специально подготовленный персонал, создающий информационную инфраструктуру в соответствии с поставленными целями, которая позволяет собирать, организовывать и транспортировать информацию о поступлении, прохождении и исполнении заказов клиентов в фирме.
В настоящее время широко распространяются технологии безбумажных обменов информацией. Это направление логистики превратилось в развитые технологии, подкрепленные программными и аппаратными средствами. Электронный обмен данными - это процесс, который позволяет компьютерам какой-либо одной компании наладить связь с компьютером другой компании и даже заключать сделки. Чтобы реализовать эти возможности, компании применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры. В области распределения в США, например, действуют две системы стандартных протоколов - стандарты сетей обмена информацией между торговыми учреждениями и общий стандарт связи. Там же выработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операциях: - заказах на покупку; заказах на отправку партий грузов; получении консультаций для грузоотправителей; заполнении фактурных счетов; различных выплатах; оформлении накладных на перевозку грузов; получении информации о перевозимых товарах.