Для принятия решения об участии в определенной тематической выставке анализируется информация базы данных, содержащая отчёт о прошлом участии в этой выставке. После чего, сотрудник отдела маркетинга делает запрос на участие организатору выставки, который в свою очередь выставляет предложение с условиями участия. По принятию решения оформляется заказ определенных услуг: покупка места в выставочном комплексе, застройка стенда, ввоз/вывоз оборудования и т.п.
Вся информация о заказанных услугах и отчёт (по окончанию выставки) заносятся для хранения в базу данных. В случае если участвовать в выставке нет необходимости, а возникает вопрос о простом посещении её для сбора информации, сотрудник отдела маркетинга напрямую связывается с выставочным комплексом, в котором будет проходить интересующая выставка, и заказывает требуемое количество входных билетов для сотрудников компании.
3.1.3 Процесс заказа сувенирной и полиграфической продукции
Диаграмма процесса заказа сувенирной и полиграфической продукции (в том числе и заказа визитных карточек для сотрудников компании) представлена на рис.3.1.3.
При заказе сувенирной или полиграфической продукции сотрудник отдела маркетинга просматривает в базе данных отчет об уже заказанной продукции и сверяется с планом маркетинга, с целью контроля расходов денежных средств. Затем, на сделанный запрос изготовителю, он получает предложение и осуществляет заказ продукции.
Вся информация о сделанном заказе заносится в базу данных. Заказ визитных карточек осуществляется по той же схеме с приходом запроса от сотрудника компании.
3.1.4 Процесс информационной рассылки
Диаграмма процесса информационной рассылки писем представлена на рис.3.1.4.
Для осуществления рассылки писем необходимо занести в базу данных всю контактную информацию о потенциальном клиенте, взятую из справочников, интернета, или любых других источников, и, используя собранную информацию, сформировать информационное письмо. После чего, для осуществления контакта с клиентом, необходимо назначить для каждого из объектов менеджера из отдела продаж, проинформировать его о потенциальном клиенте и отправить информационное письмо почтой клиенту.
По истечении определенного времени, менеджер налаживает контакт с потенциальным клиентом, в результате проделанной работы им составляется отчет и передается в отдел маркетинга для занесения в базу данных.
3.2 Структура базы данных
3.2.1 ER – диаграмма
В данной дипломной работе для моделирования данных используется модель «сущность-связь» (Entity–Relationship, ER), которая наглядно изображает структурные блоки информации и логические взаимосвязи между ними. Компонентами модели являются сущности, атрибуты и связи.
Сущность - совокупность информации о реальном или воображаемом конкретном предмете. Каждая сущность должна обладать уникальным идентификатором. Каждый экземпляр сущности должен однозначно идентифицироваться и отличаться от всех других экземпляров данного типа сущности.
Атрибут – любая характеристика сущности, значимая для предметной области и предназначенная для классификации состояния сущности.
Связь – это графически изображаемая ассоциация, устанавливаемая между двумя сущностями, при которой каждый экземпляр одной сущности ассоциирован с произвольным количеством экземпляров второй сущности. Каждая связь имеет степень и может быть обязательной или необязательной. Существует три разновидности связей - «Один к одному» (1:1), «Один ко многим» (1:М) или «Многие к одному» (М:1) и «Многие ко многим» (M:М).[4]
Понятие может иметь несколько свойств, обладающих уникальностью значений, их называют возможными ключами. При существовании нескольких возможных ключей один из них выделяется в качестве основного (первичного) ключа.[4]
Используя вышеизложенное, построим ER – диаграмму. ER – диаграмма представлена на рис.3.2.1.
3.2.2 Модель данных
По ER – диаграмме, изображенной на рис.3.2.1 построим модель данных, которая учитывает типы и наименование полей и таблиц.
На рис.3.2.2 представлена модель данных, которая является прообразом проектируемой базы данных. В данной модели каждая сущность представляет собой таблицу базы данных, каждый атрибут является колонкой соответствующей таблицы.
3.3 Описание запросов
Работа с разрабатываемой системой предполагает обслуживание ряда запросов для получения требуемой информации. Ориентируясь на построенную ранее диаграмму бизнес-процессов, рассмотрим запросы, используемые при обращении к базе данных. Ниже представлены запросы для всех процессов диаграммы.
В процессе размещения рекламы (пункт 3.1.1) предполагается использовать следующие запросы:
- запрос для получения данных о размещенной ранее рекламе за указанный период (название носителя рекламы, тип носителя, тип рекламы, № счёта, цена, период показа, отчет).
В процессе организации выставки (пункт 3.1.2) предполагается использовать следующие запросы:
- запрос для просмотра всего списка выставок, относящегося к определенному типу участия (название выставки, дата проведения, место проведения, тип участия, отчет);
- запрос для получения информации о прошедших выставках за указанный период (название выставки, дата проведения, тип участия, место проведения, организатор, отчет);
- запрос для внесения информации о расходах на выставку (№ записи, услуга, счет, цена).
В процессе заказа сувенирной и полиграфической продукции (пункт 3.1.3) предполагается использовать следующие запросы:
- запрос для просмотра информации о всех заказах, относящегося к сувенирной или полиграфической продукции (№ записи, наименование, количество штук, № счета, цена, изготовитель, сроки изготовления, количество штук для выставки, дата заказа);
- запрос для получения информации о сделанных заказах за указанный период (наименование, количество штук, № счета, цена, изготовитель, количество штук для определенной выставки, тип продукции, дата заказа).
В процессе информационной рассылки (пункт 3.1.4) предполагается использовать следующие запросы:
- запрос для получения краткой информации о всех организациях, за которыми закреплен каждый сотрудник (название организации, отчёт);
- запрос для просмотра и редактирования подробной информации о всех клиентах, за которыми закреплен каждый сотрудник (название организации, руководитель, адрес, телефон, дата отправки, ответственный, название выставки, отчёт);
- запрос для заказа визитных карточек сотруднику (количество штук, изготовитель, номер счета, цена, срок изготовления, дата заказа);
- запрос для составления макета визитной карточки на английском и русском языках (Ф.И.О., должность, внутренний телефон, мобильный телефон, E-mail, FIO, Doljnost);
- запрос для составления приглашения на посещение выставки (название компании, Ф.И.О. руководителя, название выставки, дата и место проведения);
- запрос для составления информационного письма (название компании, Ф.И.О. руководителя).
3.4 Построение базы данных
По модели данных (рис.3.2.2) реализуем базу данных в MicrosoftAccess 2000. Схема базы данных представлена на рис.3.4.
На данной схеме показаны все таблицы, необходимые для реализации информационной системы, а также указаны взаимосвязи между ними.
3.5 Описание форм
Для обеспечения комфортной работы с информационной системой необходимо создать экранные формы, позволяющие: вводить, редактировать, просматривать интересующие данные, удалять ненужные записи. Рассмотрим экранные формы, созданные в MicrosoftAccess 2000. При создании экранных форм, для присвоения различных функций элементам управления и самим формам, использовались запросы и встроенный язык VisualBasic. Процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении.
3.5.1 Форма «Обложка»
Данная форма представлена на рис.3.5.1. Она является главной и автоматически открывается при запуске базы данных. Именно с нее начинается работа с информационной системой.
Основным элементом этой формы является набор вкладок: Реклама; Выставки; Сувенир/полиграфия; Сотрудник. Каждой вкладке соответствует свой набор кнопок:
- Реклама:
Кнопка «Показать все записи» - при нажатии открывает форму «Размещение рекламы» (рис.3.5.2);
Кнопка «Отчет по рекламе» - при нажатии вызывает отчет «Расходы на рекламу» (рис.3.6.1);
- Выставки:
Кнопка «Выставки в Москве» - при нажатии открывает форму «Участие в выставках» (рис.3.5.4);
Кнопка «Годовой отчет» - при нажатии вызывает отчет «Выставки» (рис.3.6.2);
- Сувенир/полиграфия:
Кнопка «Показать все записи» - при нажатии открывает форму «Заказ сувенир/полиграфия» (рис.3.5.8);
Кнопка «Годовой отчет» - при нажатии вызывает отчет «Сувенир/полиграфия» (рис.3.6.3);
- Сотрудник:
Кнопка «Данные о сотрудниках» - при нажатии открывает форму «Сотрудник» (рис.3.5.9);
Кнопка «Выйти из программы» - при нажатии вызывает закрытие формы «Обложка» и выход из системы.
Код обработчика событий элементов управления формы, представлен в приложении (пункт 1).
3.5.2 Форма «Размещение рекламы»
Форма представлена на рис.3.5.2. Она предназначена для просмотра данных о размещенной рекламе и поиска нужной записи по названию носителя рекламы.
Источником строк является таблица «НосителиРекламы».
Поле «№ записи» - при нажатии открывает форму «ПравкаРеклама» (рис.3.5.3) с данными соответствующими номеру этой записи;
Поле «Поиск» обеспечивает поиск записи по названию носителя рекламы с возможностью перехода на найденную запись;
Кнопка «Годовой отчет» - при нажатии вызывает отчет «Расходы на рекламу» (рис.3.6.1);
Кнопка «Выход» - при нажатии закрывает форму «Размещение рекламы»