Участь у масових заходах. Проголошення рекламних слоганів під час проведення акцій, концертів, пікетів і т.д.
Інформаційні приводи та їх правильне використання:
1. Заходи, проведені організацією в рамках своїх програм. Урочисте відкриття нової програми.
2. Участь у суспільних акціях, проведених у регіоні іншими організаціями, на правах „співорганізатора”. Тут можливі два варіанти організації висвітлення, в залежності від умов участі в оргкомітеті. У першому випадку, прес-секретар безпосередньо залучається до висвітлення заходу, тоді необхідно робити акцент перед журналістами на участь саме „РЕНОМЕ”, не забувши згадати інших організаторів. В другому випадку, висвітленням заходу займаються інші люди і якщо немає можливості до них „примкнути”, то можна або розіслати додатково прес-релізи про те, як „РЕНОМЕ” бере участь в акції, або привернути увагу журналістів на самому заході.
3. Свята різного характеру: загальнонародні (Новий рік), молодіжні (День студента, День молоді і т.д.), регіональні (День міста), свої ( день енергетика, день народження „РЕНОМЕ” ). Усі ці свята є додатковим приводом нагадати про себе. Можна розіслати прес-релізи з поздоровленнями від „РЕНОМЕ”, вітальні листівки, дати інтерв’ю про те, як організація відзначає дане свято. Так як до свят журналісти, як правило, роблять добірки матеріалів, поздоровлення може в неї дуже доречно вписатися, тому його необхідно зробити неординарним і цікавим.
4. Позиція організації по якому-небудь суспільно-політичному питанню, важливі події в життєдіяльності організації (наприклад, чергова конференція). У даному випадку доцільно зібрати прес-конференцію.
5. Люди. Журналістів завжди цікавлять конкретні особистості. Це може бути керівник організації, людина, що має які-небудь заслуги, або колишній співробітники організації, що є в даний час впливовими політиками і бізнесменами. За допомоги цих людей можна ще раз нагадати про організацію.
6. Дні відкритих дверей.
7. Участь у виставках, ярмарках.
8. Пікети.
9. Конкурси.
Написання прес-релізу
Прес-реліз – це готова інформація про яку-небудь подію. Прес-релізи містять різну інформацію в залежності від виду заходу, але існують загальноприйняті принципи складання їх.
Треба знати головне правило: прес-релізи скорочуються з кінця. Тому рекомендується використовувати принцип „переверненої піраміди”. У першому абзаці пишеться інформація про: що, де, коли, чому і як відбувається. Далі дається більш розширена інформація чи найбільш значні деталі.
І наприкінці вже несуттєва інформація, що може бути корисною журналістам для написання статті, підготовки відеоматеріалу.
Основні принципи складання прес-релізу:
1. Пишеться на фірмовому бланку організації.
2. Текст повинен вміщатися на одній сторінці.
3. Необхідно залишати великі поля для позначок.
4. Не дрібнити шрифт, так щоб текст був таким, що читається.
5. Всі абзаци з нового рядка.
6. Прес-реліз може мати заголовок.
7. Перша частина тексту повинна включати всю основну інформацію, текст повинен бути цікавим.
8. Абревіатури спочатку вводяться цілком.
9. Обов’язково повинні бути зазначені контактні координати.
10. Коли не знають, які точно офіційні особи будуть присутні на тому чи іншому заході, можна написати, очікується участь. Ця фраза ні до чого не зобов’язує і у той же час може бути певною зачіпкою для ЗМІ.
Організація і проведення прес-конференції
Прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло до „РЕНОМЕ” багато питань, на передодні чи закінченні якого-небудь заходу (події). Прес-конференція є самою ефективною формою взаємодії організації з журналістами, тому що вони одержують інформацію з перших рук.
Як правило, в прес-конференції беруть участь керівництво чи люди, максимально компетентні в питанні, висвітлюваному на прес-конференції.
Визначаючи дату і час прес-конференції, необхідно враховувати час виходу газет.
Щотижневі, як правило, виходять у другій половині тижня, тому прес-конференцію краще проводити в понеділок, вівторок (ці дні не так сильно перевантажені іншими подіями). Також треба враховувати заходи, що проводяться органами влади чи іншими нерівноцінними „РЕНОМЕ” організаціями, щоб ці події не накладалися одна на одну, інакше велика ймовірність того, що перевага буде надана чомусь більш важливому. Найгірший день для проведення прес-конференції – це п’ятниця. Дуже добре, з погляду напливу журналістів, вони пройдуть у суботу – день, так званого, „інформаційного голоду”.
Для підготовки прес-конференції необхідно:
- визначити тематику і склад учасників прес-конференції;
- підготувати ведучого;
- вирішити, хто буде виступати (не більш двох – трьох виступаючих);
- вибрати приміщення, бажано в центрі міста, повісити таблички, що вказують як пройти до місця прес-конференції, якщо зал розташований далеко від входу;
- визначити коло ЗМІ, запрошених на прес-конференцію;
- підготувати прес-реліз;
- розіслати факси, e-mail у ЗМІ;
- напередодні обдзвонити ЗМІ і запитати хто точно буде присутній;
- підготувати зал для П-К (мікрофони, склянки, мінеральна вода, ваза для квітів, подовжувачі для розеток);
- продумати можливість демонстрації слайдів;
- зустріти журналістів, вручити прес-пакет;
- представити учасників П-К;
- по закінченні виступу учасників П-К, довідається на рахунок питань у журналістів, якщо виникне затримка;
- подякувати всім присутнім за увагу і закінчити П-К;
- по можливості організувати каву, бутерброди.
У прес-релізах, що оповіщають про прес-конференцію необхідно вказати:
- місце, час і дату проведення;
- коло тих питань, що будуть висвітлені на прес-конференції, не розкриваючи їхньої суті;
- контактний телефон, за яким можна з’ясувати додаткову інформацію. Прес-релізи краще розіслати за 4 – 5 днів до прес-конференції.
На прес-конференції повинно виступати не більш трьох чоловік, не рахуючи прес-секретаря. Кожен з них повинен пояснювати тільки своє, заздалегідь визначене коло питань, щоб не допустити повторів. Бажано прописати в тезовій формі хто і що буде говорити й у якому порядку, щоб вишикувався логічний план. А також заздалегідь прописати відповіді на каверзні питання, що передбачаються, обміркувати, як можна обійти „гострі кути”. Оптимальна тривалість прес-конференції 30-40 хвилин.
Прес-секретар повинен спочатку представити учасників і коли усі вони висловляться запропонувати журналістам задавати питання. Прес-секретар повинен стежити за тим, щоб не було „гнітючої” тиші, якщо виникне затримка в розмові, заповнити паузу.
Необхідно приготувати для прес-конференції наступні матеріали:
роздатковий матеріал – це додаткова інформація, статистичні дані, цитати;
таблички з іменами і назвами посад виступаючих;
у залі, де проводиться прес-конференція краще повісити плакати із символікою “РЕНОМЕ”, щоб це потрапило в кадр.
За столом для реєстрації повинна сидіти людина, що зустрічає всіх журналістів, вручає їм весь роздатковий матеріал.
Бланк для реєстрації журналістів повинен містити графи: найменування ЗМІ, контактний телефон журналіста, що прийшов, час виходу матеріалу. По закінченні прес-конференції можна ще раз нагадати свої контактні телефони, тому що в ЗМІ можуть виникнути питання.
У випадку, якщо на прес-конференцію з нагоди якої-небудь події прийшли два – три журналісти замість двадцяти запланованих? Способом уникнути глузувань стане терміновий привід скоротити прес-конференцію до розмірів брифінгу. Не треба саджати журналістів за столи, приготовлені на двадцять чоловік. Якщо прес-конференція планувалася в перерві якого-небудь заходу, то потрібно підвести журналістів одного за іншим до перших осіб, інтерв’ю з якими може зацікавити пресу. Нібито стихійні, а насправді сплановані, інтерв’ю, зможуть вивести фірму “РЕНОМЕ” з неприємного положення.
Організація і проведення брифінгу
Брифінг – це короткий оперативний виступ перед пресою по свіжих слідах важливих подій.
Уся різниця між прес-конференцією і брифінгом в часових відрізках, що на них приділяються. Брифінг не може бути більш як 20-30 хвилин. Такий короткий часовий відрізок припускає, що ведучий брифінгу може тримати ситуацію в руках. 10 хвилин, як правило, приділяється виступаючому, 10-20 хвилин на бліц-відповіді на питання журналістів.
Зрозуміло, під час брифінгу не подається мінералка, бутерброди і т.п. Більш того, брифінг можна провести стоячи, не розсаджуючи журналістів і виступаючих за столи.
Стандартна схема висвітлення заходів
Культурно-масові, розважальні. Вони проводяться в рамках якої-небудь акції: презентація нової програми в рамках загальнонародних святах (День студента, Новий рік і т.д.). Ці заходи одноразові.
Послідовність дій по висвітленню:
1. Підготувати прес-релізи, у яких повинні бути зазначені: дата, місце, час, мета, організатори і програма заходу.
2. Розіслати прес-релізи, запросити журналістів на захід і скласти список акредитованих журналістів (для друкованих ЗМІ за 4-5 днів до заходу, для електронних ЗМІ – 2-3 дня до заходу).
3. Напередодні чи в день заходу ще раз обдзвонити запрошених журналістів і нагадати про час і місце заходу.
4. Зустріти кореспондентів у місці проведення заходу і провести на спеціально відведені місця. Якщо є необхідність, роздати додаткові прес-релізи.
5. З’ясувати хто з кореспондентів хоче взяти інтерв’ю й у кого. Організувати інтерв’ю.
6. По закінченні заходу скласти підсумковий прес-реліз і розіслати в ЗМІ. У підсумковому прес-релізі повинна міститися інформація про хід заходу, уточнені всі прізвища, назви, найменування, можна включити найбільш цікаві висловлення кого-небудь з чи учасників організаторів (як правило, журналісти охоче використовують ці фрази). Якщо в підсумковому прес-релізі немає необхідності, то можна просто подзвонити журналістам і уточнити всі прізвища і назви.