Кроме того, во время подобной работы очень часто забывается о том, что с помощью каждого отдельного мероприятия можно еще и существенно расширить аудиторию компании. Речь идет именно о так называемой полезной аудитории. Самый очевидный пример: клиенты конкурирующих компаний. Мировая практика маркетинга, имеет огромное количество успешных и крайней эффективных примеров работы именно с такой аудиторией[36].
Успешные мероприятия - это не только правильно организованный процесс подготовки, продуктивная работа с участниками, подрядчиками и спонсорами. В работе с мероприятиями важно изначально просчитать расходы, спрогнозировать доходы, а также направить усилия на оптимизацию расходной части ивента. Александр Шумович в книге "Великолепные мероприятия", говоря о финансовом управлении мероприятий, вводит их новую финансовую классификацию[37]: мероприятия, непосредственно приносящие прибыль; самоокупающиеся мероприятия - один уровень расходов и доходов; мероприятия, опосредованно приносящие прибыль; бесприбыльные или планово убыточные мероприятия - по большей части внутрикорпоративные мероприятия.
При финансовом планировании важно определить финансовую задачу: покрытие расходов, получение прибыли, либо удержание расходов на нужном уровне. Планируя бюджет мероприятия, стоит придерживаться следующих правил: планировать гибко, предусматривать несколько сценариев развития; приложить все силы, чтобы не менять спланированный бюджет; необходимо заранее зарезервировать средства на срочные непредвиденные нужды; утвердить реалистичные и понятные всем методы оценки мероприятия.
Финансовая кампания мероприятия предполагает несколько источников получения доходов и многообразие статей расходов. Источники получения доходов подразделяются следующим образом: регистрационные взносы, продажа билетов на мероприятие, спонсорство, доходы от рекламы, доходы от аренды площадей, комиссионные, бартерные сделки, гранты, дотации, другие доходы. Что касается расходов, они могут быть весьма разнообразными, их можно разделить на прямые и накладные.
Прямые расходы - связанные с проведением самого мероприятия (аренда помещения, оборудования и пр). Накладные расходы - не связанные напрямую с самим мероприятием, но необходимые для его организации (зарплата персонала, аренда офиса, канцелярские расходы и пр)
Прямые расходы, в свою очередь, состоят из суммы фиксированных и переменных расходов. Фиксированные расходы - это все, что не зависит от того, сколько человек принимало участие в мероприятии. К ним можно отнести: расходы на маркетинг и рекламу, на аренду помещения, вознаграждения консультантам, расходы на вспомогательный персонал, на оформление, звук, свет, музыку, декорации, обеспечение шоу-программы, транспортные расходы, проживание и др. Переменные расходы - это все, что зависит от количества человек на мероприятии. К ним можно отнести: раздаточные материалы, закуски, питание, алкоголь, подарки, транспорт и проживание и пр.
В некоторых случаях состояние финансов мероприятия таково, что нужно рассмотреть возможности сокращения расходов на его проведение. При оценке возможности оптимизации расходов необходимо в первую очередь расставить приоритеты и определить основные ключевые моменты мероприятия, без которых совершенно не обойтись. Поскольку к моменту, когда возникает необходимость экономить, организатор уже несет фиксированные расходы, обычно под сокращение попадают переменные.
Снизить расходы также можно путем проведения мероприятия в рамках другого, большего по масштабам[38]. Это позволит снизить расходы на рекламу, получить скидки от субподрядчиков, обслуживающих большее мероприятие.
Когда мероприятие прошло, это не означает, что работа над ним закончена.
Работа после мероприятия, конечно, занимает далеко не так много времени как его подготовка, однако, является такой же важной его частью.
Работа после мероприятия включает в себя: оценку эффективности, проведение исследования отношения целевой аудитории, коммуникации с участниками, спонсорами, подрядчиками, СМК.
Параметры оценки эффективности должны быть разработаны еще на этапе планирования мероприятия[39]. Для каждого мероприятия они могут быть различными, и зависят, в первую очередь, от целей мероприятия. Если цель достигнута, ее можно измерить. Например, такими показателями как: активность целевой аудитории на мероприятии - посещаемость; активность СМК - количество информационных сообщений по итогам мероприятия, количество положительных / отрицательных отзывов на сайте мероприятия, в комментариях к статьям на сайтах партнеров, в обсуждениях в блогах; количество приобретенных контактов, собранных визиток, удачных бесед с потенциальными клиентами и пр.
Кроме того, эффективность мероприятия можно измерить, проведя исследование целевой аудитории[40]. Целесообразно проводить его методом анкетирования, раздав анкеты на мероприятии, затем собрать их или обменять на какую-либо ценную информацию. Здесь также можно применить и другие виды исследования: интервьюирование отдельных участников, экспертов, проведение фокус-групп, использование технологии "стороннего наблюдателя" и пр.
Коммуникации с участниками включают в себя: вручение сертификатов участника, рассылку благодарственных писем, рассылку информации о медиа-активности по итогам мероприятия, адресную рассылку журналов/газет с публикациями по итогам мероприятия и пр.
Коммуникации с подрядчиками, спонсорами, партнерами включают также подготовку и рассылку благодарственных писем, информирование о медиа-активности, количественные и качественные показатели мероприятия, ведение документации.
Взаимодействие с СМК после мероприятия - это рассылка благодарственных писем, написание пост-релизов, обеспечение информационными, фото, видео и другими материалами, организация личных коммуникаций с отдельными участниками мероприятия (по мере необходимости) и пр.
Конечно, одним из самых важных пунктов для организатора является итоговый отчет по прибыльности мероприятия, а также планирование дальнейшей маркетинговой деятельности в направлении организации мероприятий[41].
Таким образом, несмотря на то, что понятийный аппарат выбранной темы выпускной квалификационной работы по-разному интерпретируется различными авторами и исследователями в области пиарологии, существует четкая концепция в определении понятия событийного маркетинга и специальных мероприятий как его части. Так, в контексте данной работы, специальное мероприятие можно определить как систему внешних коммуникаций базисного субъекта PR, призванную стимулировать процесс приращения паблицитного капитала. Специальные мероприятия занимают существенную позицию в системе маркетинговых коммуникаций базисного субъекта PR, и оказывают непосредственное влияние на процесс продвижения бренда, и, как результат, приращение паблицитного капитала. Процесс организации специальных мероприятий включает ряд действий и решений, предполагающих наличие в функционале базисного субъекта PR исследовательских, коммуникативных, управленческих качеств, навыков планирования, формирования бюджета, оценки результата.
Организация и проведение специальных мероприятий, направленных на внешний рынок - эффективный способ улучшения имиджа бренда, и, как следствие, приращения паблицитного капитала базисного субъекта PR. Однако истинность данных тезисов должна быть обоснована на практике. Для доказательства выдвинутой выше теоретической части, мы выбрали компанию, для которой нам довелось провести три специальных мероприятия, направленных на внешнюю аудиторию. Основные аспекты анализа - процесс подготовки, организации, проведения данных мероприятий, оценка их эффективности в процессе приращения паблицитного капитала компании.
Издательство работает на рынке специализированных изданий рынка банковских и финансовых продуктов и услуг с 2006 года, и выпускает два издания: газета "Уральская кредитная линия" и журнал "Кредитная линия". Мероприятия, которые проводились автором для этого издательства, были направлены, в основном на целевую аудиторию журнала, поэтому целесообразно будет описать деятельность данного предприятия, связанную непосредственно с выпуском журнала "Кредитная линия".
Выходные данные
Объем: 36 полос
Формат: А4, полноцвет
Тираж: 7 000 экземпляров
Периодичность: 1 раз в месяц
Распространение: бесплатно
География распространения: Челябинская область
Журнал "Уральская кредитная линия" позиционируется как единственное на Южном Урале специализированное издание, посвященное всему спектру банковских услуг и финансовых продуктов. Журнал компетентно и доступно рассказывает о финансовых вопросах: кредитных программах, рациональных способах накопления и специфике инвестиций, о ситуации на банковском рынке.
Целевая аудитория журнала "Уральская кредитная линия" - это владельцы и руководители бизнеса, топ-менеджеры, менеджеры среднего звена (см. Приложение 1).
Рекламодатели журнала "Уральская кредитная линия": банки, финансовые, страховые, риэлтерские и строительные компании, автодилеры.
Среди рекламодателей журнала существует мнение, что "Уральская кредитная линия" - эффективный рекламоноситель для банков, финансовых, инвестиционных, страховых, строительных компаний и других структур, заинтересованных в привлечении организаций и частных лиц, для которых актуальны вопросы управления и привлечения денежных средств.