Контроль постачань. Одним із значимих завдань контролю постачань є контроль якості постачання, тобто облік кількості рекламацій і браку. Контроль постачань включає також вистежування термінів постачання (кількість ранніх постачань або запізнень), вистежування термінів оформлення замовлення, термінів транспортування, а також контроль стану запасів матеріальних ресурсів.
Підготовка бюджету закупівель. Істотною частиною закупівельної діяльності є економічні розрахунки, так необхідно точно знать, в що обходяться ті або інші роботи і рішення. При цьому визначають наступні види витрат:
витрати на виконання замовлення після основних видів матеріальних ресурсів;
витрати на транспортування, експедиція і страхування;
витрати на вантажопереробку;
витрати по контролю за дотриманням розумів договору постачання;
витрати на приймання і перевірку матеріальних ресурсів;
витрат на пошук інформації про потенційних постачальників.
В рамках проведення економічних розрахунків до завдань закупівельної логістики слід віднести розрахунок витрат із-за дефіциту матеріальних ресурсів.
7. Координація і системний взаємозв'язок закупівель з виробництвом, збутом, складуванням і транспортуванням, а також з постачальниками. Це специфічне завдання закупівельної логістики, що вирішується, як було відмічено вищим, за допомогою організації системного взаємозв'язку закупівель з виробництвом і збутом, а також тісних зв'язків з постачальниками в області планерування, економіки, техніки і технології.
В закупівельній логістиці до завдання типа «Зробити або купити» відноситься прийняття одне з двох альтернативних рішень:
самостійно формувати асортимент, купуючи ресурси безпосередньо у заготівника;
купувати товарні ресурси в посередника, який спеціалізується на розукрупненні виробничих партій, формуванні широкого асортименту і постачаннях його споживачам в скомплектованому вигляді.
Розглянемо можливі заподій, по яких закупівля в посередника може виявитися вигіднішою, ніж безпосередньо у виробника:
Купуючи товарні ресурси в посередника, підприємство, як правило, має можливість придбати широкий асортимент невеликими партіями. У результаті скорочується потреба в запасах, складах, зменшується об'єм договірної роботи із заготівниками окремих позицій асортименту.
Ціна товару в посередника може виявитися нижче, ніж в заготівника. Передбачимо, виробник реалізує товар за наступними цінами:
а) для дрібнооптових покупців – 10 грн. за одиницю;
б) для оптових покупців – 8 грн. за одиницю.
Посередник, купивши партію по 8 з 12% націнкою, то 8,96. Виробник повинний продавати малі партії по ціні 10 а не по 8,96
3. Виробник товару може розташовуватися територіально на віддаленій відстані, ніж посередник. Додаткові транспортні витрати в цьому випадку можуть перевищити різницю в цінах виробника і посередника.
Одній з основних проблем, що виникають при закупівлі товару є вибір постачальника. Важливість її пояснюється не лише тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників однакових товарів, але головним чином тим, що постачальник має бути надійним партнером фірми в реалізації її логістичної стратегії.
Розглянемо основні етапи вибору постачальника.
Визначення і оцінка вимог покупців до кількості, якості, термінів постачання і сервісу, що додається до товару.
Визначення типа закупівель: сталі (постійні) закупівлі, модифіковані закупівлі (в яких міняється постачальник або параметри товарів, що купуються), нові закупівлі (закупівлі, пов'язані із зміною кон'юнктури ринку).
Аналіз поведінки ринку. Постачальник може функціонувати в різному ринковому середовищі і типові ринку: монополістичному, високо конкурентному. Знання і аналіз ринку постачальників допомагають логістичному персоналу фірми визначити кількість можливих постачальників, позицію на ринку, професіоналізм і інші чинники, що дозволяють правильно організувати закупівлі.
Ідентифікація всіх можливих постачальників і їх попередня оцінка.
Після відбору найбільш відповідних постачальників продукції відбувається остаточний вибір постачальника. При цьому використовується метод багатокритерійної оцінки, що включає такі показники як рівень ціни, надійність постачань, якість супутнього сервісу і ін.
Реалізація процесу постачань конкретної номенклатури товарів від постачальника посередницькій фірмі: оформлення договірних стосунків, передача прав власності на продукцію, транспортування, вантажопереробка, зберігання, складування і тому подібне
Контроль і оцінка виконання закупівель. Після завершення процесу доставки має бути організований вхідний контроль якості продукції (дана процедура для надійних постачальників, особливо при вживанні технології JIT, може бути відсутнім). Ефективність управління закупівлями оцінюється в результаті безперервного контролю і аудиту виконання розумів договорів по термінах, цінах, параметрах постачань, якості продукції і сервісу.
Системи постачань «Точно в час» і «Kanban»
Розподіл програм виробництва, постачання і збуту, що працюють строго по графіку («Канбан» і «Точно в строк»), – це результат вдосконалення методів виробництва товарів і доставки їх на ринок. Взаємозв'язок і взаємозалежність всіх логістичних елементів, включаючи транспорт, зумовили необхідність комплексного підходу до їх подальшого розвитку, на базі якого і відбувалося формування інноваційних транспортних систем збору і розподілу матеріальної продукції. Підготовка до впровадження вищезгаданих програм полягала в таких заходах, як: налагодження високоякісного і надійного виробництва; перепланування виробничих приміщень і налаштування їх на ефективну роботу (включаючи поліпшення роботи по збору замовлень споживачів): впровадження сучасних інформаційних систем, що забезпечують поточне управління і контроль всього логістичного процесу в реальному масштабі часу, і, нарешті, забезпечення надійного транспортування вантажів.
Перші три пункти підготовчих заходів зазвичай здійснюються виробничими і рідше посередницькими фірмами. Перевезення ж повністю або частково виконуються транспортними підприємствами загального користування. Оскільки всі елементи логістичних каналів, що функціонують по вищезгаданих програмах, повинні працювати майже ідеально, аби уникнути зупинки виробничого процесу або вичерпання запасів в споживачів, оскільки безпосередній контроль за рухом товарно-матеріальних цінностей є основним об'єктом пильної уваги. Цього виходить же, що транспорт є важливою оленицею логістичної системи: він повинний володіти поруч необхідних властивостей і задовольняти певним вимогам в цілях створення інноваційних систем збору і розподілу вантажів. Перш за все, транспорт має бути досить гнучким, аби забезпечувати перевізний процес, що піддається щотижневою або навіть щоденною коректуванню, гарантувати часту і цілодобову доставку вантажів в розкидані і віддалені пункти, надійно обслуговувати клієнтуру з метою уникнення зупинки роботи підприємства або дефіциту в замовника. Одночасно транспорт повинний володіти здатністю перевозити невеликі партії вантажів через короткі інтервали годині відповідно до змінних запитів користувача і розумів дрібносерійного виробництва. Основними організаційними структурами, що відповідають вищезгаданим вимогам, стали регіональні транспортні компанії по збору і розподілу вантажів, що забезпечують перевезення на невеликі відстані до торгівельної зони. Такі компанії зазвичай здійснюють перевезення вантажів малими партіями і дають економію витрат за рахунок використання власного терміналу по збору і розподілу вантажів замість розподільного центру промислової фірми, обслуговуючого деякий регіон і що несе витрати за змістом запасів.
Прагнення мати логістичні системи з вищим рівнем обслуговування і низьким рівнем запасів товарно-матеріальних цінностей на довгих лініях постачання привело до виникнення різних варіантів управління цими системами, а саме: до зміни традиційних способів консолідації вантажів, виконанню операцій на поблизу розташованих складах, здійсненню нового вигляду послуг із збору і розподілу вантажів, а також об'єднання систем постачальників і виробників. При традиційних способах надання послуг скорочення годині доставки вантажів досягається шляхом комбінування швидкого обслуговування клієнтури транспортними компаніями загального користування і спеціальної прискореної обробки вантажів в пунктах їх об'єднання.
Позитивна сторона (для постачальників і виробників) даного способу обслуговування полягає в простоті зміни вигляду послуг і розміру партій вантажів, що доставляються транспортними фірмами і можливості пристосовувати логістичні операції до потреб підприємства в постачаннях на повсякденній основі.
Найсучасніший варіант логістичного обслуговування клієнтури за програмою «Точно в рядків» (при далеких відстанях перевезень вантажів) – це інтегровані системи постачання постачальника і виробника, що з'явилися завдяки впровадженню в господарську практику фірм електроніки. В таких системах є новітні типи ЕОМ, пов'язані з центральною ЕОМ розподілу, яка видає дані про наявність запасів товарно-матеріальних цінностей, в тому числі в пунктах укрупнення партій вантажу і на всій дорозі дотримання.