Всякое лицо или фирма занимается той или иной экономической деятельностью с целью рано или поздно получить прибыль, компенсирующую понесенные по ходу этой деятельности затраты. В этом смысле всякая фирма взаимодействует с внешней экономической средой в двух аспектах. Во-первых, она должна снабжаться товарами и сырьем, необходимыми для ее деятельности. Во-вторых, она должна иметь сбыт подготовленных ее к реализации товаров.
В некоторых случаях фирма продает именно то, что закупает, зачастую даже не изменяя упаковки. Здесь речь идет о чисто коммерческой деятельности. Экономический эффект для лиц, занявшихся деятельностью такого рода, образуется за счет использования конкретных обстоятельств времени и места, выполнения работ по складированию и транспортировке и вытекающих из этого особенностей ценообразования.
Другим предельным случаем является тот, когда деятельность фирмы начинается с самостоятельной добычи руды на горных предприятиях, являющихся ее собственностью, и заканчивается продажей изделий, являющихся результатом глубокой переработки этой руды и обладающих по сравнению с ней многократно более высокой ценой. Примером такого рода могут служить алмазные ювелирные корпорации. Хотя и в этих случаях нельзя говорить о полной независимости таких фирм от снабжения со стороны внешних поставщиков.
В целом, большинство производственно-сбытовых фирм, для которых применимы принципы логистики, занимают некоторое промежуточное положение между двумя названными крайними случаями.
Изучение рынка поставщиков и продуцентов и планирование процесса закупок и поставок так же необходимо для эффективного функционирования фирмы, как и изучение рынка сбыта и круга клиентуры и планирование сбыта и продаж.
Поставки могут осуществляться на основе прямых договорных связей между поставщиками или продуцентами, с одной стороны, и покупателями – с другой. Тем не менее, мировой опыт и отечественная практика показывают, что более эффективным является осуществление процесса закупок и поставок при участии промежуточных оптовых предприятий, являющихся коммерческими посредниками.
В первом случае можно за счет уменьшения числа посредников получать необходимые товары по более низким ценам. Прямые договорные связи обычно применятся для поставок товаров простого ассортимента с длительной и стабильной потребностью.
Для товаров же сложного ассортимента при гибко изменяющемся динамичном спросе роль оптовых посредников не только продолжает оставаться достаточно большой, но имеет тенденцию к дальнейшему увеличению. Это объясняется тем, что, взимая определенную плату за свою работу, такие посредники обеспечивают дополнительные услуги.
Для покупателей они ведут информационное и консалтинговое обслуживание, осуществляют концентрацию и складирование товаров, обеспечивают кредитование.
Для поставщиков они осуществляют маркетинговое обслуживание, концентрацию коммерческой деятельности, обеспечивают инвестиции в процесс товародвижения, гарантируют сохранение и корректность передачи прав собственности на товар и, в конечном счете, минимизируют коммерческие риски.
При организации и управлении закупочной деятельностью необходимо каждый раз решать задачу: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве.
В англоязычной научно-технической литературе задача «сделать или купить» называется «Make or Buy Problem», сокращенно – проблема МОВ.
Исход подобного выбора определяется как внешней конъюнктурой, складывающейся на рынке, так и внутренними особенностями самой фирмы и характером выполняемых ею заказов.
До настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение: следует ли данное комплектующее изделие изготавливать «у себя», или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий интуитивный характер, зависящий от лица, принимающего это решение и может быть наиболее правильно принято по результатам экспертизы.
Информация должна отражать такие категории, определяющие рыночную ситуацию, как предложение, спрос, баланс между ними, а также рыночные цены. Собираемая информация должна также относиться к таким важным институтам любого рынка, в том числе и рынка закупок, как биржа и банки.
Биржа является объединением коммерческих посредников и местом проведения торгов и представляет собой оптовый рынок.
Банки – это экономические институты, обеспечивающие аккумулирование денежных средств, предоставление кредитов, осуществление денежных расчетов, выпуск ценных бумаг и др.
Анализ цены закупок, создающий информационный базис для решения проблемы МОВ, имеет ряд разновидностей, каждая из которых полезна в своем роде для вынесения соответствующих решений.
После принятия решения о закупке того или иного вида сырья, материала или комплектующего изделия на внешнем рынке возникает вопрос об оформлении отношений с поставщиком или продуцентом, обеспечивающим известную степень уверенности при организации всей производственно-сбытовой деятельности. Оформление таких закупок обычно осуществляется с помощью заявок и заказов.
Процесс закупки заканчивается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.
Договор поставки заключается после принятия решения о выборе поставщика и определения взаимоприемлемых условий поставки требуемых изделий путем выполнения определенной процедуры. Эта процедура заключается в направлении одной из сторон в адрес другой стороны предложения заключить договор на условиях оферты.
Оферты бывают твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному партнеру с указанием срока, в течение которого допускается изменение ее условий. Свободная оферта рассылается неограниченному числу партнеров и не содержит никаких обязательств. В случае положительной реакции получателя оферты процедура должна привести к принятию этого предложения другой стороной, так называемым акцептом или акцептированием.
Договор поставки составляется в письменной форме в виде документа, подписанного обеими сторонами, а также путем обмена документами по различным каналам связи с подтверждением, что эти документы действительно исходят от сторон, участвующих в договоре.
Договор считается заключенным и становится обязательным для сторон-участников с момента, когда между его участниками достигнуто согласие по всем существенным условиям. Обычно эта дата указывается в тексте договора. Но договор также считается заключенным с момента получения лицом, направившим оферту, ее акцепта, если отправленная оферта содержит все существенные условия договора.
Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков.
Назначение удельной значимости каждого фактора при расчете рейтинга поставщика для конкретной задачи поставки является творческим и неформализованным актом. Наиболее правильным будет, если эта удельная значимость будет назначена как экспертная оценка в результате проведения независимой экспертизы.
Традиционные методы поиска, анализа и выбора поставщиков в последнее время дополняются новыми формами и методами.
Обычной практикой до последнего времени являлся единоличный выбор поставщика агентом фирмы, отвечающим за закупки, или же коллегиальный выбор в результате обсуждения на уровне отдела закупок, иногда во взаимодействии с производством и ОТК.
Сейчас все большее распространение приобретает обращение названного агента или отдела в специализированную посредническую фирму или бюро. Обычно к услугам специализированных фирм или бюро прибегают тогда, когда компания-потребитель встает перед необходимостью получения принципиально нового сырья, материалов или комплектующих изделий, либо когда она осваивает новые рынки.
Ориентация на внешнего поставщика чревата риском и потерями не только связанными со срывом сроков поставки, но и связанных с поставками изделий более низкого качества, чем это требуется по условиям технологического процесса. Денежные санкции по отношению к недобросовестному поставщику не могут скомпенсировать проблемы, возникающие в таком случае у компании-покупателя.
Новой организационной формой, призванной обеспечить требуемое качество продукции, предоставляемой поставщиками, является создание ассоциаций компаний-покупателей. Современной тенденцией на рынке товаров производственного назначения является осуществление долговременных планируемых связей между поставщиками и покупателями. Основной формой связи, закрепляющей выбор поставщиков и условия взаимодействия продавца с покупателем, является договор поставки товаров.
После того, как выбраны поставщики, необходимо определить характер взаимодействия с ними. Практически это выражается в определении объема заказываемой партии, а также периодичности повторения заказов.
Расходы по приобретению и доставке заказов примерно обратно пропорциональны объему заказываемой партии.
Расходы на хранение доставленной партии товаров, наоборот, растут прямо пропорционально хранимому объему товара.
Задача минимизации размера заказываемой партии, имеет графическое и аналитическое решения, позволяющие проводить практические расчеты. Подобные расчеты являются в известной мере идеализированными и исходят из следующих предположений:
- общий объем поставок на более или менее длительный период (согласованный в договоре на поставку) известен;
- величина спроса на выходную продукцию за этот период не изменяется;