Перегляд таблиці даних запиту. Після виконання запиту в зоні даних з'являться відібрані рядки даних. Для перегортання сторінок даних використовуються стандартні засоби: клавіша Page Down (наступна сторінка), клавіша Раgе Up (попередня сторінка) і вертикальна лінійка прокручування. Для перегляду довгих записів, яким не вистачає місця на екрані, використовуються клавіші зі стрілками(←,→) та горизонтальна лінійка прокручування. Для збільшення кількості рядків на сторінці необхідно збільшити її висоту.
Щоб збільшити висоту сторінки, треба сховати верхню частину вікна запиту, де знаходяться таблиці даних. Для цього знімається позначка з пункту меню Вигляд/Таблиці або натискається кнопка Відображення таблиць. Повторне виконання однієї з вказаних команд відтворює зображення таблиць бази даних на екрані.
Для швидкого переходу до потрібного запису за його номером можна використати меню, комбінації клавіш і спеціальні кнопки, що знаходяться у нижньому лівому куті.
За допомогою пункту меню Записи/Перейти можна виконати перехід до конкретного запису за його номером у файлі бази даних.
Другий спосіб переходу до потрібного запису - натискання відповідної комбінації клавіш:
Ctrl + PgDn — наступний запис;
Ctrl + PgUp — попередній запис;
Ctrl + End — останній запис;
Ctrl + Home — перший запис.
Третій спосіб швидкого переходу до потрібного запису - це введення номера запису в спеціальне поле з написом Запис або натискання на відповідну кнопку переходу (до першого, до попереднього, до наступного і до останнього запису) з лівої і правої сторони цього поля. При введенні числа у поле Запис можна перейти до потрібного запису за його номером.
Редагування даних. Таблиця із записами може знаходитись або у режимі “захист від редагування”, при якому внесення будь-яких змін у запис неможливе, або у режимі “редагування”, який дозволяє модифікувати дані бази. Переключення з одного режиму на інший виконується за допомогою пункту меню Записи/Дозволити правку.
На початку кожного запису в зоні даних може знаходитися маркер запису (зірочка означає вільний запис, чорний трикутник - поточний запис), а під час редагування запису в його маркері з'являється символ олівця. Хоча дані редагуються в зоні таблиці запиту, модифікований запис записується на диск, як тільки покажчик поточного запису перейде на інший запис.
Для виправлення помилок у даних використовуються такі клавіші:
- Delete - для вилучення символу за курсором;
- Backspace - для вилучення символу перед курсором;
- Esc - для відмови від змін у поточному записі.
Для вилучення або копіювання поля, запису чи колонки, їх необхідно спочатку виділити. Поле вважається виділеним, якщо:
- текст у цьому полі виділено;
- курсор уведення знаходиться у цьому полі;
- курсор миші встановлено на лівій межі цього поля (при цьому він перетворюється на стрілку, яка вказує направо) і клацнути лівою кнопкою миші.
Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів.У меню Формат є стандартні пункти Шрифт, Висота рядка та Ширина колонки, які визначають зовнішній вигляд таблиці. До стандартних операцій належать також коригування висоти рядків і ширини колонок за допомогою миші.
На сприйняття інформації значною мірою впливає кількість колонок та черговість їх розташування. Процедура переміщення колонок досить проста. По-перше, колонку, яку потрібно змістити, необхідно виділити, клацнувши мишею на її імені. Потім, не відпускаючи кнопки миші, її можна перемістити на потрібне місце.
Будь-яку колонку можна усунути з екрану без її вилучення з таблиці запиту. Для цього треба виділити якесь поле цієї колонки або її всю і виконати команду Формат/Сховати колонки. Для того, щоб показати приховану колонку, необхідно виконати команду Формат/Показати колонки. При цьому відкривається діалог Показати колонки, у якому перелічено імена колонок. У видимих колонках біля імені є відповідні позначки.
Для того, щоб у вихідній таблиці запиту не було ідентичних рядків, треба в меню Вигляд вибрати пункт Властивості запиту і в діалозі, який після цього відкриється, включити параметр Тільки унікальні значення.
4.3 Перенесення даних в Excel. Фільтрування даних. Критерії відбору. Обробка даних. Використання функцій у критеріях відбору.
Перенесення даних в Excel.Перший спосіб перенесення даних вимагає таких підготовчих дій:
- виділяються дані, які треба перенести в Excel;
- виконується команда Правка/Копіювати або натискається комбінація клавіш Ctrl+C.
Завдяки цим діям вміст виділеної зони буде перенесено у буфер тимчасового зберігання й після активізації Excel командою Правка/ Вставити або натисканням комбінації клавіш Ctrl+V його можна вставити у будь-яке місце робочого аркуша. В робочий аркуш будуть вставлені лише дані без найменувань полів. Якщо перед поверненням в Excel виконати команду Файл/Зберегти, то це дасть змогу потім відкривати запит командою Файл/Відкрити запит.
Другий спосіб може бути використаний лише тоді, коли створення запиту починається в Excel за допомогою команди Дані/Отримати зовнішні дані. Для повернення в Excel з передачею даних необхідно виконати команду меню Файл/Повернути дані в Microsoft Excel. Відкриється діалог Отримання зовнішніх даних із запитом, у якому місці робочої книги Excel і як мають бути розміщені ті дані, що передаються з MS-Query. Якщо у цьому діалоговому вікні встановити параметр Зберегти запит, то у подальшому можна буде викликати MS-Query, подвійно клацнувши на цих даних. Запит буде виконано знову. Якщо встановити параметр Включати імена попів, то в Excel будуть передані імена полів бази даних.
Фільтрування даних. Критерії відбору.Однією із найважливіших функцій будь-якої інформаційної системи є відбір або фільтрування даних. Виконання цієї функції досягається шляхом накладання критеріїв відбору. Саме вони дозволяють отримувати інформацію, яка задовольняє ті чи інші потреби.
Для того, щоб визначити потрібні критерії, необхідно відобразити зону критеріїв у вікні запиту. Це досягається або увімкненням кнопки Показати/Сховати критерії, або виконанням команди Перегляд/Критерії. Після цього з'являється зона критеріїв.
Перший рядок цієї зони, який позначено як “Умова”, призначається для занесення назв полів (колонок) таблиці бази даних, значення яких будуть перевірятися при фільтрації записів. Клітини інших рядків призначені для введення умов, яким мають відповідати ці поля відібраних записів бази даних. Умови, що знаходяться в одному рядку області критеріїв, з'єднуються між собою оператором “І”. Умови, що знаходяться у різних рядках, з'єднуються між собою оператором “Або”. При виконанні команди кожний рядок таблиці бази даних перевіряється на відповідність умовам кожного рядка критеріїв. Якщо рядок таблиці бази відповідає умовам хоча б одного рядка критеріїв, то цей рядок бази з'являється в зоні даних запиту.
Для того, щоб визначити поля таблиці бази даних, значення якої будуть перевірятися при фільтрації записів, можна застосувати один з таких способів:
- увести з клавіатури ім'я поля таблиці бази даних у будь-яке порожнє поле першого рядка зони критеріїв;
- клацнути мишею на порожньому полі першого рядка зони критеріїв. На цьому полі буде встановлена кнопка випадного списку з іменами полів таблиці даних. Треба розкрити цей список (клацнувши мишею на кнопці списку) і вибрати з нього потрібне ім'я;
- поставити курсор миші на ім'я поля таблиці бази даних, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягнути поле у зону критеріїв;
- виконати команду Умови/Додати умови.
При використанні останнього способу розкривається діалогове вікно Додавання умови, до якого можна ввести всі необхідні умови відбору (фільтрування) записів таблиці бази даних. При використанні інших способів уводиться лише одна умова. Вона може бути введена або з клавіатури, або через діалогове вікно. В останньому випадку треба два рази клацнути лівою кнопкою миші на полі введення умови. При формуванні умов найчастіше застосовуються такі оператори:
| дорівнює | = |
| не дорівнює | ‹ › |
| більше | › |
| більше або дорівнює | ›= |
| менше | ‹ |
| менше або дорівнює | ‹= |
| міститься у | Іn |
| не міститься у | Not In |
| між | Between |
| не між | Not Between |
| схоже на | Like |
| не схоже на | Not Like |
| порожнє | Is Null |
| не порожнє | Is Not Null |
| і | And |
| або | Or |
Умови для символьних полів. При введенні умови для символьного поля бази у відповідному полі зони критеріїв вводиться потрібна послідовність символів. Якщо ця послідовність містить у собі пропуски або спеціальні символи, її слід взяти в одинарні лапки, а краще при введенні символьних значень завжди використовувати лапки.
Скажімо, потрібно отримати прізвища і телефони тих покупців, які живуть у Львові. Один із способів отримати таку інформацію складається з таких дій:
- якщо на екрані відсутня зона для введення критеріїв, клацнути лівою кнопкою миші по кнопці Відображення умов;