Є чотири способи переключення між активними задачами: перший спосіб — за допомогою комбінації клавіш Alt+Tab; другий спосіб — за допомогою комбінації клавіш Alt+Esc; третій спосіб — клацнути лівою кнопкою миші у будь-якому місці вікна потрібної програми; четвертий спосіб залежить від того, в якій системі працює користувач.
Організація інтерфейсу стандартна в усіх програмах МSOffice. Відмінності пов'язані лише з функціональними відмінностями програм.У верхній частині відкритого вікна Windowsприкладних програм розташовується заголовок вікна, який містить назву програми та ім'я документа (файла), з котрим працює користувач.
ТЕМА 4. ЗАХИСТ І БЕЗПЕКА МАРКЕТИНГОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ
4.1 Загальний опис програми MS-Query. Елементи вікна MS-Query;
4.2 Створення запитів. Перегляд таблиці даних запиту. Редагування даних. Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів;
4.3 Перенесення даних в Excel. Фільтрування даних. Критерії відбору. Обробка даних. Використання функцій у критеріях відбору;
4.4 Об'єднання таблиць. Створення нової таблиці.
4.1 Загальний опис програми MS-Query. Елементи вікна MS-Query.
Надання користувачам можливості здійснювати швидкий пошук необхідної інформації у різних базах даних та отримання відповідей на різноманітні питання є однією з основних функцій маркетингової інформаційної системи. Питання, що формулюються до бази даних, називаються запитами. Наприклад, працюючи з базою даних, яка містить інформацію про продажі, можна отримати відповіді на такі питання:
- який обсяг продажів за останній тиждень, місяць, рік?
- чи збільшився обсяг продажів?
- яких товарів продано найбільше?
- які товари приносять найбільший прибуток?
- обсяг продажів яких товарів падає?
- скільки продано постійним покупцям?
- як продажі розподіляються за регіонами?
Доступ до різних джерел даних може ефективно здійснюватися за допомогою програми MS-Query. Ця програма має розвинуті засоби формування запитів до різних баз даних, відображення результатів їх виконання та передавання отриманих даних на подальшу обробку. Здатність цієї програми вибирати дані з великої кількості різних баз забезпечується використанням розробленого фірмою Microsoft так званого відкритого інтерфейсу з базами даних (Open Data Base Connective, або ODBC). Цей інтерфейс є буфером між програмою, з якою працює користувач, і базою даних. Програма користувача має доступ лише до ODBC, а вже ODBC керує даними способом, який залежить від того, у якій базі вони знаходяться. Для реалізації доступу користувача до конкретної бази даних у ODBC мають бути включені спеціальні програми, так звані драйвери. По-перше, потрібен драйвер ODBC, який забезпечує інтерфейс з програмою користувача, і, по-друге, драйвер відповідної бази даних. Разом з Windows постачається програмне забезпечення ODBC і драйвери різних баз даних. Самі бази даних можуть розташовуватись як на машині користувача, так і на спеціальній машині для розміщення даних (машині-сервері). В останньому випадку ODBC забезпечує взаємодію машини-сервера і машини користувача (машини-клієнта) через мережу. Незалежно від того, де знаходяться дані, користувач отримує доступ до них через MS-Query однаковим способом - шляхом створення запитів. Для обробки запитів використовується спеціальна структурована мова запитів SQL (Structured Query Language), розроблена фірмою IBM. Діалект мови SQL фірми Microsoft має назву MS-Query. При створенні запиту є можливість вказувати окремі поля, для яких буде виконуватися запит, а також визначати критерії відбору записів бази даних. Все це дає змогу вибирати із загальної маси доступних даних лише необхідну інформацію. А це значно скорочує обсяг даних, які відправляються в Excel. Звичайно, можна перенести дані в Excel, a вже потім обробляти їх за допомогою функцій фільтрації. Але якщо кількість даних, які може обробляти Excel, обмежена обсягом оперативної пам'яті, то MS-Query може зв'язувати та обробляти значно більшу кількість даних. Самі ж файли бази, з яких вибираються потрібні дані, можуть без будь-яких обмежень оброблятися відповідною системою управління базами даних. Для формування запиту зовсім не обов'язково знати мову SQL. Річ у тім, що для формування запиту можна використовувати “Реляційний запит за зразком” (Relational Query By Exampl, або RQBE). Запит за зразком - це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або кількох таблиць бази даних. Результатом вибірки є таблиця (таблиця запиту), яка виводиться на екран і яку можна передати на подальшу обробку в іншу програму. При формуванні запиту необхідно визначити вигляд вихідної таблиці запиту і в разі потреби вказати критерії пошуку записів у таблиці бази даних. При цьому замість того, щоб набирати команду на мові SQL, можна лише заповнити форму запиту, яка розміщується у вікні запиту. Метод формування запиту шляхом заповнення форми досить простий для вивчення та розуміння. Він може застосовуватися користувачем, який має мінімальний досвід роботи з Windows.
Елементи вікна MS-Query. Вікно MS-Query складається зі стандартних елементів: заголовка вікна, рядка меню, лінійки інструментів і робочого поля.
Робоче поле для розташування вікон запитів займає більшу частину вікна MS-Query, кількість яких лімітується лише наявним обсягом оперативної пам'яті. Кожне вікно запиту може поділятися на три частини:
- зона критеріїв. Тут встановлюються умови (фільтри), за якими при формуванні вихідної таблиці запиту перевіряються рядки таблиць бази даних;
- зона таблиць. У цій зоні дається перелік полів кожної таблиці (файла) бази, дані яких будуть використовуватися при формуванні вихідної таблиці (таблиці запиту);
- зона даних запиту. Тут встановлюються поля (колонки), з яких має складатися вихідна таблиця запиту, а після виконання запиту подаються рядки даних цієї таблиці.
У вікні запиту завжди відображається (у тому чи іншому вигляді) третя зона - даних запиту. Перша та друга зони можуть бути сховані.
У рядку меню завжди є пункт випадного меню Файл. За наявності у робочому полі хоча б одного вікна запиту рядок меню доповнюється іншими пунктами випадних меню: Правка, Перегляд, Формат, Таблиця, Критерії, Записи, Вікно.
Частина команд з цих меню, які найчастіше використовуються, дублюється на лінійці інструментів у вигляді таких кнопок:Створити запис, Відкрити запит, Зберегти запит, Перегляд SQL, Показати/Сховати таблиці, Показати/Сховати критерії, Додати таблицю, Критерій дорівнює, Цикл за груповими операціями, Сортувати за зростанням, Сортувати за зменшенням, Виконати запит, Автоматичний режим, Довідка.
4.2 Створення запитів. Перегляд таблиці даних запиту. Редагування даних. Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів.
Створення запитів. При створенні запиту загалом потрібно визначити:
- таблиці бази, які будуть використовуватися для отримання інформації;
- спосіб об'єднання даних цих таблиць;
- поля вихідної таблиці запиту;
- критерії відфільтровування необхідної інформації.
Розглянемо процес створення запиту на прикладі: треба визначити прізвища та телефони всіх зареєстрованих покупців. Файл реєстрації (довідник покупців) має ім'я Pokupec.dbf.
Для створення запиту слід запустити MS-Query. При запуску MS-Query засобами Windows відкриється діалогове вікно MS-Query, в якому потрібно вибрати команду Файл/Створити запит або натиснути на кнопку Створити запит. На екрані з'явиться вікно для вибору джерела даних, тобто для вибору відповідного ODBC-драйвера. При запуску MS-Query з Excel відразу відкриється діалог вибору джерела даних. Після визначення джерела даних відкриється діалог Додати таблиці, у якому потрібно вказати ім'я таблиці (файла) бази, що містить необхідні дані. Коли таблиця знайдена у каталозі диска, її можна додати двома способами: або один раз клацнути мишею на імені файла у полі ім’я таблиці, а потім на кнопці Додати, або два рази клацнути на імені файла. Для закінчення операції додавання таблиць необхідно клацнути на кнопці Закрити.
На початку роботи діалогове вікно MS-Query буде поділене горизонтальною лінією на дві частини: зону таблиць і зону даних запиту. “Узявшись” мишею за цю лінію, можна зміщувати її уверх або униз, змінюючи таким чином розміри ділянок вікна запиту. В зоні таблиць розташовується маленьке віконце з іменем доданої таблиці бази даних (у даному випадку це таблиця Pokupec) і списком її полів. Під лінією поділу ділянок вікна знаходиться рядок заголовків (назв полів) вихідної таблиці. До визначення її полів цей заголовок має лише одне порожнє поле. Після виконання запиту під рядком заголовків з'являться відібрані рядки даних.
Для того, щоб виконати запит, треба визначити, з яких полів таблиці бази та у які поля (колонки) вихідної таблиці запиту буде вибиратись інформація. Це можна зробити одним із таких способів:
- виділити поле в таблиці і, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягти його у зону даних;
- двічі клацнути мишею на імені поля у вікні таблиці бази. Це ім'я буде перенесене у рядок заголовків зони даних. Якщо у вікні таблиці бази вибрати символ зірочки (*), то у рядок заголовків будуть перенесені назви всіх її полів;
- у зоні даних клацнути мишею у порожньому полі рядка заголовків. У полі з'явиться вертикальна риска (курсор уведення) та кнопка списку полів таблиці бази даних. Тепер можна або ввести з клавіатури ім'я поля таблиці бази, або натиснути на кнопку і вибрати його у списку, який відкривається після цього натискання;
- з меню Записи вибрати команду Додати колонку.
Для даного прикладу у вихідну таблицю запиту слід додати два поля таблиці Pukupec: Telefon і Fio. Кожен раз при додаванні нового поля буде виконуватись обробка запиту і відповідна колонка вихідної таблиці буде заповнюватися даними. Це пояснюється тим, що за умовчання встановлено режим “Запитувати автоматично”. При значних розмірах бази це потребує чимало часу. Тому є сенс відключити автоматичне виконання запиту. Для цьогоможна або перевести кнопку Автоматичний режим (права з наведених кнопок) у стан “вимкнуто”, або зняти “галочку” з пункту меню Записи/Автоматичний режим. Після вимкнення режиму “Запитувати автоматично» кожен раз для виконання запиту потрібно буде або натискати на кнопку Виконати запит (ліва кнопка), або вибирати пункт меню Записи/Виконати запит.