Розробка прогнозів попиту й кон'юнктури - основа для підготовки прогнозів реалізації продукції, які становлять базу для проведення всіх комерційних операцій протягом прогнозного періоду й складання поточних планів реалізації й доходів. Після визначення проблем і конкретних цілей намечаются шляхи, етапи й послідовність дій для їхнього досягнення, тобто розробляється план (програма) діяльності служби збуту. Включення конкретних розділів у план обумовлює поставленими цілями. Прерогатива в рішенні даних питань належить самому підприємству, що може використати як формалізовану, так і гнучку систему планування.
Організація збуту повинна здійснюватися у відповідності з усім комплексом ринкових і виробничих факторів діяльності підприємства. Без виконання цього обліку система збуту вступає в конфлікт із установками маркетингової стратегії. Саме в системі збуту концентрується результат всієї маркетингової діяльності. Тому, навіть добре розроблена й правильно розрахована стратегія маркетингу може провалитися, якщо система збуту не відповідає поставленим завданням. В умовах ринкових відносин при організації збуту виняткові значення надається індивідуальному підходу до підприємств-споживачів, важливості особистих контактів зі споживачами, спеціалізація персоналу збутової діяльності на продажі окремих видів продукції.
Контроль і координація роботи персоналу служби збуту припускає:
1) оцінку відповідності реалізації збутових функцій програмі маркетингових досліджень;
2) аналіз дії збутової служби, а також розроблених заходів щодо координації збутової діяльності й підвищення її ефективності;
3) контроль і оцінку ефективності стимулювання збуту й рекламних заходів;
4) тактичний контроль над поставками продукції, здійсненням зовнішньоторговельних операцій, дотриманням договірних зобов'язань, своєчасність оплати рахунків;
5) коректування виробничої програми відповідно до поступившими замовлень;
6) пред'явлення споживачам претензій за порушення договірних зобов'язань і несвоєчасну оплату рахунків.
Інформаційне забезпечення управлінського рішення й керування персоналом
Акт керування - це вибір і реалізація оптимального рішення з розмаїтості можливих варіантів. Вирішуючи управлінське завдання керівник перебуває в психологічно напруженій ситуації невизначеності, що вирішується по мірі накопичення інформації з істоти досліджуваного питання. Логічний ланцюг цілеспрямованої дії послідовно включає пошук, відбір, осмислення й систематизацію вихідної інформації й розроблення алгоритму поведінки, що забезпечує досягнення поставленої мети. Керівника, що здійснює оперативне керівництво апаратом керування, нераціонально відволікати від прямих обов'язків на технічну роботу зі збору й обробки інформації - цю роботу повинні виконувати експерти (авторитетні знавці відповідних галузей знань) у порядку складання експертизи досліджуваної проблеми й вироблення на її основі рекомендацій про шляхи й способи рішення поставленого завдання.
Експерт, що рекомендує напрямок та характер діяльності стає учасником апарата керування та несе персональну відповідальність за його результат разом з керівником підприємства. Такий рівень відповідальності дає йому право на незалежну думку в питаннях, що знаходяться в межах його компетенції та відстоювати його на усіх рівнях керівничої ієрархії. У цій системі розпорядження керуючого на проведення експертизи є, по суті, проханням до компетентного фахівця розібратися в конфліктній ситуації, знайти й рекомендувати раціональний шлях до її дозволу. Такі відносини зобов'язують, і експерт, усвідомлюючи, що успіх справи безпосередньо залежить від ініціативи й активності керуючого, не може допустити, щоб з-під його пера вийшов зовні солідний, але беззмістовнапраця, укладена в якому інформація не коштуєвитраченого на її читання часу. Проведення експертизи подібно науковому дослідженню - і там і отут потрібні глибокі знання в області досліджуваної проблеми й суміжнихз нею питань, тверезість суджень і здоровий глузд, щоб зуміти визначити, як далеко треба звернутися в минуле для одержання об'єктивної картини дійсного і ймовірного майбутнього, у який момент припинити дослідження й чим завершити розробку теми. Однак є й істотна різниця.
Наукове дослідження, взагалі ж, не обмежене в часі - основна і єдинавимога до нього: корисність із позиції розширенняграниць людських знань. Експертиза ж завжди потрібна до строго певногостроку й прострочення перетворює витрачену працю у викидну роботу - рішення вже прийняте, і потреба в підготовленій інформації відпала. Методики проведення експертизи й наукових досліджень також приблизно однакове - ознайомлення із проблемою, формування робочої гіпотези й на її основі логічних висновківз наступним викладом своїх думок на папері в ясної й доступної розумінню формі. Це можливо тоді, коли дослідник має здатність і волею концентрувати увагу протягом тривалого часу на основних аспектах досліджуваного явища, що не так просто, як здається на перший погляд. Експертиза, як і всяка інша цілеспрямована діяльність, обмежена в часі, повинна починатися з розробки загального плану роботи, щоб убезпечити дослідника від непродуктивних витрат часу й розумової енергії. При цьому треба враховувати, що на початковій стадії дослідження (визначення джерел інформації, відбір і систематизація фактури, формування робочої гіпотези) витрачається непропорційно багато часу. У той же час дуже розповсюдженоїє така помилка при плануванні розумової праці, як тверде обмеження часу безпосередньо на дослідження й щедру його витрату на редагування й оформлення підсумкового документа, які нічого нового до матеріалу дослідження не додають. У результаті, якщо на початковому етапі запланований обсяг роботи виявиться більше, ніж можна фактично зробити, то почнеться ланцюгова реакція тимчасових невідповідностей по всіх наступних етапах і якість матеріалу може різко погіршитися, тому що поспіх завжди чревата серйозними помилками, але особливо небезпечна в роботі, пов'язаної з більшою розумовою напругою.
Зразкове втримування основних розділів плану проведення експертизи:
1. Загальне ознайомлення із проблемою (визначення джерел інформації, фіксування й механічне запам'ятовування розрізнених фактів);
2. Осмислення накопиченого банку даних про проблему (усунення інформаційного шуму, угруповання й систематизація відібраної фактури, умовиводи й висновки);
3. Формування робочої гіпотези (коректналогічнапобудова узагальнень за аналогією з подібними явищами);
4. Чорновий виклад матеріалу (фіксування первісних вражень і асоціацій у довільній формі);
5. Попередній варіант експертизи (обробка чорнового викладу матеріалу з дотриманням всіх вимог, пропонованих до підсумкового документа);
6. Редагування й остаточне оформлення підсумкового документа.
Найпоширенішими й коштовними джерелами об'єктивних даних є офіційні (державні) довідники й статистичні збірники. У цих документах вплив суб'єктивногофакторузведено до мінімуму, тому що їхстановлять висококваліфіковані фахівці й треба тільки грамотно використати це багатство. Такі відомості нема чого брати під сумнів і перевіряти ще раз по першоджерелах.
Досить активний вплив суб'єктивного факторупозначається на формальних джерелах - наукових журналах, збірниках статей і монографіях. Цю інформацію треба звіряти із джерелами, на які в солідних працях робляться посилання. Найбільшу обережність треба проявляти при користуванні довідками й звітами відомчого характеру, у яких іноді свідомо допускаються перекручування реальної дійсності з кон'юнктурних міркувань.
У них найчастіше превалює прагнення підбудуватися до концепцій вищих інстанцій або представити свою діяльність у вигідномусвітлі шляхом нівелювання недоліків і перебільшення досягнень. Такі відомості обов'язково потрібно звіряти з державною звітністю. Відібрана інформація повинна відповідати темі, інтересам і рівню підготовки споживача цих відомостей. Близькіспоживачеві інформації факти мають підвищену дієвість, але їх не слід пристосовувати для своїх цілей.
Вони повинні бути безумовно правдивими й достовірними - це не етична норма, а об'єктивна необхідність, тому що підтасовані відомості неминуче приведуть до необґрунтованих узагальнень і висновків, що дискредитує матеріал у цілому. Інструментом фільтрації є здоровий глузд типу «може - не може бути» у сформованій ситуації, «потрібно - не потрібно» у рамках поставленого завдання, «переконливо - непереконливо» для обґрунтування висновку та ін. Оскільки дослідження - це спроба прогнозувати перспективу, то відбираються переважно такі факти, у яких поряд з констатацією минулого й сьогодення прогнозуються можливий розвиток процесу в майбутньому. У цілому, необхідно керуватися наступним правилом: до коштовного ставляться тільки ті відомості, які сприяють рішенню поставленого завдання. Буває, що після фільтрації й угрупованнявиявляютьсядані, досить суперечливі, хоча і явно стосовні до досліджуваної проблеми. Це означає, що поставлене завданняпоєднує під загальною назвою кілька приватних явищ.
У цьому випадку потрібно заново перегрупувати фактуру таким чином, щоб складне явище чітко розпалося на складові й систематизувати отриману інформацію заново по кожній складовій окремо. Разом з тим, накопичена інформація (фактура) не буде мати ніякої цінності доти, поки компетентний фахівець не розкриє її значення для дозволу конкретної ситуації. Відфільтрований матеріал групується й систематизується (приводиться до коректної логічної побудови). Набір первісних, ще уривчастих і аморфних на цьому етапі умовиводів (узагальнень і висновків) критично осмислюється й на цій основі будується умоглядна (гіпотетична, теоретична) модель можливої системи зв'язків і відносин усередині об'єкта дослідження. Інакше кажучи, відбувається формування робочої гіпотези, що є найважливішим елементом дослідження, тому що вся подальша робота зводиться до доказу, уточненню або спростуванню її основних положень.