Річні звіти щорічно публікуються компаніями, що діють у правовій формі акціонерного товариства, і великими компаніями - у формі товариства з обмеженою відповідальністю. Річні звіти аналізують діяльність фірм за рік. Поряд з їхньою основною функцією - і надання акціонерам або пайовикам інформації про положення справ на фірмі й, в остаточному підсумку, обґрунтування розміру виплачуваних дивідендів - вони використаються також у рекламних цілях. Значна частина великих і практично всі найбільші компанії випускають річні звіти у вигляді добре оформлених брошур або буклетів, що містять досить докладні відомості про свою діяльність за звітний господарський рік. Річні звіти фактично служать єдиним джерелом інформації, де систематизовані відомості про обсяг і напрямки капіталовкладень, планах раціоналізації виробництва й модернізації виробничих потужностей, використовуваних і впроваджуваних технологічних процесів, науково-технічному потенціалі фірми, у тому числі, про обсягвидатків, структурі й основним напрямкам, а також про співробітництво в цій областіз іншими фірмами й наявності патентних і ліцензійних угод (крім річних звітів, такі відомості можна знайти в окремих спеціальних статтях, що поміщають в галузевій періодиці). Річні звіти містять також короткий огляд положення на відповідних товарних ринках і в країні. Значне місце приділяється закордонної діяльності фірми -і обсягу й динаміці експорту, а також її закордонним дочірнім фірмам. Більшість річних звітів найбільших компаній містять добірки (у табличній формі) основних показників діяльності за п'ять-десять років. Це дає можливість зробити більше глибоку оцінку основних напрямків їхнього розвитку за попередній період. На відміну від річних звітів інші публікації фірм носять нерегулярний характер і пов'язані з якою-небудь подією. Так, багато компаній випускають ювілейні видання, що містять великий матеріал по історії їхнього розвитку. Коштовне джерело інформації - проспекти фірм, які складаються в основному в рекламних цілях, а також при випуску нових акцій або облігацій і містять досить докладні відомості про фірми, у тому числі й про виробничу базу. Найважливіше джерело інформації з окремих видів випускає продукції - каталоги, з яких можна одержатибільше докладні відомості про вироблений фірмою виробах і їхній технічній характеристиці. Вони дають найважливіший вихідний матеріал для характеристики технічного рівня продукції тієї або іншої фірми й широко використаються при проведенні техніко-економічних зіставлень. У публікаціях приводятьсявідомості про загальне число фірм або підприємств, що діють у зазначених галузях і країнах, кількості фірм із певним числом зайнятих, капіталом або обсягом річних продажів, активів, а також відносні показники діяльності фірм.
Інформацію про закордонні фірми можна одержати із загальноекономічних і загально галузевих газет і журналів, видаваних у великій кількості практично у всіх країнах миру. Крім загальної інформації про фірми публікуються відомості найрізноманітнішого характеру, у тому числі списки найбільших компаній, огляди по окремих фірмах, ступінь монополізації ринків, ціни, строки й вартість будівництва різних підприємств, науково-дослідної й патентно-ліцензійної діяльності й т.д. У західних країнах створені організації, завдання яких інформувати споживачів про якість товарів і послуг, про проблеми безпека, правах і т.д.
Інформаційне забезпечення процесів збуту.
Промислові підприємства не тільки провадять продукцію в потрібній кількості, асортиментах і якості, що відповідають запитам споживача, але й забезпечують комерційну діяльність по збуті продукції. В умовах ринкових відносин підсилюється її роль, ускладнюються завдання.
Для організації комерційної діяльності по реалізації готової продукції на підприємствах створюється служба збуту.
Основними завданнями служби збуту є вивчення попиту й установлення тісних контактів зі споживачами продукції; пошук найбільш ефективних каналів і форм реалізації, що відповідають вимогам споживачів; забезпечення доставки продукції споживачеві в потрібний час; контроль над ходом реалізації продукції з метою зниження комерційних (внепроизводственных) витрат і прискорення оборотності оборотних коштів.
Організація збуту продукції базується на маркетингових дослідженнях, які є основою всіх маркетингових дій. Такими дослідженнями в області збуту є дослідження потреб і попиту на дану продукцію, дослідження місткості ринку, визначення частки підприємства загалом, обсязі продажу продукції даних асортиментів, аналіз ринкової ситуації, вивчення можливостей виходу на зовнішній ринок, дослідження динаміки обсягу продажів, аналіз каналів збуту, вивчення думок покупців і споживчих переваг.
Структура служби збуту на підприємствах залежить від рівня концентрації (масштабів) і спеціалізації виробництва, територіального розміщення підприємства й ступені господарської самостійності його підрозділів, від особливостей випускає продукции, що, зокрема виробничого призначення, індивідуального (коротко- або довгострокового) споживання, від характеру й умов роботи підприємства. Структура служби збуту включає як управлінські, так і виробничі підрозділи. До управлінських підрозділів ставляться відділи (групи, бюро) збуту. Відділ збуту може включати наступні бюро (групи, сектори) замовлень: вивчення попиту, планове й товарне (оперативне), договорно-претензионноеекспортне, монтажу, налагодження й технічного обслуговування поставляє продукции, що, і ін.
До виробничих підрозділів ставляться склади готової продукції, цехи (ділянки) комплектації, консервації й упакуванню готової продукції, виготовлення пакувальної тари, експедиції й відвантаження. Розрізняють централізовану й децентралізовану службу збуту. При централізованій формі складське господарство адміністративно підкоряється безпосередньо керівникові відділу збуту. При децентралізованій формі відділ збуту, відособлений від складів готової продукції. Для кожного конкретного підприємства важливо визначити границі раціональної раціоналізації збутової діяльності, установити чітке взаимоотношение служби збуту з усіма підрозділами (службами, відділами) підприємства, усунути дублювання функцій, чітко розмежувати обов'язки усередині самої служби збуту. Утримування функцій збутової діяльності готової продукції включає три напрямки: планування (прогнозування), організацію, контроль і координацію. Кожне з напрямків складається з ряду функцій, що відповідають специфіці даного напрямку.
Планування й організація збуту
Планування збуту включає:
1) вивчення зовнішніх і внутрішніх умов;
2) визначення цілей;
3) розробку кон'юнктури й попиту;
4) підготовку прогнозів реалізації товарів;
5) складання планів поставок готової продукції;
6) планування господарських оптимальних зв'язків;
7) вибір каналів розподілу товару;
8) планування додаткових послуг, зовнішньоторговельних операцій, рекламної діяльності;
9) складання кошторису видатків на керування збутом і розподілом, планування прибутковості.
Організація збуту включає:
1) організацію збору інформації про попит;
2) висновок зі споживачами господарських договорів на поставку продукції;
3) вибір форм і методів реалізації продукції, спосіб доставки її споживачеві;
4) підготовку продукції до відправлення споживачеві;
5) технологію руху товарів; організацію информационно- диспетчерської служби, звітності;
6) організацію торговельної комунікації, правової й претензійної роботи;
7) організацію стимулювання попиту й рекламної діяльності.
Початковим етапом планування збуту є вивчення зовнішніх і внутрішніх умов функціонування підприємства. Залежно від змін зовнішніх умов виникає необхідність коректування внутрішніх.
Виявляються наявні проблеми, зв'язані зі збутом продукції, установлюються мети, досягнення яких буде сприяти їхньому рішенню.
Такими цілями можуть бути:
1) досягнення певних розмірів доходу, обсягу продажу й частки ринку збуту, оптового товарообігу в асортиментному розрізі;
2) установлення господарських оптимальних зв'язків;
3) підвищення ефективності роботи збутового персоналу;
4) оптимізація запасів готової продукції;
5) ефективність додаткових послуг, надаваних споживачеві;
6) раціоналізація руху товарів; підвищення дієвості претензійної роботи;
7) вибір оптимальних каналів реалізації продукції; мінімізація витрат на транспортування;
8) оптимізація всіх видів витрат по збуті;
9) підвищення прибутковості й зовнішньоторговельних операцій підприємства;
10) посилення дієвості рекламній політиці підприємства; стимулювання попиту покупців.
Перелік цілей може бути різним як на різних підприємствах, так і в різні періоди на тому самому підприємстві. Значимість перерахованих проблем і цілей збутової діяльності, а, отже, і глибина дослідження будуть залежати від того, у яких умовах функціонує підприємство - ринку виробника або ринку споживача.
Причому в обох випадках можуть з'явитися нові проблеми, рішення яких зажадає формування нових цілей. Таким чином, перелік проблем і цілей може бути розширений залежно від конкретного стану внутрішнього й зовнішнього середовища підприємства. У зв'язку із цим у практиці як комерційної, так і всієї господарської діяльності підприємства особливо важливою проблемою є розробка й використання прогнозів попиту й кон'юнктури. Головне, щоб ці прогнози стали основою вироблення стратегічних комерційних рішень підприємства. А для цього необхідно не тільки передбачати кількісні й структурно-якісні зміни попиту й кон'юнктури в перспективі, але й попереджати їх, формуючи потреби, докладаючи маркетингових зусиль до запобігання проблемних ситуацій на ринку.