Кассиру запрещается:
- работать без контрольной ленты и склеивать ее в местах обрыва;
- допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовому аппарату, кроме ответственного администратора и с его разрешения специалиста по техническому обслуживанию кассового аппарата или представителя контролирующего органа для проверки кассы;
- покидать кассовую кабину без уведомления ответственного администратора, не отключив кассовый аппарат, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовый аппарат;
- иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовый аппарат (кроме денег, выданных перед началом работы), а также личные вещи кассира или других работников предприятия.
Ключи от кабины кассового аппарата и денежного ящика должны находиться у кассира в течение смены, а по окончанию работ сдаваться ответственному администратору.
При закрытии предприятия (или окончании смены) или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру ответственному администратору (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Ответственный администратор в присутствии кассира снимает показания денежных суммирующих счетчиков, получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Затем он подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер кассового аппарата, показания денежных суммирующих счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.
Показания денежных суммирующих счетчиков на конец рабочего дня записываются в книгу кассира-операциониста.
По показаниям денежных суммирующих счетчиков на начало и на конец рабочего дня (смены) определяется сумма выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты; должна совпадать и с суммой, сданной кассиром ответственному администратору и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком кассового аппарата.
После снятия показания денежных суммирующих счетчиков либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки в книге кассира-операциониста делается запись и скрепляется подписями кассира и ответственного администратора.
При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам, ответственный администратор с кассиром должны выяснить причину расхождений.
Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста.
По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры в установленном порядке к взысканию ее с виновных лиц, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.
Закончив оформление кассовых документов, кассир производит подготовку кассового аппарата к следующему дню в соответствии с требованиями заводской инструкции по эксплуатации данного типа кассовых аппаратов.
После проведения подготовки (технического обслуживания) кассир:
- закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив ее от электросети;
- сдает на хранение ключи от кассовой кабины, кассового аппарата и денежного ящика ответственному администратору предприятия под расписку или хранит в месте, определенном приказом по предприятию.
Ответственный администратор после получения всех необходимых документов составляет сводный кассовый отчет за текущий день.
Сводный кассовый отчет вместе с актами, приходными-расходными ордерами передается в бухгалтерию до начала работы следующей смены.
Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.
Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном и опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае выявления недостачи - до окончания рассмотрения дела.
Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент несут руководители или владельцы предприятий.
После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, распечатки уничтожаются в присутствии комиссии (из сотрудников предприятия) с составлением акта произвольной формы с подписями членов комиссии.
Техническое обслуживание и ремонт кассовых аппаратов проводит по договору предприятие-изготовитель или специализированное предприятие, имеющее соответствующий договор с предприятием-изготовителем на гарантийное и техническое обслуживание и включенное Экспертной комиссией по кассовым суммирующим аппаратам и компьютерным системам в Перечень предприятий (организаций) технического обслуживания кассовых суммирующих аппаратов, используемых на территории Республики Беларусь.
Передача кассового аппарата в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков или отчет по показаниям контрольной ленты. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в книге кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с кассовым аппаратом передается и его паспорт, в котором делается соответствующая запись. При ремонте денежных счетчиков непосредственно в предприятиях также составляется акт с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Запасные кассовые аппараты регистрируются в налоговой инспекции и до ввода их в эксплуатацию хранятся хорошо смазанными для защиты от коррозии, закрытыми чехлами на полках или стеллажах. Климатические параметры помещений должны соответствовать указанным в заводской инструкции по эксплуатации.
Специальные компьютерные системы - это совокупность технических и программных средств, позволяющих осуществлять при приеме денег при реализации продукции (товаров, работ, услуг) кроме основных функций кассовых аппаратов (определение стоимости покупки, печати чека и контрольной ленты, накапливание сумм совершенных покупок за определенный период) дополнительные функции:
- определение цены и наименования товара (работы, услуги, заказа);
- накопление данных о совершенных покупках в ассортименте; формирование и ведение учетных данных, печать отчетных документов.
Основу компьютерной системы, предназначенной для приема денег при реализации продукции (товаров, работ, услуг), составляет системный кассовый терминал (или профессиональная персональная электронная вычислительная машина - ППЭВМ, снабженная блоком фискальной памяти и реализующая функции кассового терминала). Для реализации дополнительных функций системный кассовый терминал может комплектоваться дополнительными устройствами:
- считывания и декодирования штриховых кодов;
- считывания и обработки пластиковых карточек;
- сопряжения с локальной и территориальной вычислительной сетями;
- дополнительными печатающими устройствами.
Данная система характеризуется наличием специального и прикладного программного обеспечения, реализующих функции сбора, накопления, передачи, защиты и хранения информации.
Данная система может работать автономно или в составе локальных сетей. При регистрации компьютерной системы в налоговой инспекции, кроме аппаратных средств, регистрации подлежат также программные средства, реализующие функции кассовых аппаратов.
Система регистрируется в налоговой инспекции в журнале регистрации компьютерных систем. При запуске специальной компьютерной системы в эксплуатацию необходимо присутствие программиста организации-разработчика программных средств или уполномоченного им представителя. Он производит загрузку программных средств, тестирование и проверку работы компьютерной системы на контрольном примере.
В процессе эксплуатации этой системы отчет о проведенных операциях выдается в режиме ведения контрольной ленты. В отчете отражаются: номер компьютерной системы, дата выдачи отчета, количество продаж, порядковый номер отчета и общая сумма выручки с начала эксплуатации.
Сведения об операциях, проведенных в течение рабочего дня (смены), регистрируются в книге кассира-оператора. Накопленная информация в компьютерной системе подлежит повторной распечатке по истечении установленного срока для сохранения информации с начала эксплуатации.
Специальная компьютерная система при обнаружении фактов свободного доступа к изменению и несохранению накопленной информации со дня ее эксплуатации, а также не включенная в Государственный реестр, регистрации в налоговой инспекции не подлежит либо снимается с регистрации. Данные в памяти компьютерной системы уничтожаются в сроки, предусмотренные для кассовых аппаратов. Ответственность за сохранность информации в памяти компьютерной системы несет руководитель предприятия. Ответственность за правильную эксплуатацию компьютерной системы несет администратор компьютерной системы, назначенный приказом по предприятию.
Правила эксплуатации компьютерных систем при реализации дополнительных функций приводятся в Руководстве пользователя, разрабатываемом при создании (комплектовании) конкретной компьютерной системы объекта внедрения.
При работе на кассовом аппарате кассиру необходимо выполнять требования в отношении техники безопасности, изложенные в заводской инструкции по эксплуатации на данный вид кассовых аппаратов, в том числе: