Пользователь (собственник) кассового аппарата обеспечивает регулярное и полное ведение учетной документации.
Организацию эксплуатации кассовых аппаратов осуществляет владелец (руководитель предприятия) или назначенный приказом по предприятию работник администрации (далее ответственный администратор).
В приказе устанавливаются обязанности ответственного администратора по обеспечению эксплуатации кассовых аппаратов, а также порядок хранения ключей от кассовых кабин, кассовых аппаратов, денежных суммирующих счетчиков и денежных ящиков, выдачи разменных денежных средств, места хранения документации и т.д.
Обо всех обнаруженных неисправностях пользователь (собственник) должен незамедлительно сообщить в ЦТО, который обязан провести техническое обслуживание и ремонт. Дата и время передачи сообщения регистрируются в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.
ЦТО, осуществляющий техническое обслуживание и ремонт кассовых аппаратов, обязан обеспечить и их гарантийный и послегарантийный ремонт кассовых в срок не более 36 ч с момента передачи вызова в условиях города, в срок не более 72 ч - в условиях сельской местности или замену кассовых аппаратов в эти же сроки на кассовые аппараты из резерва ЦТО на время ремонта. Кассовые аппараты резерва должны быть зарегистрированы в налоговых органах.
ЦТО обязан сообщить в налоговые органы о незаконных изменениях, внесенных пользователем (собственником) в конструкцию и программу кассовых аппаратов.
Налоговые органы правомочны запретить использование моделей (модификаций) кассовых аппаратов, в процессе эксплуатации которых вскрыты конструктивные и иные недостатки, которые могут быть использованы для неполного учета полученных доходов.
Ввод в эксплуатацию кассовых аппаратов производит специалист ЦТО, который должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта кассовых аппаратов данного типа и предъявлять его соответственному администратору предприятия.
Представитель предприятия-изготовителя или специалист специализированного предприятия по обслуживанию после проверки работоспособности кассового аппарата (зарегистрированного в налоговой инспекции) и установки фирменного клише с наименованием владельца (предприятия) и номером кассового аппарата (либо ввести номер кассового аппарата в программу кассового аппарата), производит его опломбирование и оформление передачи в эксплуатацию, заполнив все необходимые данные в заводском паспорте кассового аппарата.
При вводе кассовых аппаратов в эксплуатацию должны присутствовать материально-ответственные лица (кассиры), которые будут работать на данных аппаратах.
До включения кассового аппарата, замок на нем должен быть закрыт, а ключ (кроме ключа для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у ответственного администратора или у лица определенного приказом по предприятию. Ключи от счетчиков перевода суммирующих денежных счетчиков на нули передаются на хранение вышестоящей организации или хранятся в другом месте, определенном по согласованию с контролирующей организацией (налоговой инспекцией).
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата, при ремонте денежных суммирующих счетчиков в мастерских (по согласованию с налоговой инспекцией и с обязательным присутствием ее представителя), а также в других случаях, предусмотренных законодательством.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль показаний до и после их перевода на нули оформляется актом в двух экземплярах, один из которых как контрольный, передается в налоговую инспекцию, а второй остается у владельца кассового аппарата.
Юридическими и физическими лицами на каждый кассовый аппарат заводится книга кассира-операциониста, которая служит для ежедневной контрольной регистрации накапливающих денежных счетчиков кассового аппарата. Книга регистрируется в инспекции и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписью владельца кассового аппарата (руководителя предприятия) и его печатью (если она имеется), а также подписью представителя налоговой инспекции и ее печатью.
Все записи в книге производятся ежедневно в хронологическом порядке, без помарок. Внесение в книгу исправлений должно оговариваться и заверяться подписями кассира и ответственного администратора.
Книга кассира-операциониста не заменяет собой ведение кассового отчета.
Перед началом работы на кассовом аппарате кассир получает от ответственного администратора или в другом месте, определенном приказом по предприятию:
- ключи от кабины, кассового аппарата и денежного ящика;
- разменные денежные средства, в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
- чековые и контрольные ленты соответствующих размеров, красящую ленту и другие расходные материалы, предусмотренные для данного типа кассового аппарата.
Ответственный администратор обязан ежедневно:
- в присутствии кассира снять показания (получить отчетную ведомость) денежных суммирующих счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в книгу кассира-операциониста за предыдущий день;
- убедиться в совпадении показаний денежных суммирующих счетчиков и данных, записанных в книге кассира-операциониста на конец предыдущего дня, записать данные счетчиков в книге кассира-операциониста на начало работы текущего дня и заверить их с кассиром своими подписями; оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер кассового аппарата, дату и время начала работы, показания денежных суммирующих счетчиков, данные на контрольной ленте заверить своей подписью и подписью кассира, закрыть на замок денежные суммирующие счетчики;
- дать указания кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой ленты, предельная сумма чека), выдать кассирам рабочие ключи от кассовой кабины, кассового аппарата и денежного ящика;
- убедившись в исправности кассового аппарата и готовности рабочего места к началу работы, дать указания кассиру о начале работы.
Кассир обязан:
- включить кассовый аппарат в электросеть, проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули и напечатать два-три нулевых чека (без обозначения суммы) с целью проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;
- нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
- протереть кожух кассового аппарата сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией.
Кассир обязан производить расчеты с покупателем (клиентом) при приеме денег за продукцию (товары, работы, услуги) в следующем порядке:
- определить общую сумму за продукцию по показанию индикатора кассового аппарата и назвать ее покупателю (клиенту);
- полученную сумму денег от покупателя (клиента) подсчитать и, ясно ее назвав, положить эти деньги на видное для потребителя место;
- выбить на кассовом аппарате чек;
- назвать покупателю (клиенту) сумму денег сдачи и вручить ее вместе с чеком;
- полученные от покупателя (клиента) деньги поместить в денежный ящик кассового аппарата.
Чеки кассового аппарата на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту).
По возвращенным покупателями (клиентами) чекам (при возврате продукции или отказе от услуг) кассир выдает покупателю деньги после составления и оформления акта о возврате денежных сумм покупателю (клиенту) по неиспользованным кассовым чекам. Аналогично оформляются актом ошибочно выбитые кассовые чеки, если отсутствует возможность их погашения.
Погашенные чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они хранятся при текстовых документах на данное число.
В книгу кассира-операциониста записываются все суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных за день нулевых чеков.
В случае ошибки кассира в выдаче сдачи покупателю, при возникновении спора, покупатель имеет право потребовать у ответственного администратора снятия кассы.
Кассир не имеет право снимать кассу без разрешения ответственного администратора.
Кассир имеет право получать распечатки по кассовому аппарату, предусмотренные возможностями кассового аппарата.
Кассир имеет право менять в течение смены по указанию ответственного администратора шифр, применять штампы и оттиски "погашено", "счет", "контроль" и т. д.
При возникновении неисправностей кассир обязан:
- выключить кассовый аппарат;
- вызвать ответственного администратора и совместно с ним определить характер неисправности;
- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты кассир совместно с ответственным администратором обязан проверить оттиски чека на контрольной ленте подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте принятую сумму прописью, подписать места обрывов контрольной ленты после проверки отсутствия пропусков нумерации.
В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассового аппарата кассир совместно с ответственным администратором оформляет окончание работы на данном кассовом аппарате также, как и при окончании смены, с отметкой в книге кассира-операциониста на данный кассовый аппарат время и причину окончания работы. Затем ответственный администратор вызывает специалиста по обслуживанию данного типа кассового аппарата, о чем делается соответствующая запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.