Подготовьте достаточное количество информационно-рекламных материалов: листовки, буклеты, проспекты, каталоги, плакаты. Их цель - оставить данные для более детального знакомства с фирмой. Целесообразно разделить все печатные материалы на две категории: качественный, но не дорогой справочный материал для случайного посетителя, и серьезный, ориентированный на потенциальных партнеров.
Реклама в период, непосредственно предшествующий выставке, нацелена на привлечение посетителей на стенд. Создайте план рекламных мероприятий и скоординируйте его с рекламной кампанией организаторов выставки.
Используйте рекламу в средствах массовой информации с упоминанием о участии в выставке. Хорошие результаты дает также прямая почтовая рассылка приглашений важным клиентам. Не забудьте своевременно подать сведения в выставочный каталог - это прекрасная реклама, ведь каталог выставки служит справочником в течение долгого времени после ее закрытия. Весьма эффективна прямая реклама в каталоге.
Комплектация персонала стенда - непростая задача. Планируя потребность в персонале, решите, сколько человек должно одновременно работать с посетителями и увеличьте это число как минимум на 30%, чтобы обеспечить людям возможность отдохнуть. Привлеките технических специалистов и сотрудников отдела сбыта.
При выборе персонала ориентируйтесь на следующие качества:
· Контактность и общительность
· Четкие профессиональные знания
· Терпение и доброжелательность
· Выносливость
Заранее продумайте и составьте расписание работы персонала. Проведите инструктаж: ознакомьте персонал с целями участия фирмы в выставке, правилами и распорядком работы стенда, моделями поведения с различными категориями посетителей и формами их регистрации.
Организация работы с посетителями на стенде имеет важнейшее значение. Ее цель - задержать посетителя у стенда как можно дольше. Можно использовать сувенирную рекламу, организовывать различные лотереи. Хорошим средством привлечения внимания посетителей-специалистов является проведение в ходе выставки семинаров, лекций и презентаций. Обязательно ведите регистрацию посетителей: достаточно заполнить небольшую анкету или взять визитку. Это поможет вам, анализируя повторные обращения посетителей выставки в фирму, сделать вывод об эффективности участия в выставке. Очень важно, чтобы контакты, возникшие на выставке, были отработаны сразу после нее.
Организуйте общее собрание всех сотрудников, участвовавших в подготовке и проведении выставки. Проанализируйте выбор экспонатов, площади стенда, его расположении, планировке и оформления; эффективность заказанных вами дополнительных услуг и оборудования, различных элементов рекламной кампании и т.п. Проанализируйте количество посетителей на стенде, принадлежность их к той или иной категории, что их интересовало. Ведите учет обратившихся в фирму после выставки. Кто из них был на вашем стенде? Перечень подобных вопросов можно продолжить. Важно одно: выставка не заканчивается в день закрытия, она живет еще долго и приносит свои плоды, если умело к ней подготовиться. Желаем успеха!
Структура мероприятий деловой программы выставки
Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.
Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.
К официальным, «протокольным» мероприятиям относятся:
церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т.д..
Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:
А) Конгресс — «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения»). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
Б) Форум — «массовое собрание, съезд». По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями).
В) Конференция- «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.
Г) Совещание- «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно «подтягивание» к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
Д) Семинар-«групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке
Е) Симпозиум- «совещание, конференция по специальному научному вопросу» Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию
Ж) «Круглый стол»-обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников
3)Заседание профессионального клуба, объединения, союза
И) Специальные показы- используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях
К) Специализированные салоны (аукционы, смотры)
Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями
Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия Важной составляющей выставок являются профессиональные Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией
Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов)
А) Тренинги -краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки
Б) Консультационные пункты— работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка Маркетинговые центры
Большую помощь в установлении деловых контактов оказывают маркетинговые и информационные центры, интегрирующие запросы посетителей и участников на различного рода продукцию и услуги
А\) Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) — представляют собой комплексные мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары/симпозиумы/конференции, деловые встречи, презентационную программу
Б) Фестивали и конкурсы по тематике выставки и по смежным темам
В) Тематические экскурсии для специалистов учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам
Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который владеет содержательной стороной вопроса Экспоненты должны быть предупреждены о приходе гостей, тогда они смогут подготовиться, а экскурсанты получат сувениры и подарки
Рекомендации по подготовке и проведению мероприятий деловой программы
Мероприятия деловой программы выставки требуют отдельной большой работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам:
· правильный выбор организатора (стратегия- «подтягивание» под выставку авторитетных отраслевых мероприятий)
· создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа, др.)
· разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам
· реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны и др. способы «персональных» приглашений)
· подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера)
· подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки, др. )
· обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием) и стенограммы
· организация регистрации, обслуживания
· обработка итоговых материалов (резолюции, тезисы, рекомендации).
Структура Promotion выставочного проекта.
На подготовительном этапе организации выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМ И, учитывающего различные целевые аудитории, и задал, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки выставки Информационными партнерами, на наш взгляд, должны стать центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности