7.Объяснение особенностей новой технологии. Эта задача приобретает все большее значение в связи с постоянным совершенствованием технологии, внедрением автоматизации, роботизации, компьютеризации. Характер этих процессов не всегда понятен рабочим, они часто связывают такие процессы с усилением угрозы безработицы.
8.Повышение эффективности мер в области безопасности. «public relations» располагают возможностью осуществить обучение персонала необходимым мерам безопасности. Такое обучение идет непрерывно и рассчитано как на новичков, так и на достаточно опытных работников.
9.Обеспечение персонала информацией о деятельности руководства. В условиях, когда отдельные производства компании размещены в разных районах страны или мира, информация о деятельности центрального руководства приобретает особое значение для координации действий и мотивации персонала предприятий.
10.Разъяснение персоналу структуры и функций управления. Основные уровни управления, причины и характер перемещений менеджеров отражаются во внутрифирменной информации. Она преследует цель разъяснить персоналу компании сущность и особенности деятельности менеджеров на различных уровнях управления.
11.Систематическое информирование акционеров компании. Информация о планах руководства в области управления акционерным капиталом также имеет особое значение для той части персонала, которая состоит из акционеров компании.
12.Информирование персонала о системе вознаграждений. Люди, работающие в компании, должны иметь полное представление о том, как и за что они вознаграждаются.
13.Информация об имеющихся вакансиях. Она приобретает особое значение для персонала международных и крупных национальных компаний, располагающих возможностью предложить своим рабочим и служащим работу по специальности в другом районе страны или мира в одном из филиалов или одной из дочерних фирм компании.
14.Обеспечение эффективной обратной связи. Специалисты «public relations» оказывают содействие в организации систематического общения нижестоящих менеджеров и «синих воротничков» с высшим руководством компании, формируя у последних чувство ответственности и причастности к принятию решений.
15.Оглашение действующих правовых норм и инструкций. Внутрифирменная служба «public relations» проводит среди персонала компании разъяснительную работу, оповещая о системе правового регулирования и законодательства, поскольку она касается деятельности компании, а также в связи с новыми распоряжениями и инструкциями ее руководства.
Для всех рассмотренных выше функций внутрифирменных «public relations» характерен один общий принцип: все работники должны быть уверены в том, что их мнение очень важно для руководства компании и они могут высказать его свободно и открыто, а руководство всегда готово их выслушать.
Стоит подчеркнуть, что в своеобразных условиях России отечественные службы внутрифирменных «public relations» могут использовать определенные аспекты опыта партийных и комсомольских организаций, действовавших в прошлом на предприятиях (речь идет не о содержании, а о формах и методах их работы с кадрами).
Для выполнения своих функций специалисты в области внутрифирменных «public relations» располагают достаточно эффективными средствами. К их числу относятся уже упоминавшиеся внутрифирменные издания. В Великобритании, к примеру, насчитываются сотни компаний, выпускающих такие бюллетени и другие внутрифирменные издания. Последние могут представлять собой небольшие журналы или биллетени, многотиражные и стенные газеты, информационные листки. Популярностью пользуются информационные доски. Их размещают в помещениях организации для того, чтобы возможно больше людей могло ознакомиться с соответствующей информацией. Она может быть весьма разнообразной и не обязательно исходящей от вышестоящего руководства. Характер информации зависит от типа информационной доски. Есть такие, на которых можно помещать любую информацию. В ряде случаев доски разделяют на ряд секций, каждая из которых предназначена только для определенного вида информации. Процедура размещения объявлений на этих досках состоит из нескольких этапов: информацию в любом виде передают менеджеру «public relations»; последний придает этой информации необходимый внешний вид и тиражирует ее в необходимом количестве; он же размещает эту информацию на досках.
Более сложным в техническом отношении средством внутрифирменных коммуникаций являются видеокассеты и внутреннее телевидение. Внутрифирменная информация может транслироваться на телеэкран в записи или методом прямого эфира. Фирмы, уделяющие коммуникациям серьезное внимание, применяют этот канал межличностной коммуникации весьма эффективно.
Ряд компаний охотно использует внутрифирменные радиостанции. Примером может служить компания «Юнайтед бисквитс», которая столкнулась с широко распространенной неудовлетворенностью условиями работы рабочих-иммигрантов, занятых на ряде производств с высоким уровнем шума. Руководство компании решило установить радиостанцию в цехах таким образом, чтобы она перекрывала шумы и в одно и тоже время воспринималась лишь небольшими группами работающих. Радио передачи включали в себя трансляцию обзора новостей, спортивных соревнований, а также внутрифирменной информации. Все девять фабрик компании – в Лондоне, Манчестере и Глазго – обслуживались одной радиостанцией. Позднее радиоточки были установлены на каждой из девяти фабрик.
Действенным средством коммуникации можно считать и внутрифирменный информационный телефон. Информация различного рода записывается на магнитофон, и любой желающий может ознакомиться с ней, воспользовавшись таким телефоном. С его помощью можно высказать любое предложение, пожелание или критическое замечание. Все записывается.
В арсенале средств внутрифирменных «public relations» и ящики для предложений и замечаний, размещаемые в разных местах с тем, чтобы персонал ими активно пользовался. Американские компании наряду с достаточно традиционными каналами коммуникации внедрили метод «открытых дверей». Суть его в том, что каждый менеджер в своей деятельности должен придерживаться правила: «дверь моего кабинета открыта для всех». Это правило требует устранения многочисленных психологических барьеров, возводящихся по соображениям престижа, из-за отчужденности и высокомерия, невнимания к людям и т.д.
Для новичков, пришедших на работу в компанию, существует специальная информационная литература, предназначенная для того, чтобы помочь правильно воспринять цели и культуру корпорации. Этой цели служит описание истории компании, основных направлений ее деятельности, структуры управления и функций менеджмента. Обычно такого рода информация оформляется в виде буклета, который вручается каждому новичку.
Западные компании, располагающие квалифицированными специалистами в области «public relations», организуют специальные конференции для персонала разных уровней и на разных предприятиях компании. Могут проводиться и общенациональные конференции. Они, помимо обмена мнениями и информацией, активно используется и для поддержания у персонала духа «единой команды».
Компании, имеющие большое количество отделений, филиалов или производственных точек, практикуют визиты высшего руководства на места. Часто такие визиты приурочиваются к каким-либо важным событиям в жизни того или иного отделения или филиала. Проводятся подобные визиты и с целью обмена опытом, когда работники производственного отдела компании посещают отдел сбыта или финансовый отдел с тем, чтобы ознакомиться с характером и особенностями деятельности соответствующего отдела. Большое значение специалисты в области «public relations» придают организации совместных мероприятий для персонала (празднование дней рождения, различных памятных дат в жизни компании, спортивные состязания между командами, представляющими различные отделы и подразделения компании, и т.д.).
Для популяризации деятельности компании организуются внутрифирменные музеи, постоянно действующие и временные выставки. Они предназначены для ознакомления персонала и сторонних посетителей с историей и современным этапом деятельности компании, ее продукцией, практикой менеджмента и маркетинга.
Многие компании создают клубы по интересам, спортивные клубы, поддерживают различные формы коллективных увлечений сотрудников. Примером такой деятельности могут служить знаменитые ежегодные парады цветов, проводимые 2 января. Многие фирмы стремятся принять в них участие, и их сотрудники и члены их семей готовят к этому празднику оригинальные композиции из цветов.
Уже упоминавшиеся аудио- и видеоматериалы предназначаются для новых работников или тех, кто собирается стать акционером собственной компании.
В арсенале современных «public relations» есть и другие весьма эффективные методы осуществления внутрифирменных коммуникаций. Со многими из них российские менеджеры достаточно хорошо знакомы, более того, имеют определенный практический опыт их применения еще в том или ином виде в рамках прежней централизованной системы управления. В большинстве случаев, однако, эти методы использовались, скорее, для достижения определенных идеологических и политических целей, нежели для решения конкретных задач роста эффективности работы персонала благодаря лучшему доверию и взаимодействию между управляющими и управляемыми, созданию и поддержанию «духа единой команды».
Говоря о «public relations» как функции менеджмента, надо учитывать, что имеется в виду создание гибкой и эффективной системы внутрифирменных коммуникаций, а не изолированное использование одного или нескольких методов. Эффективные внутрифирменные коммуникации служат действенным инструментом выхода на более высокие уровни мотивации – такие, как социальный уровень, уровни уважения и самореализации.