Закупка товаров - разновидность бартерных сделок, поскольку не предусматривает непосредственных расчетов между ее участниками в денежной форме.
Закупки для нужд организации — процесс принятия решения, посредством которого официальная организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг и выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.
Процесс принятия решения о закупках аналогичен процессу принятия решения о покупке потребительских товаров. Однако в силу специфики покупаемых товаров он является более сложным и требует привлечения значительного числа специалистов для принятия обоснованных управленческих решений. Указанные обстоятельства и предопределяют наличие дополнительных этапов в процессе принятия решения о закупках.
Процесс принятия решения о закупках состоит из этапов:
1)осознание потребности;
2)формирование закупочного центра;
3)разработка спецификаций товаров;
4)поиск поставщиков;
5)запрос предложений от поставщиков;
6)оценка предложений;
7)выбор поставщиков;
8)заключение контракта;
9)оценка работы поставщиков.
Процесс принятия решения о закупках имеет место, например, при покупке нового жилья, новых видов оборудования, оружия и других товаров. Иными словами, процесс принятия решения сложен, если покупатель впервые принимает решение о покупке данного товара. В этом случае он, естественно, несет определенный риск, обусловленный возможностью покупки товара, частично или полностью не соответствующего потребностям предприятия. Чтобы это исключить, для обоснования решения о закупках привлекается значительное число работников предприятия и сторонних организаций, ведется интенсивный поиск информации о возможных поставщиках. Последние должны учесть это и помочь покупателю сделать правильный выбор.
Организация процесса закупок имеет определенные этапы:
1)определение потребности в материальных ресурсах;
2)определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;
3)анализ и определение возможных источников снабжения;
4)определение цены и условий закупок;
5)подготовка и размещение заказа на закупку;
6)контроль выполнения заказа и/или экспедирование;
7)получение и проверка товаров;
8)обработка счета и оплата;
9)учет поступлений материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары. Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
Закупки — традиционно основная функция отделов снабжения. Их главная стратегическая маркетинговая задача — разработка стратегии и формирование ассортимента закупок с учетом актуальной тематики и перспективных направлений развития маркетинга товаров - для производственной фирмы, маркетинга оптовых и розничных продаж — для торговых организаций. Главная оперативная задача - закупка конкретных товаров на оптимальных условиях.
Существуют две основные концепции закупок со стороны организаций:
1)концепциязакупочногоцентра (the buying centre, decision making unit — DMU);
2)концепцияпроцессазакупокорганизациями (organisational buying process).
Осуществление закупок деловым покупателем связано с принятием им определенных решений, конкретное число которых зависит от типа закупки. П. Робинсон выделяет три основных типа закупок:
1)повторная покупка без изменений - ситуация, когда отдел закупок компании периодически заказывает поставщику новые партии продукции (канцелярские товары, строительные товары, химикаты). Покупатель выбирает поставщика из ранее составленного списка производителей, выпускающих качественную продукцию, нередко используя систему автоматического повторного заказа, чтобы не тратить время на его оформление. Производители, не попавшие в круг «избранных», стараются предложить покупателю какую-нибудь новинку или воспользоваться моментом, когда он проявляет недовольство качеством товара поставщиков. Потенциальный поставщик старается получить пробный заказ, а затем постепенно увеличивает размеры поставляемых партий товара;
2)повторная покупка с изменениями - ситуация, когда покупатель вносит в заказ изменения, касающиеся технических характеристик продукции, цен, условий поставки и т. д. Повторная покупка с изменениями обычно требует участия в ней большого количества сотрудников, как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. «Избранные» поставщики начинают нервничать, предпринимая все возможные меры, чтобы сохранить покупателя. Поставщики, не входящие в узкий круг, рассматривают эту ситуацию как возможность сделать покупателю выгодное предложение и установить новые деловые контакты;
3)покупка для решения новых задач - ситуация, когда предприятие покупает товар или услугу впервые (здание под офис или новая защитная система). Чем выше стоимость или риск такой покупки, тем больше сотрудников принимают в ней участие и тем тщательнее они собирают информацию о поставщике — поэтому на принятие решения о покупке уходит больше времени. Данная ситуация предоставляет огромные возможности производителю, который стремится вступить в контакт с представителями покупателя, принимающими решение о покупке, обеспечивает их необходимой информацией о продукции и предоставляет им свою помощь. Поскольку закупки для решения новых задач—весьма сложный процесс, многие компании формируют для их проведения торговые команды из лучших сотрудников.
Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:
1)объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;
2)особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;
3)ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья — планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).
Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия:
1)скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции);
2)возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;
3)готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее);
4)обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;
5)умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;
6)наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей;
7)наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети;
8)достаточный уровень запасов продукции;
9)уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям.
Методы управления закупками:
1)метод увеличения объемов закупок;
2)метод уменьшения объемов закупок;
3)метод прямого расчета объемов закупки.
Можно в итоге сказать о том, что процесс закупок носит достаточно обобщенный характер и в ряде конкретных практических случаев нуждается в декомпозиции и уточнении. Процедуры и операции процесса управления закупками могут быть использованы при моделировании бизнес-процессов и проектировании информационных систем в компаниях любого типа.
Список использованных источников:
1. Гаджинский А. М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений.— 2-е изд.— М.: Информационно внедренческий центр "Маркетинг", 1999. — 228 с.
2. ЛОГИСТИКА: электронный учебно-методический комплекс
3. www.uni-car.ru (Сайт о видах и типах логистики)
4. www.logistic-info.org.ua