В процессе планирования закупок следует определить:
- Какие ресурсы требуются;
- Количество ресурсов, которое понадобится для производства продукта;
- Время, когда они понадобятся;
- Возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- Требуемые площади складских помещений;
- Издержки на закупки;
- Возможность организации производства некоторых деталей на своем предприятии;
Существует огромное количество методов определения того, сколько нужно закупать ресурсов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информацию о том, как использовались аналогичные ресурсы в прошлом.
Самым распространенным является закон Парето, который известен так же, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств.
Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Эти расчеты соотносятся с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план покупки. Если по прогнозам предполагается большая поставка сырья и возможное уменьшение цен, то, скорее всего, политика в области закупок будет заключаться в снижении запаса до самого низкого уровня. С другой стороны, если по прогнозам планируется небольшой объем поставок и имеется тенденция к росту цены, политика в области осуществления закупок будет обеспечивать адекватный объем имеющегося запаса в соответствии с контрактом.
За последнее время разработаны новые логистические системы, нацеленные на планирование потребностей ресурсов, такие как: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.
Система "JIT" (поставки "точно в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.
Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции - на 80, производительность труда повышается на 20-50 %.
Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции "планирования потребности в материалах ". Эта системы располагает широким набором машинных программ, которые обеспечивают согласование и оперативное регулирование снабженческих, производственных и сбытовых функций в режиме реального времени. Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.
Система MRP-II - система планирования потребности в матереалах второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.
Система SDP - это усовершенствованная система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.
Система LP ("плоского/стройного производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребности в материалах". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.
Система DD Т (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребности в материалах. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".
2.3 Определение метода закупок.
Определение метода закупок зависит от сложности конечного продукта и от состава его комплектующих.
Существуют три основных метода закупки:
- Регулярной закупки мелкими партиями;
- Оптовой закупки;
- Закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.
У каждого метода есть свои плюсы и минусы, которые следует учитывать, чтобы сократить издержки и сберечь время.
1. Регулярные закупки мелкими партиями. Суть этого метода заключается в том, что покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течении определенного периода.
Преимущества: товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий, тем самым ускоряется оборачиваемость капитала; происходит экономия складских помещений; т.к. оформляется только заказ на всю поставку, уменьшаются затраты на документирование поставки. Недостатки: необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе; вероятность заказа избыточного количества.
2. Закупка товара одной партией. В этом случае за один раз производится поставка товаров большой партией (оптовые закупки). Преимущества этого метода заключаются в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, а также наличии повышенной торговой скидки. Недостатками являются: замедление оборачиваемости капитала и большая потребность в складских помещениях..
3. Ежемесячные (ежедневные) закупки по котировочным ведомостям. Этот метод закупки применяется там, где закупаются быстро используемые и дешевые товары.
Котировочные ведомости составляются ежемесячно (ежедневно) и содержат следующие сведения:
1. Полный перечень товаров;
2. Количество товара, имеющегося на складе;
3. Требуемое количество товара.
Преимущество этого метода: своевременность поставок; ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение.
1) Получение товара по мере необходимости. Этот метод схож с методом регулярной поставки товаров, но имеет следующие особенности:
- Количество поставки определяется приблизительно;
- Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- Оплата производится только за поставленное количество товара;
- По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Преимущества: ускорение оборота капитала; отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; минимум работы по оформлению документов.
2) Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется, когда производится покупка редко используемых товаров, а также когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в момент потребности, и вывозится со складов поставщиков.
Недостатком этого метода является рост издержек, из-за необходимости детального оформления документации при каждом заказе, так же измельченностью заказов и множеством поставщиков.
3. Оформление и получение заказа.
3.1 Выбор поставщика.
При работе с поставщиками процедура получения и оценки предложений может быть организована по-разному. Наиболее часто используемые и эффективные это: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги илитендеры – это конкурентная форма выбора предложений на поставку товаров, предоставление услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.
Контракт заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.
Проведение тендера состоит из следующих этапов:
1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.