Построение дерева целей есть процесс творческой коллективной работы, и как всякий творческий процесс не гарантирован от ошибок и заблуждений. Они могут возникнуть из-за ошибок интуитивного мышления, недостаточности или односторонности знаний исследователя. Соблюдение некоторых формализованных правил, выведенных из практики системного анализа, если и не дает гарантии от ошибок, то, во всяком случае, сводит вероятность их появления к минимуму.
При декомпозиции целей необходимо постоянно ставить и находить ответы на следующие вопросы:[25]
- каковы предмет и вид деятельности;
- какому уровню целей они соответствуют;
- в правильную ли ветвь помещена данная цель, нет ли для нее на данном уровне более подходящего места в других ветвях;
- в правильной ли последовательности расставлены цели, соблюдается ли принцип: от общего к частному;
- все ли аспекты учтены при формировании целей данного уровня, не упущены ли какие либо из позиций;
- правильно ли сгруппированы цели по характеру деятельности;
- правильно ли учтена логическая схема данной системы;
- правильно ли осуществлены переходы от высших подсистем к низшим;
- правильно ли сформулирована цель, является ли она полной и в достаточной мере унифицированной.
Процесс построения дерева целей по мере образования новых ветвей включает непрерывную корректировку и перестроение как дерева в целом, так и отдельных его ветвей. Как бы ни было дорог наблюдателю полученный результат, он должен быть готов пересмотреть его и перестроить дерево целей, если новая информация и оценки меняют представление и концепцию. Опыт построения деревьев целей по различным проблемам показывает, что их приходится перестраивать четыре-пять раз.
В теоретическом плане дерево целей представляет собой модель кибернетической системы с обратными связями, которые в силу относительной строгости модели должны быть заданы специальными дополнительными требованиями. К типам обратных связей, которые должны иметься в виду в процессе построения и корректировки дерева целей и по которым на завершающем этапе необходимо организовать специальную его проверку, следует отнести:[26]
1. Общая экспертная оценка структуры дерева целей.Реализуется обратная связь: исследовательская группа - эксперты.
2. Проверка по сценарию.С момента написания сценария, формулирующего внешние условия развития системы и требования к ней, до момента окончания работы над деревом целей, которая предполагает удовлетворение этих требований, будет собрана и переработана весьма многообразная информация. Это требует корректировки сценария. Корректировка сценарий по окончательному варианту дерева целей и варианту дерева целей по первоначальному сценарию, обеспечивает обратную связь системы и ее среды.
3. Проверка во временном срезе.Выявляются обратные связи во времени целей и средств их достижения.
4. Проверка дерева целей и его фрагментов на полноту. С помощью логического анализа и дополнительного опроса экспертов проверяется, не упущены ли в дереве в целом или в его фрагментах какие-либо средства (группа средств), необходимые для достижения целей.
5. Проверка дерева целей на инвариантность. Осуществляется проверка обратной связи между различными сторонами и видами деятельности, направленными на достижение общих целей.
6. Проверка влияния изменений какой-либо подцели на достижение целей верхних уровней и, возможно, на достижение целей всей системы. Выявляются обратные связи целей и средств их достижения. Определяется относительная значимость целей нижних уровней и, главное, - выявляется ядро дерева целей - та его часть, которая остается неизменной при изменении целей нижних уровней.
Достаточно часто при формировании целей возникает необходимость их декомпозиции по времени и по исполнителям. Это значит, что общий конечный результат, к которому стремится система, надо расчленить на частные задачи, решаемые в более короткие сроки. Кроме того, цели, стоящие перед системой в целом, конкретизируются по отдельным подсистемам. В частности, для производственных систем необходимо добиваться того, чтобы в результате структуризации каждое подразделение четко знало общие цели и свою роль в их достижении. Существуют системы, где цели могут быть точно сформулированы только по мере достижения предыдущих целей, и эффективное управление системой невозможно без их установления. Возникает потребность в декомпозиции обобщенной цели во времени. Представление развернутой последовательности подцелей в виде сетевой модели требует хорошего знания объекта исследования, а, следовательно, сочетание декомпозиции цели в пространстве и во времени.
Пути (средства) достижения целей.[27] Возможность достижения одной цели путем использования различных средств и методов характерна для всех систем и, в первую очередь, социально-экономических и политических.
При определении средств достижения целей должны быть получены ответы на вопросы: как, каким образом, путем создания или совершенствования какой системы должны быть достигнуты поставленные цели.
Поскольку не все средства обладают одинаковой эффективностью с точки зрения достижения поставленных целей, а ресурсы ограничены, после количественной оценки степени предпочтения этих средств часть из них может быть не принята к практической реализации.
В достаточно простых случаях отбор мероприятий нижнего уровня может производиться непосредственно сравнением затрат и результатов по критерию эффективности развития и функционирования системы в целом. Однако простое сравнение эффективности мероприятий не дает основания для их отбора и включения в программу до тех пор, пока эти мероприятия разрознены и не учитывают сложного характера переплетения подцелей разного уровня для достижения общей цели. Для их учета, в частности, могут использоваться взвешенные оценки относительной важности целей. Экономические оценки эффективности отдельных путей (средств) получают поправку на "вес" данной цели в достижении общих целей.
Можно выделить два подхода к выявлению комплекса мероприятий, направленных на достижение какой либо цели. Первый — построение дерева мероприятий параллельно с построением дерева целей, второй - построение дерева мероприятий после полного построения дерева целей.
В первом случае на всех уровнях структуризации каждой цели ставится соответствующий комплекс мероприятий по ее реализации. Принципы структуризации в деревьях целей и комплексе мероприятий совпадают, а количество мероприятий в точности соответствует количеству целей на каждом уровне. Какой-либо дополнительной информации о структуре отдельных мероприятий и их содержании при использовании такого подхода мы не получаем. Обобщенное дерево мероприятий, структура которого очевидна и без специального его построения, поскольку она повторяет дерево целей, как инструмент управления, применить нельзя.
Гораздо более эффективным является второй подход. При его использовании предполагается, что дерево мероприятий является продолжением дерева целей. Каждой цели, представленной на последнем уровне, ставится в соответствие комплекс мероприятий в виде дерева мероприятий. После анализа таких частных деревьев мероприятий и исключения повторяющихся элементов строится их обобщенное дерево. Многие цели могут иметь одинаковые мероприятия, входящие в построенные для них деревья мероприятий, поэтому между первым уровнем дерева мероприятий и последним уровнем дерева целей существуют перекрестные связи.
Потребные ресурсы.[28] Ресурсная ограниченность вызывает необходимость определения приоритетности их выделения и экономного использования ресурсов. В этой связи значимость приобретает проблема ограниченной взаимозаменяемости ресурсов.
В самом общем виде деятельность любого объекта может быть представлена как процесс преобразования некоторого набора исходных ресурсов в конечный результат. Исходным моментом при этом можно рассматривать обеспеченность ресурсами в необходимых пропорциях, поскольку в основу деления ресурсов положен принцип их невзаимозаменяемости. Естественным является выделение в составе ресурсов трех основных их видов: живого труда, предметов и средств труда, поскольку и по натурально-вещественному составу и по функциональной роли различия между ними очевидны.
К ресурсам живого труда, которыми может располагать система, относится рабочая сила, определяемая как способность человека к труду. Так, предприниматель, использующий наемный персонал, сталкивается с тем, что рабочая сила на рынке труда представляет собой специфичный товар, обладающий стоимостью, что и позволяет, в конечном счете, выразить объем затраченного труда в должной форме.
Для многих предприятий, осуществляющих различные виды коммерческой деятельности, издержки, связанные с использованием живого труда, составляют достаточно значительную, а иногда и преобладающую часть всех ресурсов. Поэтому выявление и использование резервов экономии живого труда имеют важное практическое значение. Интересы субъектов системного анализа требуют сбора и обработки достаточно подробной и разносторонней информации об общем объеме имеющихся ресурсов рабочей силы, ее качественных характеристиках, о положении дел в области использования рабочей силы в отдельных подразделениях, об эффективности ее использования и других. Наблюдатель вынужден решать две относительно самостоятельные задачи. Во-первых, необходимо оценить в каждом из периодов времени эффективность применения в процессе производства трудовых ресурсов, и, если обнаружится снижение эффективности, принять соответствующие меры. Во-вторых, учитывая определенную взаимозаменяемость отдельных видов потребляемых в производстве ресурсов, необходимо правильно оценить как, отражаются на совокупныхрасходах ресурс потребления рабочей силы.