При получении товаров необходимо проводить проверку на соответствие их качества предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества может привести к следующим издержкам:
— расходы, связанные с возвратом бракованного товара;
— остановка производства, в случае если вся партия оказалась некачественной;
— потеря доверия потребителей к своей продукции;
— судебные иски.
Следует применять следующие меры по обеспечению качества принимаемого товара:
1. Методы приемки партий:
а) Сплошной контроль
б) Выборочные методы: приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, приемочный выборочный контрольпо качественным признакам с пропуском партий, приемочный выборочный контроль по качественным признакам, ревизионный выборочный контроль.
2. Методы приемочного контроля
а) Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества.
б) Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.
в) Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика.
г) Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков [16, с.124].
Таким образом, при планировании закупок важно определиться с тем, производить необходимые материалы самому или закупать. Для этого нужно тщательно проанализировать все издержки.
При выборе метода определения потребности в материалах в первую очередь нужно учесть их назначение, характер потребления, объем, а также сложность конечного продукта, состав комплектующих материалов.
1.4. Задача выбора поставщика
Понятие «цепь поставок» трактуется как совокупность процессов, выполняемых при доведении товара определенного товаропроизводителя до потребителя. Это линейно упорядоченное множество участников, выполняющих определенный логистический процесс. Канал распределения превращается в логистическую цепь после принятия решения о выборе конкретных организаций и лиц, участвующих в доведении товара до потребителя. Поэтому проблема выбора участников чрезвычайно важна при проектировании цепей поставок [9].
При поиске и получении информации о потенциальных поставщиках можно пользоваться различными методами. Наиболее распространенные и эффективные из них это:
1. Конкурсные торги;
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) проводятся в тех случаях, когда необходимо закупить товар на большую сумму или предполагается установить долгосрочную связь с поставщиком. При этом поставщик получает информацию об условиях работы, а покупатель получает возможность решить проблему получения требуемого предложения и выбора наилучшего поставщика [16, с.125].
Проведение тендера включает следующие этапы:
1.Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7.Предложение и присуждение контракта.
Тендерная документация выполняет следующие функции: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений, определяет условия будущего контракта [16, с.126].
При оценке тендерных предложений предварительно назначаются члены тендерного комитета, рассматриваются только те предложения, которые удовлетворяют требованиям тендерной документации, должны соблюдаться те процедуры оценки, которые объявлены в тендерной документации. При этом переговоры с участниками торгов должны отсутствовать. Комитет составляет отчет об оценке предложений, в котором должны быть указаны критерии оценки, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта [16, с.126].
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:
1. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). Они обычно включат следующее: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи. Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердые направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная не включает в себя никаких обязательств продавца к покупателю, рассылается неограниченному числу потенциальных потребителей [16, с.127].
2. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются все необходимые реквизиты [16, с. 128].
Для того чтобы выявить потенциальных поставщиков необходимо провести исследование рынка, которое состоит из нескольких этапов. Сначала формулируется общая цель производства, которая конкретизируется подцелями. Они, в свою очередь, требуют решения определенных задач. Далее следует выделить те материалы, которые имеют большое значение для производства. Рынок исследуется на предмет определения укрупненных ассортиментных групп требуемой продукции. Если нужная продукция имеется на рынке, то выявляются потенциальные поставщики. В результате определяются возможные альтернативы стратегии снабжения, из них выбирается наилучшая, и принимается решение о ее использовании [8, с.105].
К основным требованиям при выборе поставщика относят стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает цену товара и прочую стоимость, не выраженную денежно (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.). Качество обслуживания включает в себя качество продукции и надежность обслуживания. Надежность обслуживания – это гарантированность поставки нужного товара в течение заданного промежутка времени. Также существуют и другие критерии выбора поставщика:
— удаленность поставщика от потребителя,
—способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,
— наличие у поставщика резервных мощностей,
— сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
— организация управления качеством продукции у поставщика,
— риск забастовок у поставщика,
— психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
— кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр. [16, с.128].
При выборе поставщика можно провести рейтинговую оценку. Для этого:
1. определяют наиболее важные критерии;
2. выбирают метод оценки деятельности поставщика;
3. оценивают относительную важность каждого параметра;
4. делают окончательные выводы [4, с.25].
Выбор поставщика – очень важная составляющая закупочной логистики. От качества закупаемой продукции, от своевременности поставок зависит качество конечного продукта и степень удовлетворения потребностей покупателей.
1.5 Правовые основы закупок
Для того что бы грамотно проводить закупочные операции необходимо знать определенные разделы хозяйственного права, касающиеся заключения контрактов [16, с.129].
Юридическое оформление поставок обеспечивается контрактом поставки. В его условия закладывается коммерческий успех сделки, поэтому важно провести серьезную подготовительную работу. Подготовку контракта проводят путем переговоров – уточняют все параметры поставляемых товаров, способы поставки, условия платежа, что в конечном итоге определяет цену контракта [4, с.26].
Выделяют следующие элементы контракта:
1. Предложение и принятие предложения. Контракт заключается в том случае, когда одна сторона предлагает партию товара по назначенной цене и на определенных условиях, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, только тогда он становится контрактом в юридическом смысле.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют определенные должностные лица, уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.
4. Законность. Контракт обязан отвечать юридическим нормам страны.
Заключение контракта предполагает согласование различных условий, которые могут быть четко выраженными и подразумеваемыми. Подразумеваемые условия вытекают из зафиксированных в контракте либо являются сами собой разумеющимися [16, с.130].
Контракт может предусматривать такое условие, как возмещение убытка, то есть оговаривается сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении срока поставки. Штрафы в отличии от возмещения убытков представляют собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки некачественного товара и др. [16, с.131].
Фактически любое условие поставки может стать предметом переговоров. Переговоры следует начинать в наиболее подходящее время, чтобы в последующем удержать инициативу в своих руках. Субъекты в процессе прямого взаимодействия на переговорах проходят несколько этапов:
1. подготовка к проведению переговоров;
2. достижение договоренности о проведении переговоров и согласование условий их проведения;
3. предметная беседа;
4. завершение переговоров;
5. анализ итогов переговоров [8, с.121].
Заключительным этапом выполнения контракта является получение счетов на оплату заказанных товаров. При получении счета необходимо удостовериться, что он предназначен именно вам, сверить указанный в счете номер заказа с номером заказа в имеющейся у вас копии. При оплате счета чаще используют безналичные расчеты. Стороны по контракту могут избрать одну из следующих форма расчета: