1.3. Планирование закупок
В процессе планирования закупок необходимо определить:
— какие материалы требуются;
— количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
— время, когда они понадобятся;
— возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
— требуемые площади ваших складских помещений;
— издержки на закупки;
— возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.
Методы определения потребности в материалах зависят от их вида и назначения, объема и характера потребления, от способов исчисления и ряда других факторов [8, с.110].
Разработано много методик того, какое количество материалов нужно закупить и с какой периодичностью они должны поступать, но для них требуется информация о прошлом использовании аналогичных материалов [16, с.116].
Основным методом является расчет по нормам расхода. Его сущность заключается в том, что потребность в материалах на программу определяется как произведение объема работ, выраженного в определенных единицах, на норму расхода материалов на одну единицу. Норма расходов – это максимально допустимое количество материальных ресурсов для производства единицы продукции или работы установленного качества [8, с.110].
Также можно рассчитать потребность в материалах с помощью программы производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах) [16, с.117]. Исходная точка расчета - спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. В соответствии с временем поставок конечного продукта потребителю определяется брутто-потребность в материалах, которая переводится в нетто-потребность. При этом учитывают наличный запас, заказанные материалы и запланированное собственное производство, заказ для предыдущей серии продукции. В результате определяют время заказа [15, с.64].
Также используются и другие методы определения потребности в материалах:
1. Стохастический. Расчеты ведутся с использованием математико-статистических методов, которые дают ожидаемую потребность.
2. Эвристический. Потребность определяется на основе опыта работников.
3. Детерминированный. Используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам [16, с.118].
При выборе метода закупок необходимо обратить внимание на сложность конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.
Основные методы закупок:
— оптовые закупки;
— регулярные закупки мелкими партиями;
— закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.
В основе первого метода лежит поставка товаров большой партией за один раз. При этом оформление документов упрощается, возможно повышение торговых скидок, но возникает необходимость в собственных складских помещениях, и замедляется оборачиваемость капитала. Второй заключается в заказе необходимого количества товара, который поставляется в течение определенного периода времени. При этом сокращаются затраты на документирование, ускоряется оборачиваемость капитала, возникает экономия в складских помещениях, но одним из недостатков является вероятность заказа избыточного количества. Третий характеризуется следующим:количество не устанавливается, а определяется приблизительно; оплачивается только поставленное количество товара; поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены [16, с.119].
Еще один метод - это ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Он используется, когда закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на складе; требуемое количество товаров. При этом ускоряется оборачиваемость капитала, снижаются затраты на складирование и хранение [15, с.66].
Следующий метод – закупка товара с немедленной сдачей. Применяется при покупке нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в тот момент, когда он требуется. Недостатком является детальное оформление документации, вследствие чего растут издержки [15, с.66].
При документальном оформлении заказов целесообразно разрабатывать бланки, которые должна содержать следующее:
1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».
2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.
3. Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.
4. Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.
5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.
8.Адрес поставки.В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.
9.Цену.В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.
10.Расчетный счет.Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты [16, с.121].
При планировании закупок важно определиться, закупать ли материалы или производить самому. Для этого надо сопоставить затраты на производство и на закупку. Затраты на производство включают стоимость энергии, сырья, хранения, рабочей силы. Затраты на закупку включают цену поставщика, а так же расходы, связанные с транспортировкой, складированием, упаковкой, персоналом, обработкой [16, с.122].
Преимуществами производства являются более низкая производственная себестоимость, поддержание надлежащего уровня поставки, рациональное использование имеющихся трудовых и материальных ресурсов, достижение и гарантия необходимого уровня качества, поддержание организационной структуры, рост или сохранение объемов производства. Преимущества покупки: неосновной вид деятельности или услуг, наличие надежного поставщика, отсутствие собственных производственных мощностей, возможность отказа от покупки при изменении конъюнктуры рынка, отсутствие собственного производственного персонала нужной квалификации [4, с.21].
При получении поставляемых материалов важное значение имеют приемка товаров, проверка количества и качества продукции, документальное оформление поставок.
При приемке важно проверить, что товар поставлен в оговоренное время и за установленную цену, от своего поставщика, необходимого качества и в нужном количестве. Так же нужно расположить складские помещения, места приемки и разгрузки как можно ближе друг к другу [16, с.122].
Используются следующие документы при поставке товаров:
1. Копия заказов, которая должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).
2. Уведомление об отгрузке, которое направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
3. Сопроводительное письмо. Оно должно обязательно сопровождать поставленную партию товара и подтверждать, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.
4. Документ доставщика. Он применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
—название и адрес отправителя;
—описание продукции;
—масса (вес) продукции;
—количество мест;
—название доставщика;
—особенности транспортировки.
5. Подтверждение получения поставки. Его используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
6. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров [16, с.123].