Для потребляемых материальных ресурсов может решаться задача «сделать или купить», т.е. самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя или закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.
Второй вариант может иметь ряд преимуществ, такие как:
· Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. Что особенно важно для ЗАО «Бумизделия» при производстве заказной продукции, а также продукции производимой небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента. Это очень важно при выборе системы поставок «Just-in-Time»(подробнее об этой системе изложено ниже);
· Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя;
· Изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.
2. Исследование рынка закупок
Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения поставщиков при этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков связанных с выходом на конкретный рынок. На данном и последующем этапе УМТС при необходимости должно работать во взаимосвязи с отделом маркетинга и рекламы. Возможно, даже необходимо выделение специализированного подразделения в отделе маркетинга ЗАО «Бумизделия», занимающегося рынком закупок.
3. Выбор поставщиков
Выбор поставщиков включает в себя следующие этапы:
I. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:
· Объявление конкурса (тендера);
· изучение рекламных материалов: фирменных каталогов. Объявлений в СМИ и т.п.;
· посещение выставок и ярмарок;
· переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется. Возможности Axapta предусматривают осуществление таких функций.
II. Анализ потенциальных поставщиков.
Составленный перечень поставщиков анализируется исходя из специальных критериев, позволяющих осуществить отбор. Имеется два основных критерия выбора поставщика: 1) стоимость приобретения продукции и услуг, 2) качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения про прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.
Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от недопоставок, которые могут возникнуть, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.
Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например более 60. К ним относятся:
· удаленность поставщика от потребителя;
· сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
· наличие у поставщика резервных мощностей;
· организация управления качеством продукции у поставщика;
· психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
· риск забастовок у поставщика;
· способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
· кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.
Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:
· собственное расследование
· местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
· банки и финансовые институты;
· конкуренты потенциального поставщика;
· торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;
· информационные агентства;
· государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.
В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами.
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.
Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.
4. Осуществление закупок
Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т.е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики[8].
Осуществление закупок включает в себя выбор условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов, при этом составляются графики поставки. Осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемки продукции.
Важное значение при реализации данной функции имеет документальное оформление поставок.
Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, УМТС необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.
Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.
Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. Здесь указываются:
· название и адрес отправителя;
· описание продукции;
· количество мест;
· масса (вес) продукции;
· особенности транспортировки;
· название доставщика.
Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.
Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.
Инструментарий MBS Axapta позволяет в автоматическом режиме формировать данные виды документов с любой степенью детализации.
5. Контроль поставок
В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: а) нужного качества; б) в нужном количестве; в) от своего поставщика; г) в обусловленное время; д) за оговоренную цену.
В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Внедряемая на ЗАО «Бумизделия» система позволяет в полной мере автоматически оптимизировать данные процессы. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составляется график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Необходимо предусмотреть при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.
Контроль поставок включает также учет количества рекламаций и брака, контроль запасов материальных ресурсов.
Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:
· дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
· остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
· судебные иски;
· потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).
6. Подготовка бюджета закупок
Существенной часть закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат: