Корпоративные информационные системы КИС , как инструмент эффективного управления производством (стр. 14 из 18)
II.3.2.4. Описание процесса «Реализация товарной продукции
крупным оптом на внешнем рынке»
Процесс реализации ТП крупным оптом на внешний рынок инициируется заключением контракта с клиентом. Под контрактом понимается как собственно подписанный документ, так и его проект, находящийся в стадии согласования. Кроме того, под контрактом может пониматься любая иная договоренность с клиентом: письменная заявка, факс, телефонный звонок, электронная почта. Дополнительным фактором, характеризующим поставку на экспорт, является паспорт сделки.
После регистрации контракта, на основании приложения к контракту, либо дополнительного соглашения следует стадия создания заказа, где определяется товарный перечень, его объем и ценовая составляющая заказа. Кроме того, происходит резервирование ТП на складе и предварительный контроль товарного кредита (если таковой предусмотрен условиями контракта).
В качестве предварительного заказа клиенту может быть сформировано предложение, где можно указать определенные скидки и иные условия поставки, называемые коммерческим соглашением. При необходимости, клиенту могут быть предоставлены транспортные услуги за дополнительную плату.
Получив согласие клиента по направленному ему предложению, ему на основании подтвержденного предложения формируется счет на оплату, а также внутренний приказ на отпуск. Кроме того, в отдел ВЭД направляется перечень товара на отгрузку для последующей подготовки комплекта таможенных документов. При выполнении клиентом условий оплаты (предоплата, товарный кредит) подписывается приказ на отпуск, направляется заявка в транспортное управление, после чего осуществляется комплектование и отгрузка.
Комплектование и отгрузка производится со склада готовой продукции на основании приказа на отпуск и подтвержденного заказа клиента.
Завершающей стадией процесса является формирование комплекта сопроводительной документации: товарно-транспортной накладной, упаковочного листа (Packinglist), счета-фактуры. Стадия завершается созданием дебиторской задолженности в Главной книге и добавлением счета-фактуры в Книгу продаж (в зависимости от учетной политики).
Схема процесса «Реализация продукции крупным оптом на внешнем рынке»
Рис.2.8. Реализация товарной продукции крупным оптом на внешнем рынке
II.3.2.5. Описание процесса «Реализация товарной продукции мелким оптом на внутреннем рынке»
Процесс реализации ТП мелким оптом инициируется клиентом – юридическим или физическим лицом. Под договором понимается как собственно подписанный документ, так и его проект, находящийся в стадии согласования. Кроме того, под договором может пониматься любая иная договоренность с клиентом: письменная заявка, факс, телефонный звонок, электронная почта.
Далее, на основании заявки клиента (прайс-лист, либо отбор по образцам на витрине) следует стадия создания заказа, где определяется товарный перечень, его объем и ценовая составляющая заказа. Кроме того, происходит резервирование ТП на складе. При необходимости, клиенту могут быть предоставлены транспортные услуги за дополнительную плату. Заказ может быть создан как со ссылкой на договор, так и без договора, если клиенту договор не требуется.
При оплате безналичным путем клиенту формируется счет на оплату. При оплате наличными денежными средствами – товарный чек.
После оплаты (при оплате наличными – кассовый чек, приходный ордер) производится комплектование и отгрузка товарной продукции со склада.
Завершающей стадией процесса является формирование товарно-транспортной накладной и счета-фактуры, если клиент – юридическое лицо. Если клиент - физическое лицо, ему предоставляется товарный чек и приходный ордер. Стадия завершается созданием дебиторской задолженности в Главной книге и добавлением счета-фактуры в Книгу продаж (в зависимости от учетной политики).
Схема процесса «Реализация ТП мелким оптом на внутреннем рынке»
Рисунок 2.9. Процесс реализация продукции мелким оптом на внутреннем рынке
II.3.2.6. Описание процесса «Реализация ТП в розницу»
Процесс реализации товарной продукции в розницу осуществляется через магазин розничной торговли Торгового Дома «Восход» (далее - ТД). Поступление товара в магазин (по мере надобности) осуществляется путем его передачи с мелкооптового склада ТД. Передача товара сопровождается накладной на внутреннее перемещение. Если передача товара на склад ТД с основных складов ЗАО «Бумизделия» осуществляется по внутренним учетным ценам, то в магазин со склада ТД товар передается с торговой наценкой, т.е. по розничным ценам. В случае недостатка отдельных позиций на мелкооптовом складе в период пиковых нагрузок в реализации, в оперативном режиме может осуществляться переброска товара из магазина на склад (возврат товара).
Согласно практике учета товарно-материальных ценностей, принятой в ТД, в магазине раз в месяц (обычно в последний день месяца) проводится инвентаризация остатков товара, результаты которой закрепляются Актом инвентаризации. Оперативного (ежесуточного) учета в количественном выражении по номенклатурным позициям в магазине не ведется. Ежесуточно в кассу ЗАО «Бумизделия» сдается выручка от реализации продукции через магазин. Имея в количественном и стоимостном выражении входящие остатки на начало учетного периода, обороты по приходу товара за период и остатки на конец периода, определяется объем реализации продукции за период. Результаты такого расчета оформляются в виде Товарного отчета за период. Стоимостная оценка объема реализации сравнивается с выручкой за период. В случае расхождений расчетной величины с фактическим поступлением в кассу денежных средств выясняются причины таких отклонений.
Схема процесса «Реализации ТП в розницу»
Рисунок 2.10.Процесс реализации ТП в розницу
II.3.2.7. Описание процесса «Реализация заказной продукции
на внутреннем рынке»
Процесс реализации заказной продукции инициируется заявкой клиента, которая поступает в группу заказов. Заказная продукция предполагает отклонения от технологических маршрутов (технологических операций), определенных для артикульной продукции. Условно, все заказы можно разделить на две группы:
1. заказная продукция, произведенная на основе артикульной продукции;
2. уникальная продукция, для производства которой не имеется аналогов среди артикульной продукции.
Для любой заявки на первом этапе сотрудники группы заказов производят согласование с техническим отделом, производственно-диспетчерским отделом и управлением материально-технического снабжения:
- возможности производства заказной продукции;
- ориентировочных сроков выполнения заказа;
- обеспеченности заказа ресурсами.
После подтверждения такой возможности выполняется калькуляция затрат. Если заказная продукция может быть произведена на основе артикульной, то за базу для расчета плановых затрат берется имеющаяся калькуляция и к ней добавляются затраты, связанные с добавлением индивидуальным потребительских качеств. Если аналогов заказной продукции нет, то расчет плановых затрат выполняется по полной методике.
После определения величины плановых затрат определяются отпускные цены с учетом величины нормативной рентабельности. Сроки выполнения заказа, условия поставки продукции и отпускные цены сообщаются заказчику. Если указанные параметры устраивают заказчика, оформляется договор. (Изложенные выше операции выполняются сотрудниками группы заказов без привлечения инструментария информационной системы).
После регистрации договора создается заказ, в котором указывается перечень заказной продукции, объем и цена. При необходимости, клиенту могут быть предоставлены транспортные услуги за дополнительную плату. Окончательная сумма заказа фиксируется в счете на предоплату, а сам заказ размещается в производстве.
После оплаты клиентом счета и готовности заказной продукции, клиенту сообщается (по средствам связи) о возможности отгрузки продукции. Подписывается приказ на отпуск продукции и направляется заявка в транспортное управление (если предоставляются транспортные услуги), после чего осуществляется комплектование партии и передача на склад. Отгрузка производится со склада готовой продукции на основании приказа на отпуск. Завершающей стадией процесса является формирование товарно-транспортной накладной и счета-фактуры. Стадия завершается созданием дебиторской задолженности в Главной книге и добавлением счета-фактуры в Книгу продаж (в зависимости от учетной политики).