Корпоративные информационные системы КИС , как инструмент эффективного управления производством (стр. 13 из 18)

Было выявлено, что процессы сбытовой деятельности различны в зависимости от вида реализации, то есть при сбыте крупным оптом, мелким оптом, в розницу, заказной продукции и предоставлении услуг процессы будут протекать по различным стадиям. Более детальное изучение сбытовой деятельности ЗАО «Бумизделия» дало возможность разделить процессы в вышеперечисленных группах по направлениям торговли: внутренний рынок и внешний рынок. Это выделение обосновано тем, что принадлежность к тому или иному направлению также находит своё отражение в стадиях процесса.

Из схемы следует, что для каждого процесса из числа основных должен быть реализован вспомогательный процесс, обеспечивающий информационное сопровождение сбытовой деятельности учетной функцией в регистрах бухгалтерского учета. Отнесение этих процессов к классу вспомогательных обусловлено тем, что они принадлежат другой подсистеме и, следовательно, владельцем процессов не является Отдел сбыта.

Рисунок 2.6. Группировка основных и вспомогательных процессов

подсистемы «Сбыт и торговля»

С максимальной степенью детализации будет рассмотрен процесс реализации продукции крупным оптом на внутреннем рынке, так как он является наиболее характерным для деятельности ЗАО «Бумизделия».

II.3.2.3. Описание процесса «Реализация продукции крупным оптом на внутреннем рынке».

Словесное описание процесса

Процесс реализации ТП крупным оптом инициируется заключением договора с клиентом. Под договором понимается как собственно подписанный документ, так и его проект, находящийся в стадии согласования. Кроме того, под договором может пониматься любая иная договоренность с клиентом: письменная заявка, факс, телефонный звонок, электронная почта.

После регистрации договора следует стадия создания заказа, где определяется товарный перечень, его объем и ценовая составляющая заказа. Кроме того, происходит резервирование ТП на складе и предварительный контроль товарного кредита (если таковой предусмотрен).

В качестве предварительного заказа клиенту может быть сформировано предложение, где можно указать определенные скидки и иные условия поставки, называемые коммерческим соглашением. При необходимости, клиенту могут быть предоставлены транспортные услуги за дополнительную плату.

Получив согласие клиента по направленному ему предложению (подтверждение предложения), формируется счет на оплату, а также внутренний приказ на отпуск продукции. При выполнении клиентом условий оплаты (предоплата, товарный кредит, взаимозачет, встречная поставка и др.) подписывается приказ на отпуск продукции, направляется заявка в транспортное управление, после чего осуществляется комплектование и отгрузка.

Комплектование и отгрузка производится со склада готовой продукции на основании приказа на отпуск продукции и подтвержденного заказа клиента.

Завершающей стадией процесса является формирование товарно-транспортной накладной и счета-фактуры. Стадия завершается созданием дебиторской задолженности в Главной книге и добавлением счета-фактуры в Книгу продаж (в зависимости от учетной политики).

Графическое описание процесса реализации продукции

крупным оптом на внутреннем рынке

Графически данный процесс представлен на рис. 2.7.

Схема процесса «Реализация продукции крупным оптом на внутреннем рынке»

Рисунок 2.7. Графическое описание процесса реализации продукции крупным оптом на внутреннем рынке

Для описания процесса в виде схемы используется следующие условные обозначения:

^{- стадия процесса; - поставщики процесса; - клиенты процесса}

^{- другая подсистема КИС ; - основные входы/выходы процесса}

Оперограмма процесса «Реализация ТП крупным оптом на внутреннем рынке»(Табл.2.1.)

Таблица 2.1.

№ п/п	Инициирующее событие	Дополнительная входная информация (вторичные входы)	Стадия процесса, наименование операции	Завершающее событие	Дополнительная выходная информация (вторичные выходы)
1.	Подписанный договор	Регистрация контактов с потенциальным клиентом	Регистрация в системе договора с клиентом	Информация в системе о клиенте и скидках по условиям договора
2.	Информация в системе о клиенте и скидках по условиям договора	- Письменная заявка клиента (при договорах с длительным сроком исполнения)- Текущие цены, размеры накопительных скидок - Информация о наличии товара- Величина лимита товарного кредита	Создание заказа клиента на продажу Проверка лимита товарного кредита на стадии создания заказаФормирование предложения клиенту (корректировка заказа по согласованию с клиентом)	Созданный в системе заказ, сформированное предложение клиенту	Резервирование товара в системе, заказ в производство, предложение клиенту
3.	Созданный в системе заказ	Письменная заявка клиента на транспорт (если доставка нашим транспортом)	Формирование счета на оплату	Сформированный в системе счет на оплату	Печать счета и его оформление
4.	Сформированный в системе счет на оплату	- Подтверждение оплаты товара (при предоплате)- Контроль лимита товарного кредита (при оплате с отсрочкой платежа) - Разрешение на превышение лимита	Формирование приказа на отпуск	Сформированный в системе Приказ на отпуск продукции	- Печать приказа на отпуск - Предупреждение клиента о превышении кредитного лимита.- Заявка на транспортные услуги (если доставка нашим транспортом)
5.	Сформированный в системе приказ на отпуск продукции	Оформленный приказ на отпуск продукции	Комплектование партии отгрузки:- формирование и печать отгрузочной накладной (для комплектования заказа);- формирование отборочной накладной (для оперативного (складского) учета)	Сформированные в системе отгрузочная и отборочная накладные	Данные для складского учета (складские проводки) в системе
6.	Сформированные в системе отгрузочная и отборочная накладные	Формирование товарно-транспортной накладной и отгрузка	Сформированные в системе товарно-транспортная накладная и счет-фактура	- Печать и оформление ТТН- Печать счета-фактуры и его оформление- Учет отгрузки и расчеты с клиентом

Определение состава участников и требования к вторичным входам и выходам процесса «Реализация ТП крупным оптом на внутреннем рынке»

Таблица 2.2.

Требования к вторичным входам от поставщиков процесса

Поставщики процесса	Вторичный вход	Требования к вторичному входу
Клиент	Договор	Форма договора, реквизиты покупателя, общая сумма договора, скидки, срок поставки, способы доставки, условия оплаты
	Письменная заявка	Ассортимент, количество, срок поставки, отгрузочные реквизиты грузополучателя
	Заявка на транспорт (если транспорт наш)	Дата отгрузки, грузоподъемность, пункт назначения.
Склад	Наличие товара	Ассортимент, количество, местонахождение
Производство
ПЭО	Текущие цены	Актуальные цены в прайс-листе
	Размеры скидок	Актуальная таблица скидок
Секретарь кредитного комитета	Копия решения кредитного комитета	Величина лимита товарного кредита
ВФУ
ВФУ	Оперативное подтверждение оплаты	Вид, номер и дата документа, сумма платежа, основание платежа, клиент
Кредитный комитет	Разрешение на превышение лимита товарного кредита	Если сумма товарного кредита превышает 2 млн. руб.
Коммерческий директор		Если сумма товарного кредита до 2 млн. руб.

Таблица 2.3.

Требования к вторичным выходам от потребителей процесса

Потребители процесса	Вторичный выход	Требования к вторичному выходу	Наличие отчета, печатной формы
Склад	Резервирование товара	Номенклатурный номер, наименование товара, сорт, размер, количество товара, код клиента, номер заказа
	Приказ на отпуск продукции	Данные о клиенте. Номенклатурный номер, наименование товара, сорт, размер, количество, вес, штук в упаковке, количество упаковок, цена за единицу, НДС, оплата транспорта, условия расчета. Подписи должностных лиц	Да
Производство	Резервирование товара	Номер заказа, номенклатурные единицы, наименование товара, количество товара
	Заказ в производство
Клиент	Счет на оплату	Напечатанный счет в установленной форме с указанием номера заказа	Да
	Предупреждение о превышении кредитного лимита	Сообщение клиенту о превышении лимита выделенного ему товарного кредита
	Счет-фактура	Напечатанный документ в установленной форме	Да
	Товарно-транспортная накладная	Напечатанный документ в установленной форме	Да
ВФУ	Счет на оплату	Напечатанный документ в установленной форме	Да
Транспортное управление	Заявка на транспорт	Дата отгрузки, время, общий вес, пункт назначения
УУиО	Учет отгрузки и расчетов с клиентом	Требования определяются подсистемой Бухгалтерский учет
	Счет-фактура	Напечатанный документ в установленной форме	Да
	Товарно-транспортная накладная	Напечатанный документ в установленной форме	Да

Другие процессы сбытовой деятельности ЗАО «Бумизделия» будут рассмотрены менее детально в силу того, что описание их аналогично процессу, рассмотренному выше. В данном проекте будут представлены только словесное и графическое описание процессов.