Корпоративные информационные системы КИС , как инструмент эффективного управления производством (стр. 12 из 18)

Как правило, каждое функциональное подразделение с точки зрения процесса содержит в себе другие процессы. Те, в свою очередь, также могут являться объединяющим звеном подпроцессов более низкого уровня. И так до нижнего иерархического уровня неделимых элементов, которыми и являются функции. Таким образом, актуальность задачи состоит не только в выявлении в функциональных подразделениях выполняемых процессов, но и в анализе структуры процессов в их иерархической зависимости.

Для управления процессами как системой необходимо сформировать процессную структуру, то есть выстроить их в определенном, взаимосвязанном порядке. Так как каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, который используется далее для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях, данная структура должна обеспечить, в конечном счете, достижение общих целей компании.

II.3. Реализация методики формализованного описания бизнес -процессов логистического контура на ЗАО «Бумизделия»

II.3.1. Основные понятия и определения

Модули корпоративной информационной системы, связанные с автоматизацией снабженческой, производственной и сбытовой деятельности, построены в соответствии с принципом, который обеспечивает их неразрывную взаимосвязь. Поэтому внедрение КИС должно обеспечить ЗАО «Бумизделия» наиболее полную интеграцию звеньев логистической цепи путем обеспечения их тесной взаимосвязи и четкого взаимодействия, для достижения максимальной эффективности работы предприятия.

Как уже отмечалось выше, в основе ERP-системы лежит процессно-ориентированный подход к управлению. Это обуславливало необходимость формализации и детального описания бизнес-процессов снабженческо-сбытовой деятельности предприятия, что и является основной целью данного проекта. Любое формализованное описание подразумевает применение специальной терминологической системы. Как правило, это обусловлено особенностями базового программного обеспечения, т.к. в нем заложены стандартные решения, опирающиеся на такую систему терминов. Поэтому вначале дадим некоторые понятия, которыми необходимо руководствоваться при прочтении материала данной главы.

В данной работе при описании подсистем «Сбыт и торговля» и «Закупки и управление запасами» используются следующие понятия и определения2:

Клиент – юридические и физические лица, когда-либо приобретавшие у предприятия товары или услуги.

Поставщик – поставщики товаров и услуг, подрядчики, подотчетные лица.

Счет клиента/поставщика, идентификатор клиента/поставщика и код клиента/поставщика – эти словосочетания обозначают одно и тоже.

Номенклатурная единицаили товар – единица складского учета, артикул. Под товаром понимается как покупной товар на перепродажу, так и спецификация, т.е. любой вид товарно-материальной ценности, подлежащей хранению на складе.

Спецификация – составная номенклатурная единица, изготовление которой производится силами собственного производства предприятия.

Компонент – номенклатурная единица, являющаяся составной частью спецификации.

Заказ – под собственно заказом мы будем подразумевать внутренний документ системы MBS–Axapta, представляющий заказ клиента на продажу какого-либо товара. Другими словами, заказ – это согласованное с клиентом соглашение (договор) на реализацию товара клиенту, обработка которого сопровождается формированием первичной документации (счетов на оплату, накладных, счетов-фактур) и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок.

Закупка – внутренний документ, отвечающий за поставку поставщиком товара нашему предприятию. Обработка закупки сопровождается регистрацией поступившей от поставщика первичной документации и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок.

Лимит кредитования – лимитом кредитования называется предельный размер кредита, выраженный в валюте службы контроля кредитования.

Складской журнал – журнал, позволяющий зарегистрировать произвольное складское движение товара (вне рамок заказа).

Документ ГК – бухгалтерский документ (проводка).

Складская проводка – движение товарно-материальных ценностей (номенклатурной единицы). Различают проводки складского прихода (положительные) и складского расхода (отрицательные). Сумма складских проводок дает уровень наличных запасов.

Складская аналитика – характеристика складской проводки, идентифицирующая партию товара (ее местоположение, происхождение и т.д.). Под кодом складской аналитики понимается складская аналитика или ее значение (например: конфигурация, размер, цвет, склад, номер партии, серийный номер, номер ГТД).

Номер партии – вид складской аналитики или ее значение, определяющий партию товара, характеризующегося одинаковыми условиями изготовления и сроком хранения.

Себестоимость – учетная стоимость товара на складе. Различают себестоимость запасов, себестоимость прихода (закупочную) и себестоимость расхода. Принято отделять мгновенную себестоимость, по которой списывается расход в момент обработки заказа, от себестоимости расхода по моделям ФИФО, ЛИФО и т.д., которая рассчитывается в конце отчетного периода при выполнении операции корректировки себестоимости или закрытия склада.

Закрытие склада – перерасчет себестоимости расхода по какой-либо модели.

Накладные расходы – дополнительные расходы по заказу, повлекшие или не повлекшие увеличение себестоимости товара.

Торговое (коммерческое) соглашение – соглашение о ценах и скидках, заключенное с поставщиком/клиентом на какой-либо товар (группу товаров).

Регистрация – приемка товара и отправка его на хранение.

Комплектация – процедура отбора и упаковки одного или нескольких товаров в одно или несколько мест транспортировки для последующей отправки клиенту.

Перенос – операция перемещения товара из одного места в другое без формирования бухгалтерских проводок.

Отгрузочная накладная – фиксирует комплектацию заказа и изменяет статус складских проводок на скомплектовано.

Отборочная накладная – формирует складские проводки расхода и изменяет их статус на отпущено.

Накладная – расчет себестоимости расхода, формирование дебиторской задолженности, создание бухгалтерских проводок по заказу (задолженность по дебитору, налоги, формирование валового дохода), реверсирование проводок по отборочной накладной, если такие были.

Счет-фактура – документ идентичен Накладной, регистрируется в журнале счетов-фактур.

Кредит-нота – документ, на основании которого происходит регистрация возврата продукции.

Физическое движение – выполнение складских проводок по приходу/расходу номенклатурных единиц. Складские проводки выполняются при обработке отборочных накладных по заказам и при выполнении операций в складских журналах.

Финансовое движение – выполнение проводок по Главной Книге и формирование дебиторской/кредиторской задолженностей при обработке заказов. Проводки выполняются при обработке накладной по заказу.

Аналитическая работа по выделению и описанию процессов выполнялась в несколько этапов:

· определение границ подсистем;

· определение состава группировочных признаков и проведение группировки процессов, их классификация на основные и вспомогательные;

· интервьюирование ключевых пользователей (сотрудников отдела сбыта и управления материально-технического снабжения) и изучение регламентных документов по снабженческо-сбытовой деятельности предприятия;

· словесное описание процессов в рамках снабженческо-сбытовой деятельности, основанное на интервьюровании пользователей;

· выделение подпроцессов внутри групп;

· детализация процессов на стадии и операции;

· графическое описание процессов в виде блок-схемы, на которой отражены стадии процесса, основные входы и выходы, участники (поставщики и потребители информации) процесса (структурные подразделения предприятия и другие подсистемы), вторичные входы и выходы;

· определение состава участников для каждого процесса с требованиями к вторичным входным и выходным данным, наличию отчетных форм, характеризующих каждый вторичный выход;

· построение оперограммы процессов в видетаблицы, описывающей инициирующее событие каждой стадии процесса, входную информацию, наименование стадии с разбивкой на операции, завершающее каждую стадию событие, выходная информация;

· построение структурно-логической карты процессов для каждой из подсистем.

В данном проекте подсистемы логистического контура будут рассмотрены в порядке их внедрения на объекте автоматизации, т.е. сначала – подсистема «Сбыт и торговля», а затем «Закупки и управление запасами».

II.3.2. Описание процессов подсистемы «Сбыт и торговля».

Описание процессов подсистемы «Сбыт и торговля» будет выполнено исходя из логики, предложенной выше.

II.3.2.1.Определение границ подсистемы.

Границы подсистемы определяются функциональными полномочиями «владельца процесса» - структурного подразделения, ответственного за реализацию данного вида деятельности предприятия. Таким образом, владельцем процесса является Отдел сбыта ЗАО «Бумизделия», выполняющий функцию реализации товарной продукции и услуг. На рисунке 2.5. схематично определены границы подсистемы с учетом взаимосвязи процессов со смежными подсистемами.

Рис.2.5. Границы подсистемы «Сбыт и торговля»

II.3.2.2. Группировка процессов

Перечень групп процессов подсистемы «Сбыт и торговля» представлен на рисунке 2.6. Такое структурное деление процессов определено двумя критериями.