- собственное расследование;
- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
- банки и финансовые институты;
- конкуренты потенциального поставщика;
- торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата России;
- информационные агентства;
- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.
В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
Выбор поставщиков.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
1) Получение предложений от возможных поставщиков;
2) Согласование полученных предложений;
3) Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
4) Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.
Выбор наиболее подходящих поставщиков
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
В качестве критериев оценки поставщика принимают:
- приемлемость цены;
- качество поставляемой продукции;
- качество обслуживания потребителей;
- гибкость поставок;
- наличие ограничений по размеру заказа;
- дороги;
- удаленность от потребителя;
- кредитная история;
- текущее финансовое положение;
- психологический климат в коллективе.
Для сравнения вариантов поставщиков используют:
Балльный метод. Выбирают систему баллов и шкалу наиболее значимых критериев оценки поставщиков (в долях единицы). Предпочтение отдается поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов.
Систему «Идеального поставщика». Определяют характеристики т.н. идеального поставщика и затем каждого реального претендента сравнивают с «идеалом».
Систему «Расстановки приоритетов». По результатам прошлой деятельности поставщиков выбирают наиболее важные критерии оценки, метод измерения показателей деятельности, определяют относительную важность каждого параметра, определяют частные итоги (по каждому показателю), а затем суммируют, например, в баллах или очках.
Получение и оценка предложений.
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:
1) Конкурсные торги.
2) Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.
Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:
- инструктирует участников торгов о процедуре торгов,
- дает описание закупаемых товаров или услуг,
- устанавливает критерии для оценки предложений,
- определяет условия будущего контракта.
Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:
- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.
Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.
Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Оно может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:
- наименование товара,
- количество и качество товара,
- цену,
- условия и срок поставки,
- условия платежа,
- характеристику тары и упаковки,
- порядок приемки-сдачи.
Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).
Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.
Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.
Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.
Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.
При рассмотрении деятельности поставщика основное внимание уделяется источнику закупок. Можно выделить такие направления исследования как:
1. Исследование финансовых возможностей предприятия-поставщика. Это делается для того, чтобы избежать риска разорения и причинения убытков предприятию-заказчику. Этой работой обычно занимается финансовый отдел предприятия, но часто бывает, что этим вынужден заниматься отдел закупок.
2. Исследование возможностей производства с целью выяснения возможностей предприятия и его ограничений в производственной деятельности.
3. Поиск возможностей нахождения новых источников снабжения.
4. Поэтапный анализ выполнения доставки от места изготовления на место покупки. Расчет затрат для того, чтобы оценить эффективность распределительных каналов.
5. Подсчет и систематизация производственных расходов. Этот пункт включает в себя все затраты предприятия-поставщика во время производства товара. Затраты на покупку сырья, оплату труда рабочих, расходы на обслуживание оборудования и разработку технологии производства.
6. Систематический анализ отношения поставщиков к предприятию, покупающему товар и контроль за соблюдением условий договора.
7. Оценка деятельности компании поставщика для принятия решения о возможности дальнейшего сотрудничества и для возможности давать рекомендации по улучшению условий поставки.