Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей, как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики, в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.
Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:
-что закупить;
-сколько закупить;
-у кого закупить;
-на каких условиях закупить.
К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:
-как системно увязать закупки с производством и сбытом;
-как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками.
Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.
Рассмотрим задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике:
Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы – графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов может решаться задача «сделать или купить», рассмотренная в пункте 2.1. этого параграфа.
Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретных рынок.
Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.
Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.
Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.
Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:
-затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
-затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
-затраты на грузопереработку;
-затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
-затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
-затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.
В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.
Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.
1.2 Товарные запасы торгового предприятия. Необходимость их формирования.
Ни одно торговое предприятие не может существовать без товарных запасов. От их объема и уровня в значительной мере зависят результаты коммерческой деятельности предприятия. Они чутко реагируют на любые изменения рыночной конъюнктуры, и, в первую очередь, на отношение спроса и предложения. Сам факт их существования не приносит их владельцам ничего, кроме затрат и убытков.
Товарными запасами называются предметы потребления, находящиеся в сфере товарного обращения, а, попросту говоря, "запасным" считается товар, ожидающий момента своей продажи. После того, как товар оказывается проданным, он переходит в сферу потребления и перестает быть товарным запасом.
Управление товарными запасами направленно на повышение рентабельности и скорости обращения вложенного капитала. Оно предусматривает на стадии формирования товарных запасов - контроль уровня товарных запасов и обоснования оптимального объема заказов, на стадии реализации товарных запасов – изменение объемов и причин создания товарных запасов и разработка политики реализации сверхнормативных товарных запасов.
Для осуществления беспрерывного процесса товарного обращения необходимые определенные запасы товаров. Товарный запас – это совокупность товарной массы, которая находится в сфере обращения и предназначена для продажи. Товарные запасы выполняют определенные функции:
- обеспечивают непрерывность расширенного производства и обращения, в процессе которых происходят их систематическое образование и расходования;
- удовлетворяют платежеспособный спрос населения, поскольку являются формой товарного предложения;
- характеризуют соотношения между объемом и структурой спроса и товарного предложения.
Необходимость образования товарных запасов предметов потребления вызвана следующими причинами:
- непрерывностью процессов обращения;
- сезонностью производства и потребление;
- неравномерностью размещения производства и районов потребления;
- непредвиденными колебаниями спроса и ритма производства;
- необходимостью преобразования производственного ассортимента в торговый;
- необходимостью образования страховых резервов,
- другими причинами.
Наиболее типичными целями создания запасов являются:
- повышение эффективности производства;
- эффективное обслуживание потребителей;
- страхование сбоев в поставках;
- защита от повышения закупочных цен;
- экономия на оптовых скидках;
- экономия на транспортировке;
- стремление хозяйствующих субъектов к экономической безопасности, что выражается в недопущении дефицита или отрицательного уровня запасов.
При наличии дефицита запасов предприятие может столкнуться с такими основными проблемами, как:
- Задержка с отправкой уже заказанного товара потребителям или невыполнение данного заказа. Это влечет за собой дополнительные затраты на продвижение и отправку того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся запасов.
- Потеря клиента, когда при отклонении заказа поставщиком постоянный заказчик обращается с заказом в какую-либо другую фирму. В данном случае возникают издержки, связанные со стоимостью упущенной выгоды, то есть выручки или прибыли, потерянной из-за неосуществления данной сделки.
- Потеря сбыта, когда отсутствие запаса оборачивается не только потерей конкретной торговой сделки, но и тем, что заказчик переходит на другой источник снабжения.
В стоимость дефицита запасов, помимо стоимости упущенных сделок или нереализованных заказов, входят также потери времени и финансовых средств на изготовление дополнительного объема продукции, на переналадку оборудования, а также потери времени из-за перерывов в производстве при переходах между сложными технологическими процессами.
В литературе имеется большое количество вариантов классификации запасов, в основу которых кладутся различные критерии:
1. По месту продукции в логистическом канале (цепи) и ее виду:
Запасы: - материальных ресурсов; незавершенного производства; готовой продукции; тары; возвратных отходов.
2. По отношению к базисным логистическим функциям:
Запасы: - совокупные; в снабжении; производственные; сбытовые (товарные).
3. По отношению к комплексным логистическим функциям:
Запасы: - складские; транспортные (в пути, транзитные); грузопереработки.
4. По функциональному назначению:
Запасы: - текущие (регулярные); страховые (гарантийные); подготовительные; сезонные; продвижения; спекулятивные; устаревшие (неликвидные).
5. По отношению к звеньям логистической системы или логистическим посредникам:
Запасы: - у поставщиков; у потребителей; у торговых посредников; у посредников в физическом распределении.
По месту продукции в логистическом канале (цепи) и ее виду укрупненно можно выделить запасы сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, тары и возвратных отходов.