Следует иметь в виду, что логистическая деятельность начинается с получения и обработки заказов клиентов. В теории логистики, помимо процесса выполнения заказов, есть также и понятие материальных потоков. В сферу компетенции логистического менеджмента подпадают материальные потоки, а также финансовые и информационные потоки. На начальных этапах процесса товародвижения заказ существует в виде информации (заявки или заказа на обслуживание). Отдел продаж может выполнять все операции по обслуживанию клиентов. Но менеджер по логистике компании должен контролировать, каковы результаты выполнения этих операций, начиная с процедуры размещения заказа клиентами.
Одна из фирм, осуществляющая поставки пожарного оборудования, имеет небольшой музей. В документе "Памятка пожарника", датированного 1800 годом, написано: "О возникновении пожара свидетельствуют следующие признаки: днем - дым, ночью - зарево". Это пример того, как часто мы работаем, не обращая внимание на очевидные вещи. По сути - это рабочая инструкция. Аналогично можно рассмотреть процедуру размещения заказа. Могут быть следующие варианты размещения заказа: клиент лично посещает офис продаж, размещает заказ по телефону, по факсу, электронной почтой, через Интернет-сайт компании. Каждый из этих способов размещения заказа предполагает наличие и использование различных технологий обработки заказов. Соответственно, различные способы размещения заказов предполагают разную трудоемкость отработки заказов. Самым эффективным с точки зрения клиента является размещение им электронного заказа через Интернет-сайт. Но следует учитывать, что по статистике только 4% населения Российской Федерации имеют компьютеры.
Многие показатели и результаты, например, складской деятельности компании - это следствие уровня организации работы с заказами в компании - начиная от приема заказов, и заканчивая согласовыванием, подтверждением, утверждением сроков и оплатой. Все данные, которые затем могут понадобиться, например, подразделению доставки клиентам, еще на этапе приема заказа. должны быть заложены в стандартную форму заявки. Наличие данных означает возможность обеспечения своевременной возможности подготовки, планирования доставки скомплектованных заказов клиентам.
Управление закупками продукции
Это еще одна функция, которая не во всех фирмах относится к процессу товародвижения, то есть управляется службой логистики. Как правило, в организационных структурах компании выделяются специализированные отделы закупок. Отделы закупок являются примером того, что нет необходимости все и вся подчинять службе логистики. На практике можно наблюдать подмену операционной и управленческой (координации и интеграции) деятельности как двух основных видов деятельности специалистов по логистике. Координация - это деятельность по объединению ресурсов, усилий различных структурных подразделений в цепи поставок. Но имеются и виды деятельности, в которых требуются высокий уровень профессиональной квалификации, знаний, навыков, опыта и профессиональной интуиции специалиста, например, по закупкам, который вырабатывается в основном, со временем. Поэтому можно говорить о том, что хороший менеджер по логистике не должен быть узким специалистом. В компании должны быть специализированные подразделения, основу которых составляют специалисты, в частности, по закупкам. Но деятельность таких подразделений должны координироваться и управляться, по вопросам, касающимся выполнения заказов. Основные процедуры, которые включены в функцию управления закупками: подготовка к закупкам продукции, формирование заказа на закупку, размещение заказа, выбор поставщика, заключение договора поставки, оплата поставщику, сертификация продукции и управление запасами. Как правило, управление запасами выделяется как самостоятельная функция.
Поставки продукции
С поставок начинается и операционная деятельность специалистов по логистике. Часть этих процедур может выполняться сотрудниками отделов закупок. Например, подготовка к поставке продукции. Операционная деятельность начинается с момента погрузки закупленной продукции на транспортные средства.
Операции, которые относятся к подготовке к отгрузке - это упаковка, подбор транспортной тары, специальная маркировка. Подготовка к поставке включает, в основном, оформление разнообразной документации. С точки зрения специалистов по логистике важно выделение операций. С точки зрения руководства компании интересны не операции, а конкретные показатели. Контроль над правильным выполнением операций осуществляется через показатели, устанавливаемые в нормативных документах. Регулирование выполнения логистических процедур осуществляется через нормативные документы (рабочие инструкции, положения, договора, контракты).
Конкретная функция закрепляется за конкретным подразделением. Организационная структура управления компанией, выделение служб внутри общей структуры управления компанией должно строиться на процессной основе - на основе процесса выполнения заказов клиента.