Центральная детская библиотека им С.Я. Маршака входит в ЦБС г. Тамбова, координирующим и методическим центром которой является Центральная городская библиотека имени Н.К. Крупской. ЦБС обладает статусом юридического лица, а ее структурные подразделения выполняют различные функции: центральная библиотека осуществляет комплектование и обработку литературы, информационное и методическое обеспечение библиотечного обслуживания, а библиотеки-филиалы - ведут непосредственную работу с пользователями библиотек. Всего библиотек – филиалов 19. Всего детских библиотек, входящих в ЦБС 6: детская библиотека № 9 им. И.А. Крылова, детская библиотека № 11 им. В.В. Маяковского, детская библиотека им. А.П. Гайдара, библиотека № 10, библиотека № 13 и Центральная детская библиотека им. С.Я. Маршака. Не так давно библиотека поменяла адрес, в связи с ликвидацией библиотеки им. С.Н. Сергеева-Ценского, теперь она занимает помещения данной библиотеки, которые заметно больше (почти в 2 раза) и удобнее прежних. Данные помещения находятся в жилом доме. Центральная детская библиотека им. С.Я. Маршака была открыта в 1956 г., по инвентарной книге на тот год можно судить, что первоначальный фонд составлял приблизительно 1325экземпляров. За эти годы библиотека несколько раз переезжала и меняла свой статус, точное число читателей в те годы не известно, так как вся документация утеряна. Фонд библиотеки на 01.01.2010 составляет 59105 экземпляров.
Основные функции Центральной детской библиотеки: информационная, образовательная, просветительская, досуговая деятельность.
Стоит остановиться на характеристике основных процессов формирования фонда в библиотеке им. С.Я. Маршака. Комплектованием фонда занимается отдел комплектования и обработки литературы библиотеки им. Н.К. Крупской. Специалисты данного отдела выполняют определенные функции: заказ, приобретение книг, библиотечная обработка, документальное оформление поступающих и выбывающих изданий. На эти процессы влияют многие факторы, например, состав и запросы читателей, отказы и их причина и тд. Отчет об отказах и информацию о составе и запросах читателей отдел получает от ЦДБ им. С.Я. Маршака, учитывая данную информацию процесс комплектования становится более эффективным.
Заказ и приобретение литературы производится через книжные магазины ОАО «Тамбовкнига», «Библиоглобус» (Москва), Областную универсальную научную библиотеку им. А.С. Пушкина (краеведческий отдел). В соответствии с действующим законом № 94-ФЗ от 08.07.2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных муниципальных нужд» и с введением в действие с 01.10.2007 г. Федерального закона №218-ФЗ от 24.07.2007 о внесении изменений в выше названный Федеральный закон библиотека может приобретать книжную печатную продукцию только четырьмя путями:
-Закупка через «свободную торговлю» (до 100 тыс. руб. в квартал)
-Размещение заказа у единственного поставщика
-Размещение заказа путем запроса котировок (до 500 тыс. руб. в квартал)
-Размещение заказа путем проведения торгов в форме конкурса или аукциона.
Первый путь самый привлекательный и простой, но максимальная сумма денежных ассигнований, которую может израсходовать библиотека таким образом, незначительна (100 тыс. руб. на 3 месяца на все библиотеки ЦБС г. Тамбова).
Второй путь – размещение заказа у единственного поставщика – тоже считается упрощенным, т.к. не требует проведения торгов. Однако практика показала, что он имеет свои недостатки. Этот путь предполагает, что торгующая организация обязана предоставить покупателю пакет документов, подтверждающих исключительные права на использование предлагаемых к продаже изданий. А эти документы есть далеко не на все книги издательств. Также это дополнительная нагрузка на поставщика, которую он не согласен выполнять, если сумма заказа невелика.
Третий путь закупки – размещение заказа путем запроса котировок – сегодня основательно нами используется. Отработана схема заказа, продуманы нюансы в оформлении документов.Главное достоинство этого пути – возможность значительно снизить стоимость приобретаемых в фонд печатных документов. Существует и недостаток: подготовка и проведение торгов путем запроса котировок – процессы, растянутые во времени. Книги, купленные по котировке, поступят в библиотеки как минимум на месяц позже, чем приобретенные через «свободную торговлю».
Четвертый путь - размещение заказа путем проведения торгов в форме конкурса или аукциона. Процесс подготовки документации для проведения торгов в форме конкурса или аукциона, планирование заказа на книги требуют дополнительных временных и трудозатрат, но в данном случае библиотеки получили возможность тематического заказа с конкретизацией ассортимента в течение всего срока действия контракта. Многие библиотеки, имеющие достаточно средств, сделали свой выбор в пользу аукциона.
ЦБ сделала выбор в пользу нескольких способов заказа литературы. Неосвоенным остался способ заказа путем проведения торгов и аукционов. Активно используется способ размещения заказа путем запроса котировок. При формировании фонда этим способом, договор заключается каждый раз с разными поставщиками (ООО «Амиталь» (Воронеж), ООО «Вперед плюс» (Рассказово) и тд.) в зависимости от того кто выиграет котировку.
Библиотечной обработкой также занимается отдел комплектования и обработки литературы, она проводится по всем правилам. «Инвентарная книга» фонда библиотеки им. С.Я. Маршака, так же находится в отделе комплектования и обработки литературы, ее ведут специалисты ЦБ, производят документальное оформление поступающих и выбывающих изданий.
Заключительным процессом формирования фонда является доставка всей литературы в филиал.
Таблица 1 – Объем комплектования Центральной детской библиотеки за 2000 – 2009 гг.
| год | всего | ОПЛ | Естественно-научная литература | Техническая и сельскохозяйственная | По искусству, физической культуре и спорту | По языкознанию и литературоведению, художественная литература, для дошкольников и учащихся 1х классов | |
| 2000 | поступило | 874 | 321 | 176 | 91 | 26 | 260 |
| выбыло | 988 | 79 | 25 | 27 | 13 | 844 | |
| состоит | 69111 | 8252 | 3471 | 3268 | 2520 | 51600 | |
| 2001 | поступило | 1779 | 363 | 132 | 88 | 44 | 1152 |
| выбыло | 1487 | 328 | 36 | 37 | 21 | 1065 | |
| состоит | 69403 | 8282 | 3567 | 3319 | 2543 | 51687 | |
| 2002 | поступило | 1038 | 288 | 96 | 80 | 40 | 534 |
| выбыло | 1567 | 163 | 41 | 18 | 8 | 1337 | |
| состоит | 68874 | 8412 | 3622 | 3381 | 2575 | 50884 | |
| 2003 | поступило | 1321 | 304 | 105 | 66 | 46 | 800 |
| выбыло | 1925 | 417 | 102 | 174 | 22 | 1210 | |
| состоит | 68270 | 8299 | 3625 | 3273 | 2599 | 50479 | |
| 2004 | поступило | 1018 | 368 | 95 | 72 | 52 | 431 |
| выбыло | 2205 | 47 | 17 | 71 | 69 | 2001 | |
| состоит | 67083 | 8620 | 3703 | 3274 | 2582 | 48904 | |
| 2005 | поступило | 1327 | 433 | 94 | 75 | 52 | 431 |
| выбыло | 5990 | 452 | 505 | 195 | 62 | 4776 | |
| состоит | 62420 | 8601 | 3292 | 3154 | 2602 | 44771 | |
| 2006 | поступило | 1045 | 301 | 108 | 80 | 55 | 501 |
| выбыло | 3597 | 1019 | 104 | 172 | 208 | 2094 | |
| состоит | 59868 | 7883 | 3296 | 3062 | 2449 | 43178 | |
| 2007 | поступило | 1187 | 324 | 145 | 103 | 41 | 574 |
| выбыло | 35 | 3 | 2 | 2 | 1 | 27 | |
| состоит | 61020 | 8204 | 3439 | 3163 | 2489 | 43725 | |
| 2008 | поступило | 1421 | 383 | 107 | 68 | 53 | 810 |
| выбыло | 704 | 96 | 74 | 25 | 13 | 496 | |
| состоит | 61737 | 8491 | 3472 | 3206 | 2529 | 44039 | |
| 2009 | поступило | 3361 | 868 | 294 | 194 | 135 | 1870 |
| выбыло | 99 | 3 | 3 | 2 | 1 | 90 | |
| состоит | 64999 | 9356 | 3763 | 3398 | 2663 | 45819 |
Анализируя таблицу, можно отметить, что комплектование в библиотеке за последние 9 лет проходило регулярно, и его процесс можно назвать вполне удовлетворительным. Особое значение имеет соблюдение правил учета фонда. В настоящее время библиотека не использует дифференцированную форму учета, то есть в библиотеке не ведется «Инвентарная книга», ведется интегрированный учет. Такой формой учета в ЦДБ им. С.Я. Маршака является «Книга учета библиотечного фонда», в которой отмечены все партии книг, электронных и аудиовизуальных изданий, поступившие и выбывшие из фонда, а также состояние фонда на конец текущего года.
Учет в библиотеке осуществляется своевременно. Документы поступают в библиотеку из отдела комплектования ЦБС г. Тамбова.В ЦДБ им. С.Я. Маршака применяется горизонтальное размещение, большая часть фонда находится в закрытом доступе, но есть стеллажи и с открытым. Расстановка фонда на стеллажах систематическо – алфавитная.
В настоящее время особую роль приобретает сохранность библиотечного фонда, которая включает комплекс мероприятий по обеспечению безопасности фонда, оптимальных условий его хранения и использования. Сохранность фонда, в первую очередь, зависит от его размещения и использования. Грамотное месторасположения фонда и учет выдачи документа, является гарантией того, что он не будет утрачен или поврежден. Большое значение имеет контроль за сохранностью фонда в процессе его использования, особенно в открытом доступе, как в ЦДБ им. С.Я. Маршака. Главным методом контроля является – неконтактный метод, при нем посетитель не чувствует явно выраженного недоверия. Без удобного размещения стеллажей, при котором все проходы между ними находятся в поле зрения библиотекаря, такой контроль осуществить будет не возможно.