целевое распространение рекламных материалов о товарах и услугах;
На современном этапе грамотно разместить информацию на стенде и разложить рекламную продукцию и образцы не достаточно. Необходимо заранее продумать целевое распространение рекламных материалов среди гостей и участников выставки и правильно его организовать.
подготовка аналитических справок, отчетов, репортажей с фотоматериалами по итогам выставки;
После завершения мероприятия необходимо оценить эффективность проведения выставки и полученную информацию.
Ошибочным является подход к оценке эффективности проведения выставки, конференции или презентации только при помощи экономических показателей (повышение прибыли от продаж; суммы, на которые были заключены контракты во время прохождения выставки). Конечно, все в конечном итоге делается для получения и увеличения прибыли, но необходимо сравнивать мероприятия по промежуточным оценочным параметрам. Например, одним из показателей является количество гостей и проведенных переговоров. Это необходимо для сравнения эффективности участия компании в разных выставках. При росте относительных показателей эффективности участия в выставках в конечном итоге будет и рост экономических показателей деятельности компании.
Анализ всей полученной на выставке и в ходе ее подготовки информации, который ляжет в основу итогового отчета, станет основой маркетинговой политики компании на ближайшее после выставки время.
Размещение итоговой информации об участии в выставке на сайте компании и др. интернет-площадках.
Эта форма рекламного позиционирования часто недооценивается. А между тем, совершенно напрасно, так как заказчики часто пользуются информацией из репортажей об участии компании в выставках для принятия бизнес-решений.
Организация проблемных конференций, семинаров, как в составе выставок, так и на других площадках, приглашение заинтересованной аудитории.
Большой помощью в рекламном продвижении продукции компании и привлечении потенциальных заказчиков является грамотное участие в проблемных конференциях, проходящих во время проведения тематических выставок, а также организация и проведение подобных мероприятий вне рамок выставки с привлечением широкой аудитории специалистов и всех заинтересованных лиц.
На сегодняшнем перенасыщенном рынке эксперты, объединяющие вокруг себя или вокруг какой-то проблемы специалистов и единомышленников, пользуются гораздо большим авторитетом и доверием.
2.2 Организация выставок и планирование участия в них.
Ушла в прошлое эпоха, когда выставочная деятельность была мобилизована на обеспечение непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной «торговой точкой» и превратился в платформу преследования глобальных предпринимательских целей и, в первую очередь, совершенствования фирменного имиджа экспонента.
Решение предприятия о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в торговых ярмарках или выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих факторов:
1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой это предприятие принадлежит.
2. От масштабов, в которых основные конкуренты предприятия используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.
Существующая тенденция такова: крупные предприятия предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют в этих мероприятиях систематически, в противоположность им малые и средние предприятия участвуют в ярмарках/выставках нерегулярно и ограничиваются обычно мероприятиями местного масштаба. В то же время современный уровень развития ярмарок предоставляет малым и средним предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся количестве региональных ярмарок или выставок, но и об отраслевых ярмарках.
Это явление не новое. Например, всемирно известный ныне автомобильный салон в Женеве, действующий с 1904 года, представляет типичную отраслевую ярмарку.
Таким образом участие в выставках или ярмарках для мелких фирм это:
1) средство завоевания всеобщей известности и место встречи с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ,
2) возможность встретиться с руководителями верхнего эшелона и побеседовать в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки,
3) уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных потребителей.
В общем виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:
Принятие решения об участии (определение целей).
1. Этап подготовки участия.
2. Стадия работы ярмарки\выставки.
3. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.
1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.
Начинать работу следует с ответа на вопрос - нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ - ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на:
1. Размер общей экспозиционной площади.
2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки.
3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом.
4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет.
5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.
6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта.
7. Цену аренды экспозиционной площади.
8. Условия участия в общем каталоге.
Прежде всего ярмарки/выставки помогают экспоненту:
1) предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия,
2) оценить его позицию на рынке (размеры, стабильность),
3) почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов, параллельно с ним участвующих в данной ярмарке/выставке,
4) определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов,
5) изучить политику конкурентов (методы, стимулы, системы).
В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия:
1. Общие причины:
1) увеличение объема продаж,
2) контроль конкурентоспособности предприятия,
3) определение экспортной способности товаров,
4) изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.),
5) обмен опытом,
6) развитие сотрудничества,
7) наблюдение за конкурентами (продукция, идеи, методика, сервис).
2. Особые причины:
1) продукция
- проверка приемлемости конкретного товара,
- презентация новых товаров,
- расширение ассортимента предлагаемых товаров;
2) цены и коммерческие условия
- проверка реакции,
- предложение новых условий (реакции);
3) сбыт
- развитие-расширение распределительных сетей,
- контроль эффективности сети,
- поиски представителя;
4) коммуникация
- поиски новых покупательских сегментов,
- повышение популярности предприятия,
- активизация рекламной компании,
- контакты со средствами массовой информации,
- получение информации о переменах в желаниях и тенденциях рынка,
- проработка развивающихся контактов,
- освоение рыночной информации,
- обмен опытом,
- создание фирменного имиджа и т.д.
В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля.
Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на:
1. Цели подготовки продаж.
2. Цели осуществления продаж.
3. Цели поддержания продаж.
Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.
Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.
Параллельно контактам с устроителем ярмарки/выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.
2. Этап подготовки
После установления целей участия в ярмарке\выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке\выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%).