Повідомлення випускаються туристичними фірмами у кількості, необхідній для бронювання послуг по туру та інформації про пересування туристів, і розсилаються в організації, що беруть участь в обслуговуванні даної групи (туриста).
Для прийняття й обслуговування туристів і забезпечення гарантій надання їм туристичних послуг фірмами використовуються також внутрішні туристичні документи: картка туриста (картка обслуговування); обмінні ордери, книжки підтвердження виконання замовлень, гарантійні листи. Вони видаються туристам або особам, які їх супроводжують, в обмін на ваучери.
У разі безвалютного обміну ваучер залишається у керівника туристичної групи до кінця поїздки. Після її закінчення керівник групи разом з представником туристичної фірми, що приймає, повинні підтвердити у ваучері надання зазначених послуг для подальших розрахунків між фірмами-партнерами.
Іноземні туристи приймаються за наявності ваучера (ордера), який видається на групу туристів або туристу-індивідуалу іноземною туристичною фірмою і туристично-екскурсійними організаціями України, що займаються прийняттям іноземних туристів. Залежно від умов договору іноземні туристичні фірми можуть видавати ваучери як на бланках українських туристичних фірм, так і на своїх.
2. Вимоги до закладів ресторанного господарства, що
Готельний комплекс, згідно з будівельними нормами, повинен мати Заклади ресторанного господарства різних типів.
Залежно від категорії готельного комплексу до його складу можуть входити такі типи Закладів ресторанного господарства: ресторан, кафе, бар, їдальня, закусочна, буфет, кафетерій. Наприклад, відповідно до Положення про державну атестацію і переатестацію готелів, мотелів, комплексів, туристичних баз і комплексів та закладів ресторанного господарства України, що приймають та обслуговують туристів (рішення колегії Держкомтуризму № 2 від 26.11.93), п'ятизірковий готель повинен мати ресторан з різноманітними залами, у тому числі національної кухні, бар, окремі кабінети, нічний клуб, кафетерій для сніданку і легких закусок.
Заклади ресторанного господарства, які входять до складу.готельного комплексу, можуть обслуговувати не тільки мешканців готелю, а й населення міста. Режим роботи підприємств установлюється з 7 до 24 години. Окремі підприємства класу "люкс", "вищий" працюють цілодобово. Організація обслуговування споживачів має деякі особливості. У залах підприємств ресторанного господарства проводиться спеціальне обслуговування туристів, делегатів конференцій, нарад, симпозіумів. Обслуговування мешканців готелю організовується на Закладах ресторанного господарства, які входять до складу комплексу, в тому числі у буфетах, безпосередньо в номерах.
Заклади ресторанного господарства, що обслуговують туристів та інших мешканців готельного комплексу, за рівнем обслуговування та розміром націнок поділяються на класи: "люкс", "вищий", "перший", "понижений". Крім того, обслуговування туристів можуть здійснювати Заклади ресторанного господарства, які не мають класу. Іноземні туристи обслуговуються на підприємствах класу "люкс", "вищий", "перший".
Обслуговування туристів та інших мешканців готельно-туристичних комплексів проводиться на Закладах ресторанного господарства, які відповідають вимогам особистої та протипожежної безпеки, вимогам до якості й обсягу послуг і нормам з устаткування, електробезпеки, санітарноекологічним нормам і технологічному режиму в процесі виробництва продуктів (теплової обробки, сумісності продуктів, дотримання вимог нормативно-технічної документації - збірника рецептур, технологічних карток тощо). Чисельність та кваліфікаційний склад персоналу, який обслуговує, встановлюється за нормами, що відповідають рівню обслуговування, товарообороту й класу закладу ресторанного господарства.
Асортимент страв, виробів залежить від категорії підприємства з урахуванням його спеціалізації, контингенту відвідувачів. Формений одяг, що видається працівникам закладу ресторанного господарства, повинен відповідати стильовому оформленню зали й особливостям обслуговування.
Підприємство повинно мати вивіску з назвою, оголошення про години роботи, інформацію про надання класу підприємству, книгу відгуків і пропозицій. Із харчуванням відвідувачам надаються додаткові послуги.
Згідно з Основними вимогами до Закладів ресторанного господарства в Україні, що обслуговують туристів, підприємства ресторанного господарства класу "люкс" (ресторан, бар) повинні забезпечувати відвідувачам максимальний рівень комфорту. Ресторан може бути у готелі або розташований в окремій будівлі, що має оригінальну архітектуру, вивіску світло-динамічного ефекту. Необхідна наявність окремого входу для персоналу. Навколишня територія має бути добре впорядкована, з під'їзними шляхами для автотранспорту.
У залах ресторану забороняється палити, крім барів, казино, вар'єте та спеціально обладнаних кімнат. Туалетні кімнати повинні бути розраховані для одночасного перебування 10 осіб з розрахунку 1,5 м2 на одного відвідувача, обладнані дзеркалами, електрорушниками, милом підвищеної якості, туалетним папером, озонаторами, санітарними приладами.
У гардеробі відвідувачам гарантується збереження верхнього одягу, а також інших цінностей. Вестибуль має бути озелененим, умебльований гарнітурними меблями, забезпечений телефонним зв'язком.
Торговельна зала повинна бути обладнана високоякісними меблями, мати високий рівень естетичного оформлення та комфортності. Відстань між столами має бути не менше 70 см, столи розраховані на різну кількість відвідувачів (2, 4, 6 осіб), прикрашені аранжуваннями з квітів, свічками тощо. У ресторані повинні бути бенкетні зали для прийомів, презентацій і фуршетів, обладнані столами відповідної висоти і ширини. Проводиться кондиціювання повітря, втримується температура 18 - 20 °С у будь-яку пору року.
Столова білизна має бути вишуканою, вона може бути як кольоровою, так і білою (льон, шовк), відповідати загальному задуму сервіровки і тематичної направленості. Заміна білизни проводиться після кожного харчування. Як білизна, так і прибори (з мельхіору чи нержавіючої сталі) повинні мати фірмовий знак або вензель. Посуд металевий, порцеляновий, а також зі скла не нижче 5-ї групи обробки.
В асортименті мають бути високохудожньо оформлені фірмові страви та кондитерські вироби, напої (не менше 2/3 загальної кількості). Деякі страви виготовляються в залі безпосередньо перед замовником. Необхідна постійна наявність харчового льоду.
Поряд із залами європейської кухні ресторан повинен мати залу національної кухні з використанням білизни та посуду тематичної направленості, національного колориту. Меню має бути у твердій обкладинці українською, англійською, німецькою та французькою мовами, надруковане друкарським способом.
Режим роботи підприємств повинен бути майже цілодобовим (нічні клуби, нічні бари, гриль-бари, снек - бари). Сніданок подається з 7-00 до 1100 години, використовується обслуговування за типом "шведський стіл", сніданок за бажанням туристів подається в номери без додаткової оплати.
Обслуговуючий персонал ресторанів, барів класу "люкс" - керівники, метрдотелі, офіціанти, бармени - зобов'язані мати високу підготовку і кваліфікацію, володіти двома-трьома іноземними мовами, мати елегантний вигляд, вишукані манери.
Музичне обслуговування передбачає виступи оркестру, національного вокально-інструментального ансамблю, вар'єте тощо. Заклади ресторанного господарства повинні мати перелік додаткових послуг, які задовольняли б усі бажання клієнта щодо умов обслуговування. Туристи, котрі проживають у готелі мають, першочергове право на обслуговування в залах ресторану та барах.
У готельному комплексі до закладів ресторанного господарства "вищого" класу (ресторан, бар, кафе) ставляться такі вимоги, як і до підприємств класу "люкс", за винятком того, що сортовий посуд зі скла в них використовується не нижче 4-ї групи художньої обробки. На підприємствах при готелі сніданок подається з 7ої до 11ої години. Можливе використання обслуговування за типом "шведський стіл". Відвідувачам пропонуються переважно страви фірмові та на замовлення, художньо оформлені. Для спеціалізованих підприємств цього класу і відповідних типів характерна наявність основних страв, виробів і напоїв в асортименті, харчового льоду.
До закладів ресторанного господарства "першого" класу в готельному комплексі належать: ресторан, кафе загального типу та спеціалізоване, бар, буфет. Відповідно до Основних вимог до Закладів ресторанного господарства будівля оформлюється зовнішньою рекламою з різноманітних декоративнооздоблювальних матеріалів, з використанням світло-динамічних установок. Друкована рекламна продукція повинна бути художньо оформлена.
На підприємствах ресторанного господарства "першого" класу наявність національної зали - обов'язкова. Використовується металевий посуд і столові прибори з нержавіючої сталі, порцеляновий і сортовий посуд. Дозволяється використання майолікового посуду. Обов'язковою умовою є дотримання єдиного стилю сервіровки столів у кожній залі підприємства. Замість скатерті як виняток допускається сервірування столів індивідуальною серветкою або національним рушником. Білизна змінюється по мірі її забруднення. Меблі повинні гармонійно поєднуватися з інтер'єром підприємства. Вечірнє обслуговування здійснюється за участю оркестру, можливе музичне оформлення стереофонічною апаратурою. Можлива наявність нічного бару.