Прием наличных денег кассами предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1 – см.приложение). В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная оттиском кассового аппарата.
Приходный кассовый ордер содержит следующие разборчиво заполненные реквизиты:
- наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
- регистрационный номер и дату заполнения;
- номер корреспондирующего счета, субсчета;
- в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
- указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
- в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.
Кроме того, в главную кассу предприятия поступает выручка от торговых точек. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер.
Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:
- в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
- в графе «Основание» пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);
- в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира за (число, месяц, год); и прилагается Отчет кассира.
Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2 - см. приложение3).
В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:
- наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
- регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
- номер корреспондирующего счета, субсчета;
- в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
- сумма указывается цифрами и прописью;
- в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы.
Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.
Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в кассовой книге.
В сроки, установленные руководителем производится внезапная ревизия кассы с полным полистным перечнем денежной наличности, находящейся в кассе.
Таким образом порядок ведения кассовых операций на предприятии «Инсайд» полностью соответствует нормам и правилам утвержденным Банком России. Порядок ведения кассовых операций не нарушается. Ведется строгий учет всех кассовых операций.
- Лимит остатка кассы. Сумма наличных денег, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе. Сверх лимита можно хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий, но не более трех рабочих дней. Если остаток в кассе превышает установленный лимит, то организация может быть оштрафована. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию. Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо предоставить соответствующий расчет. Для этого размер фактически выплаченных наличных денег (кроме расходов на заработную плату и социальные выплаты) за последние три месяца делятся на количество рабочих дней за тот же период, т.е. определяется среднедневной расход, который и является лимитом остатка кассы (см. приложение). Размер лимита может быть пересмотрен и в течение года.
- Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета. Денежные средства поступают в кассу с расчетного счета по чеку. Затем делается приходный кассовый ордер в кассу. Данная операция сопровождается следующей проводкой:
Д 50
К 51
- Поступлениев кассу выручки от реализации продукции. При поступление в кассу выручки от реализации продукции (работ, услуг), делается приходный кассовый ордер. Данная операция отражается по кредиту счета 90 «Продажи» и дебету счета 50 «Касса».
- Поступление в кассу денежных средств от подотчетных лиц. Поступление в кассу денежных средств от подотчетных лиц также сопровождается приходным кассовым ордером и отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 50 «Касса».
- Выдача денег из кассы подотчетным лицам. При выдаче денег из кассы подотчетным лицам делается расходный кассовый ордер. Проводка:
Д 71
К 50
- Выдача заработной платы из кассы. Выдача заработной платы из кассы совершается по платежной ведомости (см. приложение), которая содержит:
- номер документа, дату создания;
- сумму выплаченных денежных средств прописью, сумму депонированных денежных средств ;
- поименный список лиц, получивших денежные средства и соответствующий им заработок;
- подпись кассира и главного бухгалтера;
- номер кассового ордера и дату его создания.
Итог, указанный в ведомости списывается со счета 50 «Касса» и заносится на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
- Зачисление денег из кассы на расчетный счет. Зачисление денег из кассы в банк на расчетный счет предприятия совершается по платежному поручению (см. приложение), где указываются:
- номер документа, дату создания;
- сумма зачисления цифрами и прописью;
- номер счета плательщика;
- реквизиты банка плательщика;
- номер счета получателя;
- реквизиты банка получателя; назначение платежа.
- Кассоваякнига. (см приложении). Требования, предъявляемые к ведению кассовой книги, перечислены в разделе III Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ (кассира, а также главного бухгалтера организации), с указанием даты исправления.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.
Учет операций с наличными денежными средствами также ведется в кассовой книге.
- Депонированная заработная плата. Депонированная заработная плата — это не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам денежные средства, являющиеся заработной платой.
Если в установленный для выплаты заработной платы срок, равный трем дням, работник не явился для ее получения в кассу предприятия, то такая зарплата считается депонированной, а не получивший зарплату работник — депонентом.
После окончания установленных сроков выплаты заработной платы кассир должен:
- сделать надпись «Депонировано» в платежных (расчетно-платежных) ведомостях после фамилий работников, которым не осуществлена выплата зарплаты.
- составить реестр депонированных сумм с использованием данных платежных (расчетно-платежных) ведомостей.
- подвести итог выплаченных и невыплаченных (депонированных) сумм по платежным (расчетно-платежным) ведомостям.
В конце платежных (расчетно-платежных) ведомостей еще раз указывается фактически выплаченная зарплата и сумма зарплаты, подлежащая депонированию. Эти указанные в конце ведомостей суммы сверяются с итоговыми суммами ведомостей и заверяются подписью кассира.
Последнее, что необходимо сделать кассиру:
- заполнить кассовую книгу в соответствии с данными выписанного бухгалтерией расходного кассового ордера на фактически выданную сумму по платежной (расчетно-платежной) ведомости. Бухгалтерия должна выписывать указанный расходный кассовый ордер только после проверки записей, изложенных кассиром в платежной (расчетно-платежной) ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм;