Кадастровий номер вперше присвоюється земельній ділянці на стадії кадастрових зйомок, при цьому використовується індексний кадастровий план об’єкта АТУ з поділом на кадастрові зони, кадастрові квартали та їх нумерації.
Кадастрові номери земельній ділянці присвоюються місцевими органами виконавчої влади з питань земельних ресурсів і відображаються на ІКК.
ІКК (індексна кадастрова карта) - спеціальна карта розміщення кадастрових облікових одиниць в межах АТУ, яка містить межі облікових одиниць та їх нумерацію. Створюється для відображення місцезнаходження і нумерації земельних ділянок, і є єдиною для ведення ДЗК.
ІКК створюється для різних рівнів АТО: для областей, адміністративних районів, сільських, селищних рад та населених пунктів.
На ІКК області наносяться і нумеруються адміністративні райони та міста обласного підпорядкування. Спочатку в алфавітному порядку нумеруються райони, а потім міста.
На ІКК району наносяться і нумеруються сільські, селищні ради, населенні пункти районного підпорядкування.
На ІКК у межах територій сільських, селищних рад наносяться межі кадастрових зон та кварталів і проводиться їх нумерація.
На ІКК міста наносяться кадастрові зони, квартали і проводиться їх нумерація.
Всі відомості зберігаються в файлі IN4 - обмінний файл - це файл обміну даними землевпорядних робіт в електронному вигляді.
Індексні кадастрові карти - особливі карти, складені на основі адміністративно - територіального устрою області чи міста. По індексних кадастрових картах формується кадастровий номер земельної ділянки. Тому індексні кадастрові карти є основою формування і ведення кадастру.
При формуванні індексних кадастрових карт самим складним є знайти достовірну інформацію (графічну й описову) у розташуванні кадастрових одиниць відносно один одного. Крім цього існує ще і фактор часу створення таких карт.
Формування індексних кадастрових карт відноситься до виду довгострокових робіт. Адміністративно-територіальний розподіл постійно змінюється і тому необхідно постійно вести роботи з коректування індексних кадастрових карт, зберігаючи при цьому вихідний варіант (вести історію розвитку індексних кадастрових карт).
Досвід роботи кадастрових служб Європи, Америки говорить у тім, що повне відновлення кадастрових планів і пов'язаних з ними інших кадастрових матеріалів повинне проводиться не рідше чим через кожні два роки. І це питання залишається одним із самих слабких. Якщо коректування кадастрових матеріалів не вести постійно, то ефект початої роботи по створенню кадастрових планів може через рік - два звестися до нульового результату.
Обмеження - це перелік дій, що обмежують права власника або користувача щодо розпорядження або користування земельною ділянкою.
Обтяження на використання землі - це право на земельну ділянку включаючи право на заставу, оренду, сервітути, обмеження, обов’язки, по договорам, рішення суду про передачу прав і інші встановлені законодавством права відносно землі. Зони особливого режиму землекористування (ЗОРЗ) - це території з особливим режимом використання землі, що виділяються у відповідності до чинного законодавства України.
Особливий режим використання земель - це режим землекористування, що обмежує ті або інші види господарської або правової діяльності на території зон особливого режиму землекористування з метою гарантування прав власників землі, захисту населення віл шкідливого впливу промислових та інших об’єктів, що мають спеціальний режим виробничої діяльності. Визначення і встановлення спеціального режиму використання земельних ділянок здійснюється органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування, а також власниками земельних ділянок. Типи зон особливого режиму використання земель: Охоронна зона, Зона санітарної охорони, Водоохоронна зона, Прибережно-захисна смуга, Санітарно-захисна зона, Зона особливого режиму, Шумова зона.
Вся інформація відображається на кадастровому плані обмежень і обтяжень.
КПОО є окремою частиною чергового кадастрового плану та використовується при розмежуванні земель державної і комунальної власності, підготовці технічної документації, що посвідчує право власності на землю і у разі доповнень у раніше видані право установчі документи на землю, проведені грошової оцінки землі, здійсненні контролю за дотриманням режиму використання земель, проведенні робіт по землеустрою, розробці містобудівної документації.
КПОО складаються з метою одержання достовірної графічної і аналітичної інформації про наявність, склад, місце розташування об’єктів з особливим режимом використання земель і меж зон особливого режиму землекористування (ЗОРЗ) навколо таких об’єктів з урахуванням типів землекористування та обмежень щодо використання земельних угідь у межах цих зон, для гарантування прав власників землі та формування системи управління земельними ресурсами.
На КПОО показують:
1. Межі адміністративно-територіальних утворень (АТУ), земельні ділянки в межах населеного пункту та поза його межами, квартали та зони, їх кадастрові номери;
2. Об’єкти, що мають особливий режим землекористування;
3. Межі зон обтяжень і обмежень.
До плану обмежень і обтяжень додаються:
1.Пояснювальна записка;
2. Додатки (документи, що підтверджують обмеження, обтяження) 3.Робочі відомості обчислення площ ЗОРЗ.
Облік земель слід розглядати, як державний захід щодо накопичення, систематизації й аналізу всебічних відомостей про кількість, розміщення, господарське використання земельних ресурсів та їх природний стан.
Основне завдання обліку кількості земель полягає в тому, щоб дати характеристику кожній земельній ділянці, землеволодінню і землекористуванню щодо їх розмірів, складу угідь, їх підвидів відповідно до прийнятої класифікації.
Кожна земельна ділянка характеризується відповідною сукупністю земельних угідь за категоріями земель, в основі яких лежить її цільове призначення. При цьому слід мати на увазі, що цільове призначення земельної ділянки може уточнюватися або змінюватися обмеженнями прав на неї, внаслідок чого може змінюватися склад земельних угідь.
Обліком передбачена кількісна характеристика земель, що перебувають у власності, зокрема в державній, приватній і комунальній, а також земель, які перебувають в оренді. Виділяється також інформація про землі, що оподатковуються і не оподатковуються.
Особлива увага надається обліку зрошуваних і осушуваних земель. Він ведеться за загальноприйнятою класифікацією угідь, за фактичним станом і використанням меліоративних земель. Однак цей облік ведеться не тільки за угіддями та їх підвидам, але й за ступенем зрошуваності й осушуваності, способами зрошення й осушення, станом зрошувальної й осушувальної мережі.
Щоб забезпечити необхідну точність обчислення площ земельних ділянок в умовах переходу до дрібних за розмірами землеволодінь і землекористувань, необхідний якісний великомасштабний картографічний матеріал.
Рекомендуються такі масштаби земельно-кадастрових планів (карт): для ділянок за межами населених пунктів - не дрібніше 1: 5000; в містах республіканського і обласного підпорядкування - не дрібніше 1: 5000; у містах районного підпорядкування і селищах - не дрібніше 1: 1000; у селах - 1: 2000.
З обліку кількості земель проводиться статистична звітність в рамках програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики, затвердженої в 1993 р. Вона включає форми №№: 6-зем-звіт про наявність земель та розподіл їх за власниками землі, землекористувачами, угіддями та видами економічної діяльності; 6б-зем-звіт про наявність зрошуваних земель та розподіл їх за власниками землі, землекористувачами, угіддями; 6а-зем-звіт про наявність осушених земель та розподіл їх за власниками землі, землекористувачами, угіддями.
Форму цієї звітності приведено у відповідність із Стандартною статистичною класифікацією землекористування Європейської економічної комісії та з класифікацією видів економічної діяльності, затвердженою Держстандартом України. Це дозволяє застосовувати її у міжнародній практиці.
Стандартна класифікація земель має таку структуру:
1) сільськогосподарські землі;
2) ліси та інші лісовкриті площі;
3) забудовані землі;
4) відкриті заболочені землі;
5) сухі відкриті землі;
6) відкриті землі без рослинного покриву або з незначними
рослинним покривом;
Облік якості земель відображає відомості, які характеризують земельні угіддя за природними та набутими властивостями, що впливають на їх родючість, а також за ступенем забруднення ґрунтів.
Поняття земля включає всю економічну систему, в якій знаходиться земельна ділянка, тобто весь комплекс чинників навколишнього середовища, природних умов виробництва, які визначають ріст і розвиток рослин, умови сільськогосподарського використання земель і, значить, впливають на кінцевий результат господарської діяльності людини. При класифікації земель виділяють ділянки території з характерним не тільки конкретним ґрунтовим покривом, але й усіма іншими умовами, від яких залежить спосіб їх використання. До таких умов належать: клімат, характер водного і теплового режимів ґрунту та прилеглих шарів атмосфери, рельєф місцевості, експозиція схилів окремих ділянок, їх конфігурація, розміри й розміщення, природна рослинність і придатність земель для вирощування певних культур, господарська діяльність людини (удобрення, меліорація земель тощо).
Основні принципи класифікації земель побудовані на положенні про їх динамічність, розвиток у часі та просторі. В основу класифікації земель покладені їх стан і відповідні до нього виробничі можливості їх використання у сільському господарстві.