При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания торжеств. После этого можно приступить к составлению меню с учетом конкретных продуктов, решить вопрос необходимости включения блюд национальной кухни и т.д.
Администрация ресторанов высшей категории обязана предоставить посетителям возможность вести междугородные и международные телефонные переговоры за отдельную плату, а также пользоваться телефонами-автоматами; вызывать по их просьбе легковые автомашины — такси; принимать присланные в адрес посетителей праздничных вечеров, банкетов, свадеб поздравительные телеграммы; обеспечивать посетителей по их предварительному заказу живыми цветами за отдельную плату, принимать заявки на музыкальное обслуживание и фотографирование.
При приеме заказов от различных посольств на организацию банкетов-приемов следует уточнить: следует ли вывешивать большие государственные флаги в зале приемов, если да, то где их получить, когда и как повесить, кто будет приглашен из почетных гостей, нужна ли дополнительная установка микрофона на столе или в определенном месте зала. Уточняют порядок размещения гостей за столом, узнают, требуется ли выступление оркестра, концерт. Следует выяснить, нужен ли микрофон для вызова автомобилей к подъезду при разъезде гостей. В таких случаях приглашают диктора, владеющего двумя-тремя языками (обязательно английским).
При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Заказ регистрируется в специальной книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и иметь запись о количестве листов, скрепленную печатью.
Не позднее, чем за два дня до торжества работник, принимавший заказ. Совместно с заказчиком оформляет заказ-счет. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру, указанному в книге учета заказа.
Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия общественного питания, передается в кассу.
При выдаче первого экземпляра заказа-счета заказчику кассир получает от него доплату и проставляет на всех пяти экземплярах заказа-счета штамп "Оплачено", заверяя каждый экземпляр своей подписью. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира, а в день проведения торжеств он сдает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Третий экземпляр передается выполняющему заказ, который отчитывается в конце обслуживания, четвертый и пятый - материально ответственным лицам производства и буфета.
Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их официанту или бармену, которые подтверждают получение чеков на втором экземпляре заказа-счета. В случае уменьшения заказа по сумме деньги могут быть возвращены заказчику или на эту сумму отпускается другая продукция. Все изменения отражаются в заказе-счете.
Форма книги учета заказов на обслуживание торжеств
(наименование предприятия общественного питания)
Книга учета заказов на обслуживание торжеств
на________________г.
| № заказа | Дата приема заказа | Фамилия заказчика, адрес, телефон | Дата торжества, часы начала обслуживания | Количество персон | В каком зале и характер мероприятия | Оплачено | Всего | Дата прихода заказчика для составления заказа-счета | Фамилия лица. принявшего заказ | Отметка об исполнении заказа | Фамилия ответственного за исполнение заказа | ||||
| Аванс | Доплата | ||||||||||||||
| Дата, номер приходного ордера | сумма | Дата, номер приходного ордера | Сумма | Отпущено продукции | Возвращено наличными деньгами, номер расходного ордера | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Форма заказа-счета
Утверждаю
__________________________________ Директор_____________________________ (наименование предприятия общественного
питания) «____»___________________20__г.
ЗАКАЗ-СЧЕТ №______
(служит расчетным документом)
Заказчик__________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
Название зала____________________________ Дата и часы обслуживания________________
С правами и обязанностями заказчика, установленными рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств общественного питания, ознакомлен, с условиями согласен.
Метрдотель______________________________ Заказчик_______________________________
| Из холодного цеха на_____________ч | Из буфета на ______________ч | ||||||
| Наименование | Кол-во | Цена | Сумма | Наименование | Кол-во | Цена | Сумма |
| Итого: | Итого: | ||||||
| Из холодного цеха на_____________ч | Из хлеборезки на ______________ч | ||||||
| Итого: | |||||||
| Из кофейного буфета на______________ч | |||||||
| Итого: | Итого: | ||||||
Цены и суммы проверены Аванс №_________от _________руб._______коп.
____________________________ Доплата № _______от _________руб._______коп.
(калькулятор) В том числе за цветы __________руб._______коп.
Получено всего ______________руб .______ коп.
Чеки по заказу на _____________руб._______коп.
Получил_________________ Кассир___________
Оборотная сторона формы Заказа-счета
Изменение счета
| Исключить из заказа-счета | Включить в заказ-счет | ||||||
| Наименование | Кол-во | Цена | Сумма | Наименование | Кол-во | Цена | Сумма |
Итого:
Метрдотель___________________ Заказчик_________________________
Обслуживание производил________________________
| Фамилия, имя, отчество | Должность | Примечание |
Заказ выполнен полностью
Ответственный за обслуживание_____________________
(подпись)
3. Посуда, приборы и столовое белье, используемое
при проведении банкетов и приемов, порядок их расчета
После того, как заказ принят, метрдотель, исходя из меню и числа официантов, составляет расчет-заявку к банкету на посуду и приборы для сервировки стола и подачи блюд с учетом замены тарелок и приборов, а также для раскладки закусок и блюд. Заявка на стеклянную посуду составляется с учетом ассортимента алкогольных и прохладительных напитков. для примера рассмотрим банкет на 24 персоны.
Расчет потребности в посуде и приборах для подачи
Перечень блюд и напитков | Заказано порций | Наименование посуды, приборов | Вместимость посуды, порций | Кол-во приборов, единиц |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Соки (томатный, яблочный, апельсиновый)ОрешкиИкра зернистая осетровых рыбРасстегаи с визигойМасло сливочноеПомидоры и огурцы свежиеБалык с лимономАссорти мясноеСоус хренШампиньоны в сметане 1 | 24 24 24 По 24 24 24 24 2 | Стаканы конические для соков (125 см3)На закусочной тарелке в полотняной салфеткеЧайные ложкиИкорницыТарелки пирожковые(под икорницы)Лопатки для икрыПирожковые тарелки (вместес хлебом)Тарелки пирожковыеНожи для раскладывания приподачеВазы фарфоровые на низкойножкеБлюда овальные фарфоровыеПрибор для раскладыванияБлюда овальные фарфоровыеПрибор для раскладыванияСоусники фарфоровыеПирожковые тарелкиЛожки чайныеКокотницы 3 | 1 6 1 6 1 1 1 б 1 12 6 1 6 1 6 1 1 1 4 | 48 4 4 4 4 4 24 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 24 5 |
| (горячая закуска по одной кокотнице на порцию)Рыба в рассолеШницель из курМороженое ассорти сшоколадомФруктыЧайКофеПирожные десертныеВина: шампанское (сухое) крепленое сухое виноВода минеральная и фруктовая | 24 24 24 24 24 24 | Тарелки пирожковыеЛожки чайныеБаранчики овальные из металла (для рыбы в соусе)Бранчики круглые из металла с крышкой (для картофеля отварного)Приборы для раскладыванияБлюда овальные из металлаПрибор для раскладыванияКреманки из стеклаТарелки пирожковыеЛожки чайныеВазы для фруктов из хрусталя на высокой ножкеТарелки десертные мелкиеНожи, вилки фруктовыеЧашки чайные с блюдцамиЛожки чайныеЧашки кофейные с блюдцамиЛожки кофейныеВазы фарфоровые на низкой ножке для кондитерских изделийЩипцы кондитерскиеБокалы (125-250 см3)Рюмки мадерныеРюмки рейнвейныеФужеры (200-250 см3) | 1 1 6 6 1 1 1 1 1 1 12 1 По 1 1 1 1 1 6 1 1 1 1 1 | 24 24 4 4 4 4 4 24 24 24 2 24 По 24 24 24 24 24 4 4 24 24 24 24 |
Примечание. Количество посуды определяется числом официантов, подающих закуски и блюда.