Зараженню музейних предметів та обладнання комахами сприяють темні і захаращені приміщення, скупчення мух та інших зимуючих і мертвих комах, наявність чучел, виготовлених без застосування відповідних хімічних сполук, використання деревини, неочищеної від кори без спеціальної обробки, сусідство приміщень, де зберігаються продукти, гнізд птахів, дахів, що протікають.
Найважливішою умовою забезпечення збереження музейних фондів та захисту їх від пошкоджень біошкідниками є здійснення профілактичних заходів (комплексного біологічного контролю, системи біологічного моніторингу).
Головною умовою запобігання біологічних пошкоджень музейних предметів є створення та підтримання нормативного і стабільного температурно-воложистого режиму (55 ? 5 % відносної вологості повітря при температурі 18о ? 1(2)о С).
У будівлях, призначених для зберігання музейних предметів та колекцій, необхідно забезпечити стабільність мікроклімату: усі приміщення музею обов‘язково захищаються від попадання атмосферної вологи та ґрунтових вод.
Провітрювання фондосховищ та експозиційних залів проводиться згідно з існуючими сучасними правилами та рекомендаціями.
Провітрювання шаф, ящиків, сейфів, у яких зберігаються пам’ятки з органічних матеріалів (графіка, книги, тканини, шкіра та ін.) слід не рідше одного разу на декаду відкривати дверцята, висувати полиці та лотки, залишаючи їх відкритими на кілька годин. При раптовому підвищенні відносної вологості повітря в сховищі від провітрювання шаф, ящиків та сейфів слід відмовитися. Необхідно ліквідувати наслідки порушення температурно-вологісного режиму, а за умов його стабілізації – відновити провітрювання.
Необхідно підтримувати чистоту приміщень, обладнання та музейних предметів, проводити їх знепилення відповідно до інструкції. Визначення мікробіологічного стану повітря у фондосховищах є показником його санітарно-гігієнічного стану, одним із засобів контролю пилоочищення.
У музеях, обладнаних системами кондиціювання, необхідно перевіряти стан повітряних фільтрів, оскільки деякі з них можуть значно забруднюватися клітинами та спорами грибів.
Забороняється зберігати музейні предмети, загортаючи їх у поліетиленову плівку.
Неприпустимим є занесення до фондосховища непросушених предметів.
При здійсненні виставкової діяльності необхідно обов’язково враховувати дані параметрів мікроклімату під час транспортування чи експонування музейних предметів. У разі проведення тимчасових експозицій в приміщеннях з нестабільним температурно-вологісним режимом, при транспортуванні та в інших випадках, коли існує імовірність мінливості температури, якої неможливо уникнути, необхідно вжити відповідних заходів щодо стабілізації вологовмісту повітря у вітринах та контейнерах із застосуванням допоміжних гігроскопічних матеріалів (які б забезпечували тепло- та пароізоляцію) силікагелю, какенгелю тощо.
Категорично забороняється приймати для експонування колекції з інших музеїв, від приватних осіб, якщо виявлено, що предмети заражені біошкідниками.
Обов’язковою умовою попередження пошкоджень музейних предметів біошкідниками є проведення регулярних оглядів стану колекції та приміщень музею.
Здійснення мікологічного нагляду (контролю) полягає у проведенні щорічних вибіркових оглядів музейних предметів і колекцій (навесні та восени) для запобігання появи ознак розвитку грибів, зокрема в музеях з несприятливим температурно-вологісним режимом.
Суцільний мікологічний огляд усіх музейних предметів без винятку проводиться 1 раз у три роки, а також після закінчення робіт з ліквідації наслідків аварійних ситуацій.
Обов’язковий ретельний огляд мають проходити нові надходження до музейних колекцій: предмети, зібрані в експедиціях, що надходять з приватних колекцій або з виставок.
При здійсненні оглядів звертають увагу на всі зміни стану збереженості музейних предметів, фіксуючи їх у відповідних записах.
Найретельніший огляд проводять у приміщеннях з нестабільним температурно-вологісним режимом, у закритих шафах, на стелажах, у кутах приміщень та в інших місцях утворення застійних зон.
З особливою увагою треба оглядати музейні предмети на нижніх поличках стелажів, у шафах біля зовнішніх стін. Дуже ретельно оглядають предмети, що мають сліди зволожень, замокань, деформацій та ін.
Переглядаючи колекції, найпильнішу увагу слід звертати на стан графіки, пастелі, акварелі, книг, предметів із шкіри та дерева, тканин, фотодокументів.
Огляд книг розпочинають з палітурок, обрізів, потім розглядають передній та задній форзаци, внутрішні перегини палітурок. Книжні блоки після огляду поверхні переглядають по сторінках, при цьому особливу увагу звертають на сторінки, на яких є сліди замокань.
При здійсненні огляду графіки, що зберігається у папках, на лотках, уважно розглядають кожен аркуш. Обов’язково перевіряють відреставровані графічні твори, у процесі реставрації яких використовується клей із борошна.
Станковий живопис на полотні починають оглядати із зворотного боку (особливо уважно місця на полотні під підрамником), потім торцеві частини та лицьовий бік. Для ретельного обстеження додатково використовують, окрім прямого, бокове освітлення.
Ікони на стелажах та в шафах оглядають із зворотного та лицьового боків, звертаючи особливу увагу на торцеві поверхні та шпонки.
У фонді тканин складені предмети розгортають, обстежують складки, місця деформацій, замокань.
У колекціях комах джерелом вологи та причиною розвитку грибів можуть бути торф’яні пластинки на дні коробки або ящика у разі появи мікроорганізмів в ентомологічних ящиках необхідно вилучити з них комах, старанно просушити, а згодом усунути шкідників.
Якщо під час проведення зазначених оглядів на поверхні музейних предметів чи на обладнанні, внутрішніх поверхнях музейних приміщень виявлено ознаки розвитку мікроорганізмів – нальоти різного кольору, діаметра, консистенції, пігментні плями чи інші прояви розвитку грибів (здуття, відшарування, осипи поверхневих шарів матеріалів тощо) – необхідно зробити відповідні записи та викликати спеціалістів для проведення мікро- та мікологічного дослідження.
Визначення спеціалістами-біологами видів мікроорганізмів, що розвиваються у місцях пошкоджень, сприяє правильному вибору ефективних заходів знешкодження, проводиться також з метою визначення ступеня шкідливості мікроорганізмів щодо музейних предметів та можливого впливу на здоров’я людей, які працюють в музеї, та відвідувачів.
У разі виникнення екстремальних ситуацій (аварії систем тепло- та водопостачання, пожежі, повені тощо) у музеї мають бути розроблені та затверджені відповідні плани заходів з ліквідації їх наслідків. Необхідно заздалегідь забезпечити запас обладнання та матеріалів для проведення цих заходів: фени, вентилятори, фільтрувальний папір, бавовняну тканину тощо.
Музейні предмети обов’язково евакуюють з аварійного фондосховища.
Щоб попередити розвиток грибів при аварійних ситуаціях, необхідно застосовувати спеціальні методи висушування музейних предметів.
При значному замоканні предметів, крім звичайних методів висушування шляхом розстановки предметів, використання фенів, вентиляторів, прокладок та пресування (для паперу та книг), можливим є застосування методу заморожування (у морозильних камерах при температурі близько – 18оС) предметів, що постраждали, з подальшим прискореним висушуванням у вакуумній камері.
Вироби з тканини після просушування очищають м’якою щіткою або м’яким пензлем. Усі інші види обробки здійснюються досвідченим спеціалістом.
При потребі проводять дезінфекцію приміщення та обладнання (без музейних предметів), використовуючи відповідні засоби.
В аварійних фондосховищах (після звільнення їх від музейних предметів) вологу видаляють шляхом підігрівання з перехресною вентиляцією, просушують обладнання та стіни, виправляють дефекти штукатурки та фарби.
Необхідно запобігати проникненню комах у приміщення музею із навколишнього природного середовища. Для цього навесні та влітку всі вікна, кватирки, вентиляційні отвори мають бути захищені сітками з діаметром отворів не більше ніж 1,5 мм. Рами у вікнах мають бути без щілин.
Предмети, що надходять з експедицій, не слід тримати разом з основними колекціями.
У разі придбання предметів для музею у будинках, заражених шкідниками, необхідно вказати в документі надходження на можливе зараження предмета.
Двічі на рік (весною перед відчиненням вікон та восени після зальоту комах на ночівлю та зимівлю) треба вичищати пилососом місця скупчення зимуючих комах – між рамами, за плінтусами тощо.
Не менше одного разу на рік необхідно проводити загальний профілактичний огляд музею для виявлення зараження комахами. Огляд роблять весною, перед тим, як розкрити вікна.
Ботанічні та зоологічні колекції слід оглядати тричі на рік: у квітні–травні, липні і вересні.
Огляд на зараження комахами-шкідниками починають із вікон і підлоги під ними, потім оглядають віддалені від світла бічні та задні стінки меблів, зокрема знизу.
Щоб запобігти зараженню музейних колекцій жуками-шкідниками деревини (жуками-точильниками, вусачами, деревогризами, довгоносиками-трухляками), предмети, що привозяться з експедицій, мають обов’язково проходити через ізолятор. Для перевірки на зараження точильниками предмет треба витримувати в ізоляторі не менше одного літнього сезону з метою визначення необхідності подальшої інсектицидної обробки.
Ретельний огляд мають проходити предмети, які надходять з інших музеїв України, від приватних осіб, чи музеїв з-за кордону, зокрема підставки, пакувальний матеріал тощо. Найнебезпечніший, а тому й небажаний час для проведення виставок – весна-літо, коли відбувається виліт більшості жуків-шкідників деревини.