3.10. Зберігання обліково – фондової документації музею
Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб.
Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються.
Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи.
Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа).
У кінці робочого дня документи обов'язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання.
РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ
4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання
Музейні фонди розміщуються в спеціально обладнаних просторих, світлих приміщеннях, з регульованими системами вентиляції і опалення, відповідати умовам нормативного зберігання, а також сприяти вивченню музейних цінностей і їх різнобічного використання.
Для невеликих музеїв рекомендуються об’єднування та організація окремих сховищ за типологічно-матеріальними ознаками з урахуванням категорій безпечного зберігання для великих музеїв – за тематичними, а всередині – за матеріальними ознаками. Сховища музейних предметів, що відрізняються за категорією біологічної небезпеки, розташовують в окремих групах приміщень.
Сховища мають максимально відповідати вимогам протипожежної безпеки, мати запасні виходи і відповідне протипожежне обладнання. Приміщення сховищ повинно перевірятися органами технічного нагляду з метою визначення припустимого навантаження на підлогу.
У сховищах для тканин, ботанічних, ентомологічних і зоологічних колекцій робоче місце охоронця повинно розміщуватися в окремому приміщенні, ізольованому від сховища.
Сховища повинні бути обладнані ізолятором з опаленням, окремим входом, подвійними дверима та складатися з приміщень:
• для роботи співробітників
• для приймання предметів, розпакування та первинного огляду
• для проведення дезінсекції чи дезінфекції (обов’язково з примусовою вентиляцією)
• для витримування предметів після обробки
• для експонатів, що надходять, де їх розпаковують, розбирають, оглядають і де вони проходять ізолятор та дезкамеру
• спеціальну комору для зберігання господарського інвентарю, пакувального матеріалу та запасу матеріалів консерваційного характеру
Для зберігання експонатів тимчасових виставок повинно бути окреме приміщення, обладнане з урахуванням зберігання предметів різних видів.
Музейне обладнання у сховищах розміщують таким чином, щоб прорізи для вікон і дверей залишалися вільними. Шафи і стелажі в сховищах слід ставити впродовж стін або перпендикулярно до них, залишаючи центральний прохід не менше ніж 2,5 – 3,0 м, а проходи між ними не менше ніж 1,0 – 1,5 м, залежно від глибини приміщення і розмірів предметів зберігання.
З метою усунення локальних застійних зон у фондосховищах необхідно підтримувати достатню циркуляцію повітря: не перевантажувати приміщення предметами, не розміщувати шафи та вітрини безпосередньо біля зовнішніх стін будинку. Стелажі для творів живопису повинні бути підняті від підлоги не менше як на 25 см. Збереження невеликими штабелями, які розміщуються на підставках, дозволяється тимчасово. Треба уникати контакту дерев’яних рам з цементною підлогою, викладеною плиткою, укритою лінолеумом. Неприпустимим є зберігання музейних предметів, загорнутих в поліетиленову плівку.
При підвищеній вологості треба уникати зберігання музейних предметів у щільно зачинених шафах, що стоять дуже близько до стін. Відстань між стінами та обладнанням має бути не менше ніж 10 – 15 см. Забороняється розміщення музейних предметів на стінах чи підлозі з підвищеною вологістю. Обладнання для зберігання музейних предметів у сховищах роблять із металу або сухої деревини, обробленої антисептичною речовиною.
Дерев’яне обладнання періодично оглядається для своєчасного виявлення шкідників.
Для розміщення предметів різних категорій використовуються різні типи меблів (див. відповідні розділи цієї Інструкції за категоріями матеріалів).
Обладнання бажано максимально стандартизувати за видами музейних предметів, групуючи за вимогами світлового, температурно-вологісного та біологічного режимів.
При зберіганні музейних предметів забезпечується їх ізоляція від підлоги на відстані не менше ніж 15 см, від бічних поверхонь у середині обладнання – не менше ніж 3 – 5 см, така сама відстань – між музейними предметами. Полиці в шафах мають легко зніматися, протиратися установлюватися на різній висоті.
Для зберігання дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння у сховищах установлюються металеві сейфи, що цілодобово підключені до приладу охоронної сигналізації.
Кількість горючих елементів в обладнанні сховищ має бути зведена до мінімуму з перспективою повної заміни дерев’яного обладнання на металеве з урахуванням вимог зберігання. Фарбування металевих елементів обладнання допускається речовинами, що не виділяють при висиханні та після витримки сполук, які хімічно взаємодіють з музейними предметами.
4.2. Режим музейного зберігання
Найважливіші зовнішні причини руйнування музейних предметів (крім руйнувань, що викликані технічними аваріями та стихійними лихами):
• значна та різка зміна температури і вологості, відхилення цих параметрів від нормативних
• шкідливий вплив світла або нестача його
• забруднення повітря агресивними газовими складовими, пилом, кіптявою, сажею
• біологічні шкідники
• використання нестійких матеріалів (фарб, тканин тощо) та недосконалих технологій при виготовленні предметів, що згодом увійшли до музейних колекцій
• недбайливе ставлення до предмета, що призводить до механічних пошкоджень
• неправильне зберігання і використання цих предметів до їх надходження в музей та в самому музеї.
Руйнування музейних предметів може бути наслідком невмілого або необережного користування, несвоєчасного проведення реставрації.
4.2.1. Температурно-воложистний режим
Найважливішою умовою правильного зберігання музейних фондів є дотримання нормативного та максимально стабільного режиму температури та вологості повітря в усіх приміщеннях будівлі музею. Вимоги до температурно-воложистих умов для комплексного зберігання та експонування музейних колекцій включають:
• параметри температури та відносної вологості повітря
• допустимі перепади температури та вологості повітря
• швидкість руху повітря у зону розміщення експонатів.
Температурно-воложистий режим приміщення музею створюється та змінюється під дією ряду факторів:
• загальний стан будівлі (даху, стін, гідроізоляції)
• наявність та стан систем опалення, вентиляції, кондиціювання повітря
• кліматичні умови місцевості (температура та вологість зовнішнього повітря), переважаючий напрям вітру, сонячна радіація, опади
• орієнтація будівлі відносно сторін світу
• місце розташування на місцевості.
На показники температури та вологості впливають будівельно-конструктивні засоби та архітектурно-планувальне рішення внутрішнього простору будівлі.
Температурно-воложистий режим залежить від засобів, якими створюється та підтримується певний рівень температури та відносної вологості повітря, тобто в будівлі музею може бути нерегульований режим або регульований, що підтримується необхідними інженерно-технічними засобами (наявність систем опалення, вентиляції та кондиціювання повітря).
Категорично забороняється допускати різкі зміни температури і вологості повітря та робити перерви в опалюванні в опалювальний сезон у музеї. Мінливість температури та вологості повітря є одним з важливих факторів природного старіння музейних предметів.