Графа “Стан збереженості” у інвентарній книзі заповнюється за схемою: без пошкоджень, задовільний, незадовільний. У графу вписуються усі дефекти: пошкодження, втрати, тріщини, сколи, осипи фарбового шару, відсутність будь-якої частини або фрагмента та ін. Дані про наступні зміни, стану збереженості музейного предмета вписуються в інвентарні книги на підставі акта їх обстеження.
Вартість предмета визначається на підставі Інструкції “Про порядок визначення оціночної та страхової вартості пам'яток Музейного фонду України” від 13.07.98р. № 325, зареєстрованої Міністерством юстиції України 6 серпня 1998р. за № 496/2936 (зі змінами).
Після реєстрації в інвентарних книгах музейних предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, їх обліковують у спеціальних інвентарних книгах.
3.5. Організація обліку музейних предметів
Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу (наказу) Міністерства культури і туризму України на погоджений термін.
Для одержання дозволу до Міністерства культури і туризму України подаються такі документи:
а) клопотання центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на державній формі власності
б) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
в) клопотання музеїв, юридичних осіб, до яких передаються музейні предмети і колекції
г) гарантійний лист приймаючої сторони
ґ) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і колекції
д) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням: назви предмета, інвентарного номера, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби, стану збереженості, страхової вартості
е) страховий поліс з урахуванням усіх видів ризику на час транспортування та експонування або державні гарантії повного фінансового покриття страхових витрат.
Музейні предмети, які передаються на тимчасове зберігання за межі України, обов‘язково супроводжуються реставратором та матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника музею.
Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами:
а) за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на державній формі власності
б) за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.
Для одержання дозволу подаються такі документи:
а) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
б) клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення
в) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети
г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості
Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання (додаток 21).
Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється.
Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника.
Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік.
Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи (представника сторони, яка приймає або передає).
До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу.
Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання (додаток 13), підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділами), а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети.
Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське. У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться.
Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі.
Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом (більша або менша).
Копіювання музейних предметів, занесених до Державного реєстру національного культурного надбання України з метою їх використання у виставковій діяльності музеїв, погоджується з Міністерством культури і туризму України.
Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру “ТЗ” роздільно, наприклад: ТЗ № 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.
Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів (додатки 16,18). Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання.
Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.
3. 6. Організація обліку інших фондів
Матеріали, які віднесені фондово-закупівельною комісією до науково-допоміжного фонду, оформлюються актом про приймання та заносяться до книги обліку науково-допоміжних матеріалів (додаток 22).
Наукова інвентаризація матеріалів науково-допоміжного фонду не ведеться.
Переведення матеріалів з науково-допоміжного до основного фонду здійснюється за рішенням фондово-закупівельної комісії та за наказом керівника музею. Переведення матеріалів з основного до науково-допоміжного фонду здійснюється за рішенням Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.
Передання матеріалів науково-допоміжного фонду на постійне зберігання іншим музеям здійснюється на підставі дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, для державних музеїв та структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади – для комунальних музеїв.
Передавання матеріалів науково-допоміжного фонду з музеїв на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за наказом Міністерсва культури і туризму України.
У музеях художнього і меморіального профілів використання предметів науково-допоміжного фонду ведеться за правилами використання музейних предметів основного фонду.
Сировинні матеріали вписуються в книгу обліку сировинних матеріалів (додаток 23) на підставі акту про приймання.
3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах
Порядок обліку музейних предметів і колекцій у музейних об'єднаннях, філіях та окремо розташованих від музею відділах проводиться відповідно до загальних вимог.
Питання обліку музейних предметів у філіях музею та в окремо розташованих від музею відділах в кожному конкретному випадку вирішується центральним музеєм. У музейних об’єднаннях облік музейних предметів проводиться кожним музеєм самостійно згідно з цією Інструкцією.
У філіях музею та відділах, розташованих окремо від музею, облік здійснюється в центральному музеї. У філіях та відділах зберігаються: другі примірники актів приймання предметів на матеріально відповідальне зберігання актів приймання та видавання предметів на постійне і тимчасове зберігання науково уніфікованих паспортів на музейні предмети, а також картотеки.
У окремих випадках, якщо філії мають значні зібрання, сформованих протягом багатьох років, то облік музейних предметів здійснюється самостійно. При цьому філії зобов’язані направляти до центрального музею по одному примірнику актів приймання та видавання, а також науково уніфікованого паспорта.
У фондово-обліковій документації, крім шифру центрального музею, проставляється шифр філії.