Запис колекції у книгу надходжень або у книгу науково-допоміжного фонду допускається за наявності предметного опису її складу (колекційного опису).
Перед реєстрацією у книгу надходжень археологічні предмети систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд.
Польовий або колекційний опис підписується особою, яка його склала, завіряється підписом начальника експедиції, нумерується та опечатується печаткою музею. Реєструють польові або колекційні описи у книзі реєстрації польових та колекційних описів.
У зв’язку з необхідністю попередньої систематизації та камеральної обробки експедиційних зібрань археологічних, етнографічних, геологічних та інших колекцій, а також нерозібраних архівів меморіального характеру терміни їх запису до книги надходжень визначаються фондово-закупівельною комісією музею з урахуванням складності та обсягу робіт.
3.4. Організація інвентаризації музейних предметів
Наукова інвентаризація – це друга, основна стадія обліку музейних предметів і колекцій основного фонду, на якій фіксуються наслідки вивчення та наукової атрибуції з метою закріплення предметів за певною музейною колекцією.
Науковій інвентаризації підлягають усі предмети основного фонду музею.
Музейні предмети систематизуються у відповідності до класифікації основного фонду за найбільш суттєвими ознаками та окремими групами в залежності від складу зібрання. Музейні предмети поділяються на типи або джерела: речові, образотворчі, писемні, кіно-(відео-), фото-, фономатеріали. Кожний тип (джерело) поділяється на види, види на різновиди, різновиди на групи, групи на підгрупи. Наприклад: тип “образотворчий”, вид “живопис”, різновид “мініатюра”, група “портрет”.
У музеях з великим зібранням і різноманітними колекціями, таких як краєзнавчі музеї, музейні предмети і колекції систематизуються за типами, колекціями, видами матеріалу, технікою виконання, призначенням. Наприклад: речові пам’ятки (природа, археологія, нумізматика, етнографія, зброя, годинники, вироби з тканини, металу та ін.) образотворчі пам’ятки (живопис, графіка, скульптура) пам’ятки декоративно-прикладного мистецтва писемні пам'ятки (рукописні, друковані) кіно- та відеопам’ятки (документальні і художні) фотопам’ятки (негативи, діапозитиви, фотовідбитки) фонопам’ятки (речові і музичні).
У музеях художнього профілю музейні предмети систематизуються:
за видами мистецтва (образотворче мистецтво та декоративно-прикладне) за матеріалом і технікою (дерево, кістка, метал, папір, гравірування, малюнок), іноді за призначенням (меблі та ін.).
Для музеїв художнього профілю з великим зібранням використовується така систематизація:
живопис іконопис мініатюра графіка скульптура художні меблі декоративно-прикладне мистецтво пам'ятки монументального мистецтва (фреска, мозаїка, архітектурні деталі і фрагменти).
У музеях художнього профілю з невеликим зібранням кількість груп може бути зменшена до 3 – 4:
живопис графіка скульптура декоративно-прикладне мистецтво.
У художніх зібраннях музеїв доцільно вести окрему інвентарну книгу для художніх рам, у якій, крім загальних даних, необхідно дати опис профілю рами, а також інвентарний номер картини, яка оформлена цією рамою.
Сучасні багетні рами масового виробництва та музейне обладнання, що не мають художньої цінності, обліковуються господарською частиною музею у господарських інвентарях.
Після встановлення кількості груп зберігання, музейні предмети і колекції розподіляються між відповідними розділами, яким надається шифр.
Музейні предмети і колекції відповідно до розділів реєструються до окремих інвентарних книг (додаток 25) з встановленим шифром. Наприклад: книга обліку предметів археології може мати шифр “А”, нумізматики – “Н”, скульптури – “С” та ін.
У музеях з великим зібранням, де музейні предмети і колекції розподіляються за відділами, кожній групі, крім основного шифру, надається шифр відділу. Наприклад, предмет археології з відділу античної археології може мати шифр “Ар/А”.
Науковий співробітник музею, який одержав предмет для інвентарного опису, у найкоротший термін вивчає музейний предмет, виявляє основні ознаки: назву, авторство, хронологію і географію створення та побутування, призначення, устрій, матеріал, техніку виготовлення, розміри предмета тощо, з метою підготовки його для різнобічного музейного використання, визначає його наукову, художню, історичну, етнографічну та меморіальну цінність і заносить дані про предмет до інвентарної книги.
Попередньо зазначені дані вписуються в науково уніфікований паспорт (додаток 24). Науково уніфікований паспорт музейного предмета – документ, що фіксує усі етапи інвентаризації, вивчення, наукового визначення, реставрації, публікації і використання предмета на всьому відрізку часу його знаходження в певному музеї.
Науково уніфікований паспорт заповнюється від руки, при допомозі друкарської машинки або комп’ютера, завіряється підписом фахівця, що його складає та візується матеріально відповідальною особою. Обов’язковим для науково уніфікованого паспорта є наявність фотографії (9 х 13 см) або, як виняток, замальовки.
Науково уніфікований паспорт складається на унікальні предмети згідно з додатком № 1 до “Порядку занесення унікальних пам’яток Музейного фонду України до Державного реєстру Національного культурного надбання”, затвердженого наказом Міністерства культури і мистецтв України від 25.10.2001 р. № 653, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 14.02.2002 р. за № 144/6432.
Кожний музейний предмет реєструється в інвентарній книзі під порядковим номером. Порядковий номер є одночасно інвентарним номером музейного предмета, який проставляється на ньому. Шифр та інвентарний номер музейного предмета заноситься у відповідну графу книги надходжень для досягнення взаємозв’язку між книгою надходжень та інвентарною книгою.
Предмети, що складаються з декількох частин, заносяться до інвентарної книги за одним номером, а кожна його складова частина нумерується окремо. Наприклад: кубок з кришкою – інвентарний номер М-910, кубок – М-910/1, кришка – М-910/2.
У комплектах предметів (наприклад, сервізи) кожний предмет інвентаризується за окремим номером, а належність його до комплекту обумовлюється у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (інвентарна книга, додаток).
Альбоми гравюр, малюнків, фотографій, клясер з марками, що об’єднані тематично, та ін. записуються під одним інвентарним номером, при цьому зазначається загальна кількість аркушів альбому, кількість пустих чи відсутніх аркушів або гнізд до фотографій, а також кількість предметів (гравюр, малюнків, фотографій). Кожний предмет з альбому підлягає інвентаризації і відповідно отримує окремий інвентарний номер. Належність предмета до альбому зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (додаток ).
Монетні скарби записуються до інвентарної книги в повному складі (монети з дорогоцінних та монети з недорогоцінних металів). Кожна монета записується під окремим інвентарним номером, а її належність до скарбу зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.
Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.
У графі “Назва та розгорнутий опис предмета” у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад: комірець білий, шабля козацька. При потребі зазначається: чучело, модель, сухий препарат та ін.
При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет.
Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами (наприклад: горобець хатній – Passer domesticus) і включає усі дані польових етикеток.
Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких – з назви самого документа.
Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній (для портрета), та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення (голова, погруддя, поясний, на повний зріст та ін.). Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету. При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку.
Розміри зазначаються в сантиметрах (для графіки, нумізматики) і у міліметрах (для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння) у такій послідовності:
а) для об’ємних предметів: h – висота, а – ширина, l – довжина /глибина/
б) для прямокутних предметів: h – висота, а – ширина
в) для круглих та еліпсоподібних – найбільший діаметр або d-діаметр (у планах, технічних кресленнях).
Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри: аркуша та зображення, для творів живопису – розміри підрамника або дошки. Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина.
При встановленні розмірів небажано користуватися м’яким сантиметром.
Графа “Маса” (інвентарна книга, додаток) заповнюється найменуваннями музейних предметів, які містять дорогоцінні метали (у грамах), дорогоцінного каміння (у каратах), дорогоцінного каміння органогенного утворення (у грамах), а також для предметів нумізматики незалежно від матеріалу та для зразків цінних мінералів і великих друз кристалів (у грамах).