Åêñïîíàò – ìóçåéíèé ïðåäìåò, ÿêèé âèñòàâëåíî äëÿ îãëÿäó, º ñòðóêòóðíîþ îäèíèöåþ åêñïîçèö³¿ ³ ñêëàäຠîñíîâó ìóçåéíî¿ êîìóí³êàö³¿. Åêñïîíàòîì ó ìóçå¿ ìîæå áóòè ÿê ñïðàâæí³é (îðèã³íàëüíèé) ïðåäìåò, òàê ³ â³äòâîðåííÿ, ìàêåòè-ìîäåë³ àáî íàóêîâî-äîïîì³æí³ ìàòåð³àëè.
Ìóçåéíèé îáë³ê ïàì‘ÿòîê (ìóçåéíèõ ïðåäìåò³â ³ êîëåêö³é) – öå âèçíà÷åííÿ ê³ëüêîñò³, ñêëàäó ³ ñòàíó â îäèíèöÿõ îáë³êó òà â³äîáðàæåííÿ ¿õ ó ôîíäîâî-îáë³êîâ³é äîêóìåíòàö³¿ ìóçå¿â. ³í ô³êñóº ¿õ íàëåæí³ñòü äî ïåâíèõ êëàñèô³êàö³éíèõ ãðóï, çàáåçïå÷óº ¿õ îðãàí³çàö³éíó óïîðÿäêîâàí³ñòü, ìîæëèâ³ñòü àäðåñíîãî ïîøóêó òà êîíòðîëü çà ¿õ íàëåæí³ñòþ ³ ñòàíîì. Ìóçåéíèé îáë³ê ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ ñòàä³é: ïåðâèííî¿ ðåºñòðàö³¿ ³ íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿.
Îäèíèöÿ îáë³êó – ïðåäìåò àáî ãðóïà ïðåäìåò³â (êîëåêö³ÿ, êîìïëåêò), çàðåºñòðîâàíèé â ôîíäîâî-îáë³êîâ³é äîêóìåíòàö³¿ ï³ä îäíèì íîìåðîì.
Îáë³êîâà äîêóìåíòàö³ÿ – ñèñòåìà äîêóìåíò³â, ÿêà ñêëàäàºòüñÿ ç äîêóìåíò³â ïåðâèííî¿ ðåºñòðàö³¿ (àêòè ïðî ïðèéìàííÿ ³ âèäà÷ó) òà ³íâåíòàðíèõ êíèã – êíèã íàäõîäæåíü îñíîâíîãî ôîíäó, íàäõîäæåíü íàóêîâî-äîïîì³æíîãî ôîíäó, òèì÷àñîâèõ íàäõîäæåíü, îáë³êó ñèðîâèííèõ íàóêîâèõ ìàòåð³àë³â, ðåºñòðàö³¿ àêò³â ³ äîêóìåíò³â íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿, êîòð³é ï³äëÿãàþòü ìóçåéí³ ïðåäìåòè îñíîâíîãî ôîíäó, ùî íàä³éøëè íà ïîñò³éíå çáåð³ãàííÿ. Äî îáë³êîâî¿ äîêóìåíòàö³¿ íàëåæàòü òàêîæ êíèãè ðåºñòðàö³¿ ñàìèõ îáë³êîâèõ äîêóìåíò³â.
Ðåºñòðàö³ÿ ïåðâèííà – ïåðøà ñòàä³ÿ îáë³êó ìóçåéíèõ ôîíä³â, ï³ä ÷àñ ÿêî¿ ô³êñóþòüñÿ îñíîâí³ â³äì³íí³ îçíàêè ïðåäìåò³â ìóçåéíîãî çíà÷åííÿ â êíèç³ íàäõîäæåíü (ÊÍ) îñíîâíîãî àáî íàóêîâî-äîïîì³æíîãî ôîíäó íà ï³äñòàâ³ ðåçóëüòàò³â éîãî ïîïåðåäíüîãî âèâ÷åííÿ.
²íâåíòàðèçàö³ÿ íàóêîâà– äðóãà ñòàä³ÿ îáë³êó îñíîâíîãî ôîíäó, êîëè ô³êñóþòüñÿ ðåçóëüòàòè âèâ÷åííÿ ìóçåéíèõ ïðåäìåò³â ç ìåòîþ þðèäè÷íîãî çàêð³ïëåííÿ ïðåäìåòà çà â³äïîâ³äíîþ ìóçåéíîþ çá³ðêîþ ³ îõîðîíè íàóêîâèõ äàíèõ ïðî íüîãî.
²íâåíòàðíèé íîìåð – ïîðÿäêîâèé íîìåð îáë³êó ìóçåéíîãî ïðåäìåòà çà ³íâåíòàðíîþ êíèãîþ. ²íâåíòàðíèé íîìåð ïðîñòàâëÿºòüñÿ íà ïðåäìåò³ â ïðîöåñ³ íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿, ñêëàäຠ÷àñòèíó îáë³êîâîãî ïîçíà÷åííÿ.
Ñêëàä ìóçåéíèõ ôîíä³â – ñóêóïí³ñòü êîíêðåòíèõ ïðåäìåò³â ³ ìàòåð³àë³â, ùî óòâîðþº ïåâíó ìóçåéíó çá³ðêó. Ñòðóêòóðà ìóçåéíèõ ôîíä³â âèçíà÷àºòüñÿ çã³äíî ç ïðîô³ëåì òîãî ÷è ³íøîãî ìóçåþ ³ ðåãóëþºòüñÿ ïðîöåñîì êîìïëåêòóâàííÿ òà âèâ÷åííÿì ìóçåéíèõ êîëåêö³é, à òàêîæ îñîáëèâîñòÿìè ¿õ çáåðåæåííÿ.
Наукова та практична цінність полягає у тому, що з розвитком музейної справи на України, виникає необхідність детального вивчення обліку музейних фондів та предметів, але ця галузь діловодства – музейне діловодство - не достатньо розвинуто на Україні, тому виникає потреба у вивченні та досліженні системи діловодства (організації діловодства) в музейній справі.
Дипломна робота складається з 4 розділів, переліка використаної літератури, та додатків.
У першому розділі висвітлюються такі важливі питання, як нормативно-правова та законодавча база музеїв (визначення основних законів, що регулюють музейну справу на Україні, визначення Центральним органом виконавчої влади у сфері музейної справи) а також висвітлені основні приорітетні напрямки музейної політики.
Другий розділ присвячен музейним фондам (надаються основні визначення, та описуються основні фонди – основний, науково-допоміжний та сировинних матеріалів).
У третьому розділі наведені основні вимоги обліку фондів, організація інвентаризації та реєстрації, вимоги до складання документів – актів, карток надходження та ін. Цей розділ присвячен темі дипломної роботи – організації діловодства, у цьому розділі визначаються основні питання обліку.
Четвертий розділ присвячен перспективам розвитку музейної справи, а також обліку документів та наведена Програма розвитку.
Далі наведені висновки та закінчує дипломную роботу перелік використаних джерел.